Kennismanagement is niet gelimiteerd tot HR en HR niet tot kennismanagement. Wel hebben ze veel overlappende doelstellingen. Het is tijd om beiden te integreren binnen één strategisch beleid het is tijd voor Talent Data Interchange!

Een noodzakelijke convergentie
In het verleden heeft Knowledge Management zich voornamelijk ontwikkeld vanuit het traditioneel verzamelen van gegevens in een database. Het combineren van datastromen en het gebruik van gepersonaliseerde en complexe data bleef op de achtergrond. Ook nu is Knowledge Management (KM) nog een gebied waar alleen een handjevol experts zich op richten.

Om mee te kunnen komen en om te kunnen gaan met de huidige economische veranderingen binnen bedrijven, zal KM een groter onderdeel moeten worden van HR.

HR heeft zich ondertussen ontwikkeld van een hoofdzakelijk administratieve vorm van personeelsmanagement naar strategische partner op het gebied van Talentmanagement. Om talenten te kunnen werven, behouden, inzetten en ontwikkelen zullen ze echter ook moeten kijken naar de kennis die al aanwezig is binnen een bedrijf en het delen van informatie.

3 obstakels:

Om een brug te kunnen bouwen tussen HR en Knowledge management, zullen 3 obstakels onder de loep moeten worden genomen.

• Het opbouwen van een HR archief waarin werkomschrijvingen, vaardigheden en kennis worden verzamelt. Hierbij moet rekening gehouden worden met het in kaart brengen van het verleden en daarnaast moeten ook nieuwe items direct worden gearchiveerd.
• Beter toegang tot alle informatie. Door technologische, historische of organisatorische redenen is informatie niet altijd toegankelijk voor iedereen die deze informatie nodig heeft. Bijvoorbeeld op het gebied van interne mobiliteit. HR kan niet alle data van een medeweker in één systeem vinden. Hierbij gaat het om data zoals loongegevens, werkbeschrijvingen en jaarlijkse beoordelingen.

Daarnaast is er ook nog een gat te overbruggen tussen het ideale plaatje van Talentmanagement en wat een HR informatie systeem kan betekenen voor HRM:

• Het beheren van veranderingen: succesvolle changemanagement is uiterst belangrijk bij een HR project. We brengen niet alleen kennisbanken samen maar teams die normaal gesproken niet met elkaar kunnen of moeten werken dit nu wel doen. Ook zullen er waarschijnlijk veranderingen ontstaan in de bedrijfscultuur en zelfs op het gebied van zaken zoals de boekhoudkundige administratie.

Het opzetten van « Talent Data Interchange »
Talent Data Interchange is een nieuw concept dat gebaseerd is op EDI (Electronic Data Interchange) een set van standaarden en technieken die in de jaren 80 en 90 zijn geïntroduceerd in het internationale goederenvervoer. In zijn simpelste vorm is EDI de uitwisseling van zakelijke standaard documenten in een elektronisch formaat van computer naar computer, tussen 2 bedrijven.

Het idee is om up to date informatie te verzamelen over kennis, vaardigheden en talenten binnen een organisatie en om dit beschikbaar te maken aan diverse afdelingen binnen een organisatie zoals HR en KM maar ook R&D, Sales, Pre-Sales, Marketing en Finance.

De uitvoering hiervan vraagt een technologische bijdrage en de samenwerking met experts. Maar is nu door de technologische ontwikkelingen makkelijker dan ooit:

• Door traditionele data gegevens te combineren met de geavanceerde nieuwe HR data kan men een uitgebreid archief instellen en de bijwerking hiervan vergemakkelijken.
• In de HR branch is semantiek in een ver gevorderd stadium. Semantiek houdt in dat men weet dat met verschillende woorden hetzelfde wordt bedoelt. Woorden die bijvoorbeeld worden gebruikt om een functie te omschrijven. Door deze vergevorderde semantiek is het gemakkelijk om data van verschillende bronnen samen te voegen.
• De vervoeging van Big Data van cloud en mobiele technologie biedt een breed perspectief. Zowel door de lessen en conclusies die hieruit kunnen worden getrokken als de toegevoegde waarde die dit gaat bieden.
• Een Talent Data Interchange project is nu goedkoper, meer toegankelijk en levert meer voordelen op.

Om ons zelf te overtuigen van Talent Data Interchange moet men het niet zien als een officieel project maar als een “agile” experiment. In plaats van gelijk alles drastisch te veranderen is het belangrijk om de steun van HR-consultants, business managers en technologische experts in te schakelen en te beginnen met een specifieke pilot groep of afdeling. De potentiele winsten zijn aanzienlijk, de uitvoering van een Talent Data Interchange project is op dit moment zeer toegankelijk en is zeker in het belang van toekomstig succes.