Stap 1: Inventariseer de vergoedingen

Breng om te beginnen alle bestaande vergoedingen, terbeschikkingstellingen en verstrekkingen binnen uw bedrijf in kaart. Wat bent u bijvoorbeeld kwijt aan personeelsfeesten? Verstrekt u producten uit uw bedrijf? Vergoedt of verstrekt u fietsen of betaalt u meer dan 0,19 eurocent per kilometer? Of stelt u deze ter beschikking?

 

U vindt deze gegevens in uw administratie, in het personeelshandboek (indien aanwezig), in de individuele arbeidscontracten en aanvullende arbeidsvoorwaarden. In feite staan deze bestanddelen in alle grootboekrekeningen die u hanteert, vermeld. Soms echter in een verdichte vorm.

 

Stap 2: Bepaal wat binnen de regeling valt

Na deze inventarisatie moet u per vergoeding, terbeschikkingstelling of verstrekking bepalen of deze valt binnen het forfait van de werkkostenregeling. Een aantal kosten waarbij het zakelijk karakter overheerst, vallen niet onder de nieuwe regeling (gerichte vrijstellingen). Dat geldt bijvoorbeeld voor reiskostenvergoedingen (maximaal 0,19 eurocent per kilometer), studiekosten en tijdelijke verblijfkosten.

 

Of de werkkostenregeling interessant voor u is, hangt af van het resultaat van voornoemde inventarisatie, uw loonsom en de waarderingen van de werkkosten (nihil, forfait dan wel waarde in het economisch verkeer). Ga na welke vergoedingen/terbeschikkingstellingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling gaan vallen.

 

Stap 3: Bepaal de loonsom

Schat vervolgens de fiscale loonsom voor 2011 in. U kunt bijvoorbeeld uitgaan van het totale bedrag aan fiscaal loon dat u het afgelopen jaar heeft uitbetaald aan uw werknemers. Houd vervolgens rekening met veranderingen die u nu al weet, zoals verwachte salarisverhogingen en personeelsuitbreiding of -krimping. Neem 1,4% van de loonsom en vergelijk dit bedrag met het totaalbedrag van de kosten dat onder de werkkostenregeling valt.

 

Als de kosten lager zijn, heeft u ruimte om nog iets extra's onbelast te vergoeden, ter beschikking te stellen of te verstrekken. Zijn de kosten echter hoger, dan kan de werkkostenregeling u extra geld kosten. Het meerdere is namelijk belast tegen 80% eindheffing.

 

Stap 4: Pas arbeidsvoorwaarden aan

Wel zult u nog moeten nagaan of u onder de huidige regeling voor bepaalde vergoedingen/terbeschikkingstellingen of verstrekkingen een eindheffing betaalt. Blijkt de huidige regeling per saldo financieeel ‘goedkoper’, dan kan het in dat geval verstandig zijn om gebruik te maken van de overgangstermijn tot 2014 (met ingang van dat jaar gaat de werkkostenregeling voor iedereen gelden). U kunt in deze periode uw arbeidsvoorwaarden aanpassen en mogelijk bepaalde vergoedingen, terbeschikkingstellingen en verstrekkingen te schrappen, dan wel anders inrichten.

 

Het kan zijn dat u door de werkkostenregeling bestaande arbeidsvoorwaarden moet aanpassen. Hiervoor heeft u in de meeste gevallen toestemming nodig van uw werknemers. Overleg daarom tijdig met uw ondernemingsraad. Ook is het verstandig om bij het afsluiten van nieuwe arbeidscontracten nu al rekening te houden met de komst van de werkkostenregeling. U zult echter ook rekening moeten houden met cao-bepalingen.