Bewaar kopieën van beide zijden ID-bewijs
U moet niet alleen de voorkant maar ook de achterkant van een identificatiebewijs kopiëren en in uw personeelsadministratie bewaren. Doet u dat niet, dan loopt u de kans dat de belastingdienst u het anoniementarief laat betalen.
Dat overkwam een werkgever die over het tijdvak 1 januari 2003 tot en met 31 december 2005 een naheffingsaanslag in de loonbelasting/premie volksverzekeringen kreeg opgelegd van € 42.687. Aan heffingsrente is daarbij een bedrag berekend van € 7.285. Bij beschikking werd hem een boete opgelegd van € 10.672.
Identificatieplicht
Bij het aannemen van personeel krijgt u te maken met de Wet op de identificatieplicht. De identificatieplicht houdt in dat u de werknemer zelf moet identificeren aan de hand van een geldig origineel identiteitsdocument. De werkgever moet zelf een kopie maken en deze bij de loonadministratie bewaren. Het identiteitsdocument zal in de meeste gevallen een paspoort, een identiteitskaart en (indien van toepassing) een verblijfsvergunning zijn. Van een buitenlandse werknemer moet de werkgever ook een afschrift van het paspoort en de verblijfsvergunning in de loonadministratie opnemen.
Op de juiste wijze de identificatie van een werknemer vaststellen is uiterst belangrijk. De sanctie liegt er niet om: toepassing van het anoniementarief van 52 procent, en wel voor de loonbelasting/premies volksverzekeringen. Daarnaast moet u ook premies werknemersverzekeringen en zorgverzekering betalen, waarbij geen franchises en maxima gelden.
Vuistregels
Drie te hanteren vuistregels bij controle identiteitsbewijs:
- Controleer altijd originele identiteitsdocumenten, accepteer nooit kopieën. Maak zelf een kopie of scan ten behoeve van uw administratie en vraag daarbij altijd om toestemming aan de houder van het document.
- Volg altijd dezelfde werkwijze van controleren en let op details.
- Controleer altijd op meerdere echtheidskenmerken.
- Zet op het door u gemaakte afschrift de datum, waarop u de identificatie heeft uitgevoerd en de handtekening/naam die dit gedaan heeft.
Let op
Indien op enig moment alle afschriften van identiteitsbewijzen geactualiseerd worden, bijvoorbeeld door van alle werknemers een afschrift te maken van een huidig (niet verlopen) identiteitsbewijs, gooi dan de oude afschriften niet weg. U bent verplicht deze bij de loonadministratie te blijven bewaren.
Tip
