Organisaties in Nederland zijn bezig met de aanpassing van hun mobiliteitsregelingen om daarmee bij te dragen aan verduurzaming, de energietransitie en met name: aantrekkelijk werkgeverschap. Werkgevers worden door de overheid ook steeds meer gestimuleerd om na te denken over de mobiliteit. Zo zijn werkgevers met meer dan honderd werknemers straks verplicht om de werkgebonden mobiliteit te registeren. De invoering hiervan staat gepland per 1 januari 2024 maar wordt waarschijnlijk opgeschoven naar een later moment.

Voorkom naheffingen

Steeds meer werknemers komen met een elektrische auto naar het werk. Op zich prima. Maar wat als de werknemer de privé elektrische auto oplaadt bij het bedrijf, op kosten van de werkgever? Dit is loon in de zin van artikel 10 van de Wet op de loonbelasting en heeft ook invloed op de onbelaste reiskostenvergoeding. De elektrische fiets mag wél opgeladen worden op het werk. Het stimuleren van fietsen, eventueel via een leaseregeling, kan voor de (sportieve) werknemer een interessante arbeidsvoorwaarde zijn en als werkgever kun je je hiermee onderscheiden. Maar ook hier is regelgeving voor, zie hier. Een goede afstemming tussen HR, salaris- en financiële administratie voorkomt dat je als werkgever in bovenstaande gevallen met naheffingen wordt geconfronteerd.

Registratie van kilometers

De jaarlijkse aanlevering van de mobiliteit van medewerkers die verplicht wordt, mag een benadering zijn van de daadwerkelijke kilometers. Veel organisaties zullen hiervoor een enquête doen bij hun medewerkers om de wijze van woon-werkverkeer uit te vragen (fiets, eigen auto, ov, carpoolen). Je kunt kilometers voor woon-werkverkeer ook afleiden uit de bestaande registratie in de personeels- of salarisadministratie. Een vaak voorkomende lacune hierbij in de huidige salarisadministratie is dat gewerkte dagen niet worden aangepast bij langdurige ziekte of zwangerschapsverlof. Controleer alvast of je dit kunt aanpassen, voordat aanlevering verplicht wordt.

Juiste kennis in huis

Lang niet iedereen is een fiscalist en het komt dan ook wel eens voor dat door gebrek aan kennis de fiscale en financiële voordelen van mobiliteit niet helemaal worden benut. Misschien wel de grootste gemiste kans is het niet opnemen van de leasefiets in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR), waardoor flinke belastingvoordelen worden misgelopen. Het is daarom van groot belang de juiste kennis in huis te hebben om optimaal gebruik te kunnen maken van de regels en wetten.

Hulp bij registratie 

Flexibilisering en verduurzaming van de mobiliteit maken de werkgever aantrekkelijker voor de medewerker en dragen bovendien een steentje bij aan een betere wereld. Let echter wel  goed op wat de impact is op het loon en/of de arbeidsvoorwaarden van de werknemer. Werk daarom aan kennisopbouw en/of huur specialisten in. Goede software helpt bij de verwerking van flexibele mobiliteitsregelingen, zodat ritten met het openbaar vervoer, de auto, de elektrische fiets en de fiets correct worden geregistreerd.

Met Exact Online combineer je Salaris, HR en Financieel.