Externe inhuur via Vendor Management Systemen?
Bent u bekend met Vendor Management Systemen (VMS)? Een VMS ondersteunt het volledige inhuurproces van externe mensen, vanaf de registratie van leveranciers en kandidaten, over selectie, contracteren, urenregistratie en facturatie tot en met rapportages.
Gelijk met de groei van het aantal flexwerkers, de veranderende regelgeving en de hogere verwachtingen van inhurende organisaties ontwikkelen deze VMS systemen zich snel. Het wordt steeds normaler in (middel-)grote organisaties om naast het personeelsinformatiesysteem ook een VMS systeem aan te schaffen. Waar een VMS zich nadrukkelijk mee onderscheidt is de mogelijkheid om uren te kunnen schrijven en de volledige facturatie te kunnen organiseren met je leveranciers.
Conclusies VMS-onderzoek
Onlangs werden door het Nederlandse Flex-Beheer en het Belgische The Flex Academy de resulaten gepubliceerd van een groot onderzoek naar het aanbod van Vendor Management Sysremen in beide landen. Interessante conclusies specifiek voor HR managers naar aanleiding van het rapport zijn:
- De trend naar TTM (Total Talent Management) zet door in Nederland. Het talent van een kandidaat of medewerker staat centraal en minder de contractvorm van of de kosten verbonden aan deze persoon. Anders gezegd: vast en flex groeien naar elkaar toe. Of dat in België ook zo zal zijn is afwachten.
- VMS systemen ontwikkelen nieuwe functionaliteiten op verzoek van hun klanten. De vraag stelt zich dan ook ‘Waarom zetten steeds meer bedrijven in op Total Talent Management?’ Het antwoord is duidelijk: de tendens is dat tot 30-40% van het talent in bedrijven wordt ingehuurd. Dat zou betekenen dat HR managers zich nog slechts met 60-70% van de populatie in het bedrijf bezig zullen houden. Geen gewenste situatie voor het zijn van business-partner.
- Een HR Manager die zicht heeft op alle aanwezige talent, ongeacht de contractvorm, is in elk bedrijf de beste partner van de Business. Zij zijn dan de strategische adviseurs die zorgen dat het bedrijf klaar is voor de toekomst. Het is dan ook onafwendbaar dat HR met management- informatie uit VMS systemen te maken krijgt, en mee sturing geeft aan een 'leveranciers database voor alle flexibel personeel' voor de hele organisatie.
- Er is niet een beste systeem of leverancier, er is steeds meer 'voor elk wat wils', waarbij de keuze moet afhangen van wat je als belangrijkste HR-problemen ziet voor de komende jaren en welke functionaliteit je nodig hebt om deze op te lossen.
- ATS-leveranciers (Applicant Tracking Systems voor recruitmentprocessen) bouwen steeds vaker inhuurmodules in hun systemen in, en VMS systemen ondersteunen steeds meer ook de werving en selectie van vast personeel. Er zijn inmiddels systemen waarbij VMS functionaliteit volledig geïntegreerd is met ATS functionaliteit. Ook integratie met ERP systemen en marktplaatsoplossingen komen steeds vaker voor.
- Ook VMS systemen maken Employer Branding mogelijk in 'the War for Talent'. Als u niet het beste flexibel talent inhuurt, doet uw concurrent het wel! Goed opdrachtgeverschap én kandidaatbeleving zijn ook van groot belang voor uw leveranciers én voor uw (hooggespecialiseerde en dus schaarse) externe medewerkers. U hebt als HR dus behoefte aan de transparantie van het inhuurproces om hieraan sturing te geven. Precies dat wat een VMS systeem doet. Bijna alle systemen ondersteunen inmiddels het on- en offboarden van kandidaten met allerlei handige, op maat te maken features.
- Er is een trend naar internationalisering. Internationale spelers willen in Nederland en/of België ook hun VMS activiteit of - aanbod opstarten. En Nederlandse en Belgische leveranciers gaan naar het buitenland. VMS systemen maken het voor HR mogelijk om ingehuurd talent te beheren over diverse bedrijfsentiteiten heen, al dan niet internationaal.
- Er zijn nog erg grote verschillen tussen de diverse VMS aanbieders qua ondersteuning van SOW-arrangementen (Statement of Work ook wel Contracting of Onderaanneming geheten), waarbij er niet op basis van gewerkte uren maar op basis van behaalde resultaten wordt gestuurd. Voor HR nog een relatief onbekend domein, maar wel een ontwikkeling die in meer mature landen reeds is ingezet, en waarvan enkele VMS spelers aangeven dat dit ook in Nederland (en België) staat te gebeuren.
Samenvattend kan men stellen dat HR enkel een strategische partner kan zijn voor de Business wanneer HR ook over big data beschikt die slaat op alle ingehuurde talenten, onafhankelijk van de contractvorm waarmee men ze tewerkstelt. Deze inzichten geven HR een grote voorsprong bij het nemen van beslissingen rond bijvoorbeeld wie wanneer aan te werven, besparingsprogramma’s voor personele kosten, programma’s voor prestatieverbeteringen enz.
HR zou de vragende partij moeten zijn voor ondersteuning om deze inzichten te krijgen. Alleen zo kan HR garanderen steeds de beste talenten uit de markt te zullen vinden. Talenten hebben immers de keuze: uw bedrijf of dat van de concurrentie? Aan het onderzoek 'VMS-systemen op de Nederlandse & Belgische markt, editie 2015' deden veertien van de voornaamste leveranciers in Nederland en België mee. Het rapport is hier gratis te verkrijgen.
