Salure was geen onbekende voor de scholengroep. In 2015, bij de overstap van het Driestar College naar AFAS, deed Salure ook al de inrichting en consultancy; de Wartburg werkte sinds 2017 aan de herinrichting van AFAS InSite en sinds 2018 aan de invoering van SalureConnect. Dit platform staat met verschillende systemen in verbinding, zoals met de uren- en de salarisadministratie.En, in het geval van scholen, ook met de leerlingenadministratiesystemen en de roosteradministratie. SalureConnect importeert continu actuele data uit al die gekoppelde systemen, en geeft ze overzichtelijk weer in een dashboard voor managementinformatie.

Blijven verbeteren

Voor meerdere administratieve processen van de twee organisaties moest Salure één nieuwe omgeving inrichten. Salure startte in 2022 met het herinrichten van de personeels-, salaris- en financiële administratie. Ook werd in 2023 het sollicitatieproces ingericht, vertelt businesscontroller Hans Krijger. Dit proces liep voorheen nog geheel buiten AFAS om. “De procedure voor werving en selectie is sinds mei 2023 één grote workflow. Dat is wel even wennen, want dat zijn gigantische processen, waarin je nog heel lang details blijft aanpassen en gebruikerservaringen meeneemt in de doorlopende verbetering van de inrichting.”
De samenwerking tussen de school en Salure beviel Krijger goed. “We hadden heel goede consultants die betrokken waren bij de inrichting van de vele workflows, zoals Peter, de toenmalige projectmanager. Alle mensen van Salure met wie we werkten, wilden het beste voor de klant.“

Sneller schakelen op HR

De collega’s van de scholengroep zien de voordelen van de nieuwe HR-inrichting. Zo springt voor Ineke Hage, senior medewerker personeels- en salarisadministratie, vooral de sollicitatieworkflow er positief uit: “Het was een hele uitdaging om deze workflow zoveel mogelijk op de werkwijze binnen de verschillende locaties aan te laten sluiten. Het mooie is dat we nu goed inzicht hebben in het hele proces van werving en selectie.”

Daarnaast ziet ze het als een groot voordeel dat na benoeming het proces van indiensttreding volledig digitaal verloopt. “We krijgen geen losse documenten meer binnen die we dan nog moeten inscannen.” Hélène Weststrate, beleidsmedewerker P&O, sluit zich hierbij aan: „Het helpt dat de processen, onder andere rondom de werving en selectie, voor een groot deel zijn geautomatiseerd. Zo kun je sneller en beter schakelen tussen de sollicitant en de organisatie.”

Medewerkers krijgen meer grip

Bij het verder automatiseren van de bedrijfsprocessen blijft Salure de scholengroep begeleiden. Businesscontroller Hans Krijger: “Wij willen het AFAS-systeem zo optimaal mogelijk benutten om standaard interne en administratieve processen te ondersteunen en te organiseren. Dat doen we heel veel met workflows. Die verplichten onze collega’s om specifieke werkzaamheden in een vaste volgorde uit te voeren. Dat is soms wennen; niet iedereen vindt dat even leuk. Maar de foutkans neemt sterk af en je houdt veel beter zicht op de lopende acties. Per saldo werken workflows sneller en efficiënter dan handmatige afhandelingen, al voelt het voor onze mensen soms niet zo.”

Alle verlofaanvragen, ziekmeldingen en declaraties lopen nu ook via workflows in AFAS. Driestar-Wartburg gebruikt verder de AFAS Pocketapp, die de medewerkers direct toegang geeft tot het HRM-systeem van de school. Hierdoor kunnen ze vanaf hun telefoon hun verlof boeken, meldingen insturen en hun loonstrook bekijken. “Hierdoor ligt een deel van de administratie nu enkel bij de medewerkers, die er meer grip op hebben.”

Verandermanagement

Als tip voor andere fuserende scholen en organisaties wil businesscontroller Hans Krijger van Driestar-Wartburg het belang van verandermanagement benadrukken: “Vooraf hebben we veel sessies met medewerkers belegd, die deels door Salure werden begeleid. In die sessies dachten we gezamenlijk na over de bestaande en de gewenste situatie. Van daaruit hebben we alle wensen en aandachtspunten verzameld, als basis van hoe onze organisatie het graag zou willen.“

Samenwerken met Salure

De prestaties van Salure verdienen wat Krijger betreft een aanbeveling voor andere scholen. “Ik kijk terug op een goed project.” Dat betekent niet dat er geen verbeterpunten waren. Met name aan het begin van het project bleek de planning niet altijd gemakkelijk organisatorisch te realiseren. Voor Salure was dit een leerpunt om realistischer te plannen. Krijger: “Tegenwoordig gaat dat veel beter. Maar wat toen ook al erg scheelde was dat de mensen van Salure echt bereid zijn hun best te doen voor de klant