De ‘kantorenmarkt’ beraadt zich hoe om te gaan met het hybride werken. Hoe moet het kantoor er straks uit zien? Wat betekent hybride werken voor de strategie van het bedrijf? Welke invloed heeft dit op de medewerkers? UWV, Rabobank, ING, Deloitte en Unilever doen uitspraken over hun verwachtingen en ontwikkelingen.

UWV-medewerkers gaan hybride werken: Voor de toekomst is afgesproken dat, als het weer kan, de kantoorbezetting geleidelijk zal toenemen met een maximum van zo’n 60%.

‘Rabobank geeft aan: 'Uitgangspunt van alle oplossingen is hybride werken. Digitaal vanuit huis waar dat kan en naar kantoor als het belangrijk is om elkaar echt te ontmoeten.[…] Gemiddeld werken de teams nu twee dagen per week op kantoor.'

ING verwacht dat werknemers 50 procent van de tijd op kantoor gaan werken. Een woordvoerder van Unilever spreekt van 40 procent en Deloitte van twee tot drie dagen per week.

Geschiedenis werkmethoden afgelopen 100 jaar

Om goed gemotiveerde keuzes te kunnen maken hoe je een kantoor toekomstbestendig kunt inrichten is het uiterst belangrijk om de geschiedenis van werkmethoden in de afgelopen honderd jaar te kennen. Wanneer je deze namelijk kent is het makkelijker om juiste beslissingen te nemen. In de jaren ‘20 tot ’79 werkte het kantoorpersoneel in een ‘Fabrieksopstelling’ in een open kantoorzaal, wat na verloop van tijd veranderde tot een eenvoudige kantoortuin. Dit zijn de ‘1ste generatie kantoren’.
In de jaren ’80 tot ‘2000 ontstond een tegenbeweging op de vele klachten (privacy, geluidsoverlast en klimaat) van de ‘vroegere kantoortuin’, waardoor de kantorenmarkt veranderde en overging op een gesloten kantoortype, ‘Het Cellenkantoor’. We denken bijvoorbeeld aan de gemeentelijke kantoren met de lange gangen met aan weerzijde deuren, naar gesloten kamers. Dit zijn de ‘2de generatie kantoren’.

Na deze periode van het gesloten kantoortype werd rond 2000 de trend dat organisaties meer ‘open en transparant’ moesten zijn. We hebben het hier over de welbekende ‘Kantoortuin’. Een open kantoortype. Dit zijn de ‘3de generatie kantoren’.

Enkele jaren later werd Flexwerken steeds bekender en gingen bedrijven geleidelijk op deze werkmethode over. Vaak wordt er bij het overgaan naar een nieuwe (werk-)plekmethode in het ontwerp veel te ongenuanceerd keuzes gemaakt waarna bij de start van het werken in de nieuwe werkomgeving, medewerkers terugvielen in oude werkstructuren.

Door het werken in de ‘open kantoortuin’ en het flexibele werk aspect erin, is het vaak rumoeriger waardoor mensen de open kantoortuin net zoals bij de 1ste generatie kantoren als zeer onprettig ervaren. Dit is in de meeste gevallen de bron voor klachten met gevolgen als burn-out en overmatige stress. Dit kan niet de bedoeling zijn. Een uitgebreid overzicht van klachten die in de kantoortuin voorkomen en hoe hiermee rekening te houden in het ontwerp is te vinden op www.nieuwegeneratiekantoor.nl/klachten.

In 2013 heeft ‘Nieuwe Generatiekantoor’ het Belastingkantoor Outlook Schiphol ingericht, dat door het Center for People and Buildings werd aangemerkt als beste Belastingkantoor van Nederland. Hoe kon deze inrichting zo goed scoren in het onderzoek onder de medewerkers? Welke ontwerpuitgangspunten zijn er gebruikt?

‘Nieuwe Generatiekantoor’ heeft basiswerkplekken gesitueerd in meanderende ruimten die in elkaar overlopen, zonder verkeersruimte. Doorgaans een mix van 2 tot 8 werkplekken per halfopen ruimte, afgestemd op de organisatie en de werkzaamheden. De hoeken bieden privacy en de open structuur maakt het gemakkelijk om samen te werken. Voor meer informatie over deze ‘meanderende ruimten’. Het betreft hier de ‘4de generatie kantoren’. Een open en gesloten kantoortype.
De geschiedenis van de kantorenmarkt leert ons dat de methode van werken bij een verandering in de meeste gevallen een sterke tegenbeweging is.

De 1ste generatie kantoren hebben ons laten zien dat werken in een open ruimte met veel mensen veel klachten geeft. Zij het op korte termijn, dan wel op de lange termijn. Toen de kantoortuin als trend inkwam na een periode van werken in gesloten kamers hadden wij de opgedane kennis uit de vroegere kantoortuin moeten toepassen. Dat is nagenoeg niet gedaan. Werken in een open kantoortuin is namelijk bewezen niet gezond.

Bij het ontwerpen en realiseren van nieuwe werkplek inrichtingen moeten we de opgedane kennis wat wel en niet werkt toepassen! Het werken in ‘halfopen ruimten dat variëren van grootte’ geeft een ‘open kantoortuingevoel’, maar zorgt wel voor het juiste klimaat om gezond te kunnen werken.

Ontwerptips en uitgangspunten voor het ‘Kantoor van de toekomst’

Bij het hybride werken wordt de werkplek afgestemd op de werkzaamheden van dat moment, het doel van de activiteit, de gewenste interactie en voorkeur van de medewerker.’ In de praktijk moet het niet betekenen dat iedereen binnen de organisatie op deze manier moet werken. Daarbij geldt dat elke organisatie anders is en andere behoeften kan hebben. Ontwerpeneisen van opdrachtgevers mogen nooit te ongenuanceerd zijn. Laat keuzevrijheid bij het implementeren van een nieuwe werkplek- inrichting aan de werknemer hoe hij of zij wil werken (hybride, flex of vast).

11 tips voor het inrichten van een hybride (werkplek-)inrichting

1. Verdeel het kantoor in meanderende ruimten (De basis voor effectieve inrichting)
2. Situeer per half open ruimte een mix van 2 tot 8 werkplekken
3. Ontmoeten en samenwerken stimuleren door grotere ruimten te creëren (Overleggen, vergaderen, teams, etc)
4. Losse elementen toevoegen zoals belcellen en concentratieruimtes etc. kan als extra. Dit kan echter nooit de basis van het ontwerp zijn. Wanneer in het ontwerp half open ruimten in elkaar overlopen dan zorg je voor de juiste privacy en reduceer je geluidsoverlast en aanverwante klachten.
5. Geef medewerkers ook zoveel mogelijk rugdekking (een wand achter de rug). Dit geeft de medewerker de gewenste geborgenheid.
6. Vraag in de inventarisatierondes bij aanvang van het ontwerpen hoe medewerkers willen werken.
7. Mensen dwingen om op een bepaalde manier te gaan werken levert vaak gezondheidsklachten op.
8. Fun-elementen op kantoor kan een toevoeging zijn, maar is niet de basis van het ontwerp.
9. Meanderende ruimten kennen een ongekende vormvrijheid. Zo hoeven wanden niet aan te sluiten op het plafond en kunnen ruimten dubbel worden gebruikt. Op natuurlijke wijze ontstaat een scala aan werkplekken. Er is altijd wel een werkplek die past bij een medewerker en zijn of haar taak van de dag.
10. Wendbaar werken en ruimten kunnen verschalen en indelen is een vereiste voor een toekomstbestendige inrichting. Op https://nieuwegeneratiekantoor.nl/ingredienten/wandmodules/ kunt u zien welke mogelijkheden er zijn om wendbaar werken nog flexibeler te maken
11. Voor 2023 moeten kantoren van meer dan 100 m2 minimaal label C hebben. Het is effectief om bij het realiseren van de vereiste verduurzaming ook de herinrichting van de kantoorinrichting op te pakken.