“Uiteindelijk moeten alle organisaties iets met het thema duurzaamheid. Ook – juist – op het vlak van inkoop en facilitair management”, stelt Bert Vliex, Senior Adviseur bij F-Fort. “Met maatschappelijk verantwoord inkopen maakt u impact op de planeet, de medemens en de welvaart. Daarmee werkt u direct aan het realiseren van beleidsdoelen, als u die al heeft op het vlak van duurzaamheid. Én aan de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen van de Verenigde Naties: de Sustainable Development Goals (SDG’s).” Met dat idee is in 2016 het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2016 – 2020 geschreven en door een eerste groep betrokken rijksoverheidsinstellingen ondertekend. Inmiddels zijn er tientallen gemeentes en andere rijksoverheidsinstellingen aangehaakt.

Aansluiten bij het manifest is niet wettelijk verplicht. “Maar wie tekent, zegt ‘ja’ tegen de verplichting om binnen zes maanden tot een MVI-actieplan te komen”, vervolgt Dion Vanhommerig, Consultant Facilitair Management bij F-Fort. Zo’n plan omschrijft doelen en ambities met betrekking tot maatschappelijk verantwoord inkopen. Dion: “Bovendien laat u hiermee aan de buitenwereld zien dat u maatschappelijk verantwoord bezig bent.”

Maatschappelijk verantwoord inkopen in 5 stappen

Wil uw organisatie het Manifest ook graag ondertekenen, of bent u zelfs al officieel deelnemer, maar weet u niet zo goed hoe u vervolgens aan uw verplichtingen moet voldoen? Bert en Dion helpen u op weg met vijf tips.

1. Stel een gemotiveerd team samen

Om tot een MVI-actieplan te komen, is het van belang om mensen in de hele organisatie te betrekken. De inkoopafdeling koopt in voor allerlei afdelingen, dus MVI heeft ook op al die afdelingen betrekking. Zorg daarom dat er van alle hoofdafdelingen iemand betrokken is bij de totstandkoming van het MVI-actieplan. Denk aan financiën, facilitair en HR, maar ook aan de operatie. Het zijn de mensen op de vloer die daadwerkelijk moeten werken met de producten en methodes die door de inkoopafdeling aangereikt worden. Het is niet nodig dat iedereen inkoopkennis heeft. Wat wel belangrijk is: intrinsieke motivatie. Met mensen die hart hebben voor duurzaamheid bereikt u resultaten.

2. Bepaal de focus

Roep het kernteam bij elkaar voor een brainstormsessie – of laat F-Fort dat doen – om de vraag achter de vraag te bepalen. Waarom wilt u aan de slag met MVI? Simpelweg omdat het moet, om aan regelgeving te voldoen? Omdat u zich wilt onderscheiden van de concurrentie? Omdat u graag uw verantwoordelijkheid neemt voor mens en milieu? Bij F-Fort hebben we een spel ontwikkeld om op een speelse manier de ‘why’ te achterhalen. Door strategische doelstellingen te vertalen naar concrete producten en activiteiten komt een MVI-actieplan tot stand. Bepaal daarin vooral welke thema’s belangrijk zijn voor úw organisatie. Duurzaamheid is een containerbegrip, waar iedereen een ander beeld bij heeft. Aan welke duurzaamheidsdoelstellingen wilt u bijdragen? Armoedebestrijding? Energietransitie? Gendergelijkheid? Eerlijke landbouw en transparante handel? Als die ‘kapstok’ eenmaal duidelijk is, dan is die te koppelen aan beleidsterreinen van gemeentes. En daar volgen dan concrete stappen en acties uit.

3. Creëer bewustwording in de organisatie

Iedere transitie begint klein. Laat zien dat uw organisatie bezig is met MVI. Bijvoorbeeld door praktisch en concreet een eerste duurzame stap te zetten op inkoopgebied. Liefst met een maatregel die zichtbaar is voor iedereen. Een voorbeeld: koffiebekers. Die heeft iedereen dagelijks in de hand. Wordt er in uw organisatie (nog) gebruik gemaakt van plastic wegwerpbekertjes voor warme dranken? Introduceer dan bekers van bio-based materiaal. Of herbruikbare mokken. En geef daar ook ruchtbaarheid aan. Iedereen in het team kan dan vast aan het idee van een duurzame organisatie wennen, wat uiteindelijk zorgt voor draagvlak.

4. Verdeel verantwoordelijkheden voor meer draagvlak

De vorige tips lieten het al doorschemeren: de factor mens is heel belangrijk binnen MVO en MVI. Uiteindelijk moet niet alleen het MVI-kernteam zich betrokken voelen, maar iedereen. Alleen dan gaan mensen óók mee in duurzame vervolgstappen uit het MVI-actieplan. Laat daarom iedereen binnen de organisatie met ideeën over duurzaamheid deze kenbaar maken. En vastleggen, bij voorkeur op een centrale plek zoals de backlog, zodat ze niet vergeten worden. Om burgers te betrekken – en zo publiek en privaat te combineren – kunt u als overheidsorganisatie natuurlijk ook een brainstorm met inwoners organiseren. Vraag ze hoe zij duurzaamheid zien, in het algemeen én binnen hun gemeente. Alle ideeën zijn waardevol, en wellicht direct vertaalbaar naar mogelijke inkoopvoorwaarden.

5. Kom in actie

Een actieplan zonder concrete vervolgstappen is een document zonder waarde. Bekijk daarom bij het opstellen van plannen meteen hoe u ze kunt uitvoeren. Benoem methodes, technieken en activiteiten. En pak direct door op het moment dat het thema eenmaal leeft in de organisatie. Een stip op de horizon is goed, maar start met het plukken van laaghangend fruit. Kleine, zichtbare projecten waarmee u, langzaam maar zeker, impact maakt.