De stille crisis in payroll: continuïteit in gevaar

Volgens cijfers van het CBS is bijna dertig procent van de salarisadministrateurs in Nederland ouder dan 55 jaar. In veel organisaties rust de volledige verantwoordelijkheid voor de payroll op de schouders van één medewerker.

Wanneer deze persoon vertrekt, verdwijnt niet alleen kennis, maar ook stabiliteit. De processen zijn vaak niet gestandaardiseerd, documentatie ontbreekt en er wordt nog veel handmatig gewerkt. De afhankelijkheid van één persoon vormt daardoor een serieus risico voor de continuïteit van de salarisverwerking.

Het gevolg laat zich raden: verloningen lopen vertraging op, fouten sluipen in de administratie en de druk op HR en finance neemt toe. In het ergste geval leidt dit tot boetes door non-compliance of ontevreden medewerkers die te maken krijgen met foutieve uitbetalingen.

Wat als uw salarisadministrateur met pensioen gaat?

Stelt u zich voor dat uw salarisadministrateur aankondigt met (vervroegd) pensioen te gaan. De opvolging is nog niet geregeld, de kennis zit vooral in het hoofd van één persoon en de deadline voor de maandelijkse verloning nadert. HR en finance moeten improviseren. Tijdelijke krachten worden ingeschakeld, maar missen de context en expertise. De IT-afdeling probeert toegang te regelen tot systemen, terwijl de onzekerheid groeit: worden salarissen op tijd betaald, is de juiste cao toegepast en is de pensioenaangifte correct?

Deze situatie is geen uitzondering. Het is de realiteit voor honderden organisaties in Nederland en een risico dat vaak pas zichtbaar wordt als het te laat is.

Kennis verdwijnt, wetgeving wordt complexer

De impact van vergrijzing in payroll is groot. Het vakgebied vraagt diepgaande kennis van fiscale wetgeving, cao’s, pensioenen en sociale verzekeringen. Die kennis wordt vaak opgebouwd over tientallen jaren en is niet eenvoudig over te dragen. De instroom van jonge professionals is bovendien beperkt. Payroll wordt niet altijd gezien als aantrekkelijk carrièrepad, ondanks het feit dat het een cruciale rol speelt in de organisatie. Hierdoor ontstaat een kenniskloof die de komende jaren alleen maar groter dreigt te worden.

Tegelijkertijd neemt de complexiteit van wet- en regelgeving toe. Denk aan veranderingen in belastingtarieven, de invoering van nieuwe pensioenwetgeving, internationale arbeidscontracten en toenemende compliance-eisen. Fouten in de salarisadministratie kunnen leiden tot boetes van de Belastingdienst, reputatieschade en juridische complicaties. Non-compliance vormt niet alleen een financieel risico, maar kan ook het vertrouwen van medewerkers en stakeholders ondermijnen.

Continuïteit in payroll als strategische noodzaak voor bedrijven

In een tijd waarin regelgeving complexer wordt en medewerkers hogere verwachtingen hebben van hun werkgever, is continuïteit in payroll essentieel. Het gaat niet alleen om het voorkomen van fouten, maar ook om het waarborgen van vertrouwen en stabiliteit binnen de organisatie.

Organisaties doen er goed aan zichzelf een aantal belangrijke vragen te stellen.

• Is onze payroll toekomstbestendig?
• Hebben we een plan B als onze expert vertrekt?
• Zijn onze processen goed gedocumenteerd en schaalbaar?
• En kunnen we snel schakelen als de situatie verandert?

De antwoorden op deze vragen bepalen of de organisatie klaar is voor de toekomst. Payroll raakt namelijk veel meer dan alleen de maandelijkse uitbetaling. Het vormt de basis van een gezonde bedrijfsvoering, waarin compliance, tevreden medewerkers en betrouwbare financiële processen samenkomen.

De toekomst van salarisadministratie: standaardisatie en automatisering

De oplossing begint bij het moderniseren van de payroll-aanpak. Door processen te standaardiseren, digitaliseren en documenteren, verkleinen organisaties hun afhankelijkheid van individuele medewerkers. Automatisering speelt daarbij een sleutelrol. Geautomatiseerde systemen zorgen voor snellere verwerking, minder kans op fouten en meer inzicht in data en trends. Daarnaast maken zij het eenvoudiger om in te spelen op veranderingen in wetgeving of bedrijfsstructuur.

Toekomstbestendige payroll vraagt echter niet alleen om technologie, maar ook om de juiste expertise. Een systeem is immers zo goed als de mensen die het beheren. Daarom is het belangrijk om te investeren in kennisborging en samenwerking. Door de kennis van ervaren payrollspecialisten te combineren met moderne tools kunnen organisaties een duurzaam fundament leggen onder hun salarisverwerking.

Van payrollrisico naar zekerheid

De stille crisis in payroll laat zien dat continuïteit geen vanzelfsprekendheid is. De vergrijzing in het vakgebied en de toenemende complexiteit van wet- en regelgeving vragen om een doordachte aanpak. Organisaties die nu investeren in toekomstbestendige payroll-processen, versterken hun fundament en voorkomen problemen op het moment dat het er echt toe doet.

Payroll is meer dan een administratieve taak. Het is een strategische functie die zorgt voor tevreden medewerkers, naleving van wetgeving en financiële stabiliteit. Wie vandaag nadenkt over continuïteit, voorkomt morgen problemen.

Hoe BDO helpt bij toekomstbestendige payroll

Voor organisaties die hun payroll willen versterken, biedt BDO ondersteuning op maat. Onze specialisten helpen bij het borgen van continuïteit, het in kaart brengen van risico’s en het opzetten van schaalbare processen. Door technologie, kennis en ervaring te combineren zorgen we dat salarisverwerking geen kwetsbaar punt vormt, maar een solide basis onder de organisatie.

Wilt u weten hoe BDO uw organisatie kan helpen bij het toekomstbestendig maken van payroll?

Onze specialisten denken graag met u mee. Vraag vrijblijvend een 15-minuten adviesgesprek aan of lees meer over HR en payroll.