Het uitbesteden van operationele HR-dienstverlening is inmiddels veelbesproken; het terrein wordt door organisaties ook steeds vaker verkend. Aan de aanbodkant is de markt in de afgelopen jaren volwassener geworden: er zijn meer professionele aanbieders, de IT-systemen zijn verbeterd, het dienstenportfolio is uitgebreid en heeft zich meer en meer bewezen.

HR-uitbesteding risicovol?

Het uitbesteden van operationele taken is in allerlei onderdelen van de bedrijfsvoering (zoals schoonmaak, catering, ICT, callcenter) al aan de orde van de dag. Ondanks deze groeiende acceptatie zijn organisaties nog aarzelend stappen te zetten in de richting van de outsourcing van hun HR-dienstverlening. Denk daarbij aan HR-administratie inclusief de salarisverwerking, maar ook aan de directe ondersteuning van medewerkers en managers zoals je die in een HR Shared Service Center (SSC) tegenkomt.
Aan de ene kant zijn er voldoende voorbeelden van organisaties in de markt die hun HR-activiteiten succesvol hebben uitbesteed, zoals KPN en ABN Amro. Maar tegenover deze successen staan helaas ook organisaties die minder goede ervaringen hebben met uitbestedingen. Bovendien wordt HR-dienstverlening toch als een risicovol gebied gezien. Niemand wil problemen op dit gebied. En terecht!
Ik vind die vrees begrijpelijk, maar ben ervan overtuigd dat hij onterecht is. Als u maar goed weet waarom u operationele HR-activiteiten wilt uitbesteden én het goed aanpakt, dan is er geen enkele reden waarom het geen succes zou worden.

Twee motieven voor HR-uitbesteding

Het is dus belangrijk om scherp te krijgen waarom HR-uitbesteding voor uw organisatie relevant is. Laat u niet te veel leiden door wat bij andere organisaties geldt: elke situatie is uniek.
De belangrijkste overwegingen voor uitbesteding zitten op twee gebieden, ik noem ze Geld en Geloof.
Onder het Geld-motief voor HR-uitbesteding vallen redenen als: de huidige operatie is te duur, niet flexibel genoeg, kwetsbaar bij verzuim en veranderingen, kwalitatief niet goed genoeg, niet efficiënt, vraagt te veel fte of voorziet niet in moderne middelen zoals selfservice en analytics.
Het Geloof-motief is aan de orde wanneer u focus wilt aanbrengen op de kerntaken en uw schaarse HR-deskundigheid en -aandacht wilt richten op de onderwerpen waarmee u de echte toegevoegde waarde gaat leveren in het kader van uw HR-visie en -strategie.
Ook kan uitbesteding een versnelling geven in de HR-innovatie; vernieuwing die je op eigen kracht veel moeilijker kunt realiseren.
Meestal zijn beide aspecten onderdeel van de afwegingen. Maar hoe brengt u ze in balans? En wat is nu doorslaggevend?

Geld én Geloof

Uitbestedingstrajecten worden vaak aangevlogen vanuit het Geld-motief, aangezwengeld door de afdeling Inkoop of Financiën. Eerst worden businesscases gemaakt, er vindt een tender plaats naar mogelijke leveranciers en op basis van de totale kosten wordt een keuze gemaakt om uit te besteden en naar wie. Het Geloof-aspect raakt hierbij meestal wat op de achtergrond.
Bij het maken van een goede businesscase komen veel van de verborgen kosten van het project in beeld in de voorbereidings-, transitie- en nazorgfase. Een onverwachte verrassing, net als het besef dat er ook na de transitie regievoering nodig is. Het uitbesteden van HR-dienstverlening puur op basis van Geld is vaak minder aantrekkelijk dan initieel gedacht.
Daarom is het voor een succesvolle HR-uitbesteding belangrijk dat een organisatie ook goed nadenkt over de Geloof-kant. Het feit dat u operationeel ontzorgd wordt, geen continuïteitsproblemen hebt en altijd voldoet aan wet- en regelgeving is voor de lange termijn een niet te onderschatten voordeel.
Outsourcing – met de bijkomende digitalisering – geeft HR de ruimte om te focussen op de voor u relevante strategische thema’s zoals talentmanagement, leiderschap en workforce management. Zodat u als HR-business partners een verbeterde ondersteuning aan het management kunt leveren. Het maakt HR veel meer ‘fit for the future’.
Is er een recept voor de een goede afweging? Helaas niet. Het is bij succesvolle uitbestedingen wel duidelijk dat alleen een enkelvoudige afweging te beperkt is; besparing najagen zonder visie werkt niet, net als een visie nastreven zonder een financiële ambitie.

Succesfactoren

De keuze voor een dienstverlener is een belangrijke sleutel tot succes. Kies een partner die bij u past, waarin u vertrouwen hebt en waarmee u dit zakelijke huwelijk aandurft. Onderzoek samen welke dienstverlening al volwassen genoeg is voor uitbesteding. Kijk kritisch naar de kosten, maar kijk breder. Ook met een goede partner is de uitbesteding van uw operationele HR-dienstverlening niet eenvoudig, niet gegarandeerd een succes. De aard van het vakgebied, het unieke van uw organisatie, de organisatiecultuur en de historie vormen flinke uitdagingen die veel tijd, energie en volharding vragen.
Gelukkig hoeft u niet het wiel opnieuw uit te vinden. Er is inmiddels veel ervaring met goede aanpakken, do’s en don’ts die helpen om met beheerste risico’s een succesvolle uitbesteding aan te pakken.

Wilt u meer weten over de voorwaarden voor een succesvol HR-uitbestedingsproject? Raet organiseert op 7 december aanstaande een Round Table. Meer informatie vindt u hier.