De HR Podcast afl. 94 - Bas van Leur over Copilot, de digitale assistent die ontzorgt
In deze aflevering van de HR Podcast duiken we in de wereld van digitale assistenten op de werkplek. Samen met Bas van Leur, expert op het gebied van de digitale assistent Copilot voor Microsoft 365.
'Je hebt iemand naast je die je al je 'corvee' kunt laten doen. Maar jij bent uiteindelijk eindverantwoordelijk'
Wat is Copilot en waarom is het relevant voor HR?
“Copilot is de digitale assistent op de werkplek, ontwikkeld door Microsoft. Net als bij ChatGPT kun je Copilot allerhande vragen stellen, ook complexe. Dat kan van alles zijn; van ‘zoek iets op’ tot ‘maak ergens een tekstje over’. Net als ChatGPT kan het een functieprofiel of een wervende tekst voor een medewerker opstellen. Het grote verschil met ChatGPT is dat Copilot in jouw Microsoft-omgeving woont, en dus ook jouw Microsoft-applicaties kan gebruiken. Zo kun je veel gemakkelijker alle kennis en informatie gebruiken die in jouw organisatie beschikbaar is.”
Kun je daar een voorbeeld van geven?
“Stel ik heb een PowerPoint met mooie slides en ik wil graag een plan van aanpak schrijven voor een klant op basis van die PowerPoint. Dan zeg ik tegen Copilot: ‘Schrijf een plan van aanpak gebaseerd op deze PowerPoint, gebaseerd op onze huisstijl, en gebaseerd op een plan van aanpak over een ander onderwerp dat ik eerder gemaakt heb’. Dan komt die in drie minuten met een acht pagina's tellend plan van aanpak, waarmee ik meteen aan de slag kan.”
Welke HR-taken kun je hiermee vereenvoudigen?
“Heel veel: van werving en selectie tot bedrijfsprofielmarketing en het schrijven van functieprofielen. Zelf heb ik laatst aan Copilot gevraagd om voor mij een medewerkerstevredenheidsonderzoek te maken. Met één druk op de knop had ik twee minuten later een vragenlijst met zestien vragen over medewerkerstevredenheid – van ontwikkeling en opleiding tot salaris, communicatie, leiderschap.”
Copilot bespaart tijd en is razendsnel. Heeft het ook creatieve kanten?
“Jazeker, ik kan bijvoorbeeld aan Copilot vragen: geef mij tien mogelijke titels voor een project. Dan komt-ie met tien titels voor dat project. Ik kan ook heel gemakkelijk een chatbot maken waarmee je vraag-en-antwoord kunt doen vanuit HR, zodat je afdeling minder belast wordt.”
'Je moet als bedrijf heel goed nadenken over de vraag welke informatie je voor wie beschikbaar stelt'
Zitten er ook beperkingen aan?
“Copilot gaat natuurlijk in alle informatie grasduinen. Dus als een medewerker het op z'n laptop krijgt, is de eerste vraag die Copilot krijgt: wat verdient de directeur? Het is een intelligent systeem, dus het gaat jou ook antwoorden geven. Je moet dus als bedrijf heel goed nadenken over de vraag welke informatie je voor wie beschikbaar stelt: heb je ervoor gezorgd dat alleen de juiste mensen bij de juiste informatie kunnen? Dat moet je echt goed instellen.”
Voor het stellen van de juiste vraag heb je bepaalde vaardigheden nodig, want als je de vraag te breed stelt, krijg je een te breed antwoord. Ik hoor dan weleens de term ‘prompt’ vallen. Wat is dat precies?
“Prompt is een heel belangrijke term. Je moet leren om de juiste vraag te stellen aan generatief AI, of in dit geval aan Copilot, zodat je het antwoord krijgt waar jij naar op zoek bent. Een van de nieuwe vaardigheden die mensen moeten aanleren, is perfect leren prompten. Je moet nadenken over waar de output aan moet voldoen, bijvoorbeeld hoeveel woorden moet dat zijn, en je moet bedenken wie je doelgroep is. Want die doelgroep zegt iets over het taalgebruik dat Copilot zal kiezen om het antwoord te formuleren: wil je daar bijvoorbeeld wel of geen jargon in hebben? Het bouwen van die goede prompt in combinatie met het goed kunnen lezen van de output, dat zijn cruciale vaardigheden als het over AI gaat.”
Hoe train je de medewerkers in dat prompten?
“Wij gebruiken een vijfstapsmodel waarin mensen dat leren, ADKAR. De eerste stap is de A van Awareness: je moet weten dat iets kan. Dan komt de D van Desire: mensen moeten willen veranderen. Dan komen de K van Knowledge en de A van Ability: we gaan iets veranderen, dus we gaan mensen trainen, bijvoorbeeld in hoe ze een prompt bouwen en waar die aan moet voldoen, en hoe ze die prompt kunnen veranderen zodat ze dichter bij het antwoord komen. De laatste stap is Reinforcement: het continu herhalen en opnieuw aandacht vragen voor de verandering. Het is ons vak om mensen continu door die stappen heen te leiden, zodat ze uiteindelijk op een andere manier invulling geven aan hun manier van werken.”
Wordt Copilot er steeds beter in, als-ie weet wat voor soort vragen jij stelt?
“Copilot is erop gericht om jou te bevredigen, dus hij gaat er alles aan doen om jou tevreden te stellen, want jij hebt een vraag gesteld. Je moet je ervan bewust zijn dat het een lerend taalmodel is. Hij leert van de vragen die je stelt wat de context is. Hij leert, en je kunt ook beïnvloeden wat het taalgebruik is.
Stel dat je als gemeente wilt communiceren over een wegafsluiting. Dan wil je een bericht dat je huis-aan-huis kunt verspreiden, maar er moet ook iets in de krant en op de socials. Dan bied je aan Copilot dat stukje content aan over de wegafsluiting en vraagt om een huis-aan-huis-bericht, maar ook om een tekst voor de krant en voor de socials. Dan zul je zien dat Copilot met verschillende output komt, en ook met verschillend taalgebruik.”
Zie je ook gevaren bij deze nieuwe digitale techniek?
“Het vraagt veel van mensen, van organisaties. Hoe gaan we de gevolgen in kaart brengen en het bestuur eromheen zo inrichten dat we het veilig kunnen doen? Hoe zorgen we voor onze privacy? Denk ook aan fake news: deze techniek gaat een enorme versneller daarvoor zijn – ook voor de kwaadwillenden onder ons. Straks word je gebeld door een kwaadwillende hacker, die met de stem van je moeder zegt: ‘Mijn telefoon is kapot. Wil je alsjeblieft geld naar me overmaken?’ Hoe wapenen we ons tegen deze keerzijde van de nieuwe digitale techniek? Het vraagt heel veel om zorgvuldig met al die digitale middelen om te gaan.”
Deze risico’s spelen ook bij Copilot?
“Als opdrachtgever van Copilot moet je heel kritisch blijven. Je hebt als het ware een slimme, goedbedoelende medewerker die nul ervaring heeft in jouw organisatie. En die mag vanaf dag één met allerlei vertrouwelijke informatie omgaan. Dat is precies waarom Microsoft voor de term Copilot heeft gekozen en niet voor de term Pilot. Je hebt iemand naast je die je al het ‘vuile’ werk kunt laten opknappen. Die jouw writer's block kan doorbreken door heel snel content te geven. Maar jij bent de piloot; jij hebt de verantwoordelijkheid om de content die gecreëerd is, te controleren op juistheid, op privacy.”
'Een prompt kan zijn: Welke acties zijn er uitgekomen voor mij? Schrijf een follow-up e-mail, zodat ik meteen die acties bij de juiste personen kan beleggen.’
Kun je een succesvol voorbeeld delen over effectieve adoptie van Copilot?
“Een voorbeeld uit mijn eigen praktijk: ik gebruik in Microsoft Teams Copilot om mijn meetings samen te vatten. Dan kan ik daar vervolgens vragen aan stellen: ‘Welke acties zijn er uitgekomen voor mij? Schrijf een follow-up e-mail, zodat ik meteen die acties bij de juiste personen kan beleggen.’ Ik hoef me niet meer druk te maken over de vastlegging van die meeting, en kan veel meer in het gesprek zitten, want ik hoef niet te schakelen tussen mijn gesprekspartner en het maken van aantekeningen en het daaruit filteren van mijn acties. Het maakt mijn meetings korter, effectiever, persoonlijker – en dus ook waardevoller.”
Hoe verwacht je dat Copilot zich komend jaar ontwikkelt op het gebied van HR-vragen?
“Ik verwacht dat het product zich heel snel verder zal ontwikkelen en beter zal worden. Dat is een van de redenen om je in te schrijven voor het event op 6 juni. Dan gaan we hier verder op in, omdat we dan in de use cases gaan duiken voor HR. Organisaties moeten er in elk geval voor zorgen dat ze hun informatiehuishouding op orde hebben. Want hoe beter je informatie op orde is, hoe minder je aan controle hoeft te doen en hoe meer je door Copilot kunt laten uitvoeren. Dan ontstaat er ineens weer ruimte om te innoveren, of om dat project dat al heel lang op de plank ligt, op te pakken.”
Bas is oprichter van 1uur.nu en spreekt op 6 juni op het event AI en HR: The next step. Hij gaat in zijn sessie in op het belang van adoptie rondom Copilot en hoe je hiervan een succes maakt binnen je organisatie. Hij vertelt welke vaardigheden nodig zijn, hoe je de juiste vraag stelt aan Copilot én hoe je de antwoorden vervolgens interpreteert. Al met al een praktische sessie met als doel om je te inspireren over de talloze mogelijkheden van deze digitale assistent.
