1. Breng de wensen van je medewerkers in kaart

De eerste stap bij het ontwerpen van een productieve werkplek is het in kaart brengen van de wensen van je personeel. De complexiteit van de functie van medewerkers speelt een cruciale rol bij het begrijpen van de werknemersbehoefte. Medewerkers met minder verantwoordelijkheden hebben vooral behoefte aan een individuele werkplek, terwijl hun collega’s met een complexer takenpakket graag beschikken over verschillende ruimtes. Door hun bredere takenpakket hebben ze namelijk meer eisen: ze willen ergens rustig kunnen lezen, maar hebben ook behoefte aan een plek om te bellen of te vergaderen. De inrichting van de ideale werkplek is dus afhankelijk van de samenstelling van je personeelsbestand. Weet dus wat voor vlees je in de kuip hebt voordat je aan een kantoortransformatie begint.

2. Zorg voor balans tussen verschillende ruimtes

Welke werkplek prettig is, verschilt per situatie. Iemand die veel moet samenwerken hecht bijvoorbeeld meer waarde aan voldoende vergaderruimtes, terwijl iemand die vooral complexe data moet verwerken zich misschien liever afzondert in een stilteruimte. In vrijwel elk bedrijf is er dan ook behoefte aan een combinatie van zowel individuele ruimtes als plekken waarin samenwerking gestimuleerd wordt. Medewerkers hechten vooral waarde aan een individuele werkplek om geconcentreerd te werken (92%), een vergaderruimte (74,4%) en een plek om te bellen (70,6%). Zorg daarom voor een goed evenwicht tussen individuele werkplekken en vergaderruimtes.

3. Stimuleer gebruik van alle faciliteiten

Wanneer je alle eisen op een rijtje zet en zorgt voor voldoende afwisseling, zou het ontwerpen van een kantoor een invuloefening moeten zijn. Toch blijkt de realiteit vaak weerbarstiger dan het oorspronkelijke ontwerp. Medewerkers zijn namelijk niet meteen getriggerd om van alle beschikbare voorzieningen gebruik te maken. Hoewel medewerkers op papier behoefte hebben aan verschillende werkruimtes, zijn ze in de praktijk vaak vastgeketend aan hun bureaus. Zelfs na een kantoortransformatie geeft slechts zeven procent aan er een gewoonte van te maken regelmatig van werkplek te wisselen, in plaats van steevast aan hetzelfde bureau te werken. Stimuleer mensen dus gebruik te maken van de verschillende faciliteiten. Moedig ze bijvoorbeeld aan om op tijd vergaderruimtes te boeken en stimuleer om te bellen in de daarvoor bestemde ruimtes. Het aanbieden van verschillende voorzieningen is een eerste stap, je medewerkers een duwtje in de goede richting geven een tweede.

4. Houd rekening met weerstand

Helaas kun je zelden iedereen tevreden houden. Dat geldt ook bij het ontwerpen van werkplekken. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers die langer dan 12 jaar bij een bedrijf in dienst zijn meer moeite hebben met een verandering van hun werkplek. Ook voor 55+’ers geldt dat een nieuw kantoor soms even wennen is. Realiseer je dan ook dat niet iedereen meteen zal staan te springen wanneer je een office make-over aankondigt. Blijf gedurende de transformatie in ieder geval altijd met je werknemers in gesprek en kijk wat je kunt doen om ook aan hun wensen tegemoet te komen.