Tips voor Strategische Personeelsplanning uit de praktijk
Het GVB gaat steeds meer mensen vervoeren en dit heeft gevolgen voor het personeelbestand. Hoe zorg je dat je de juiste (hoeveelheid) mensen op het juiste moment op de juiste plek hebt? Gouden tips van Michael Otto, projectleider SPP namens HR, en Rob Schmidt, manager personeelsplanning van Bus, die onlangs hun model voor kwantitatieve personeelsplanning in de praktijk hebben gebracht.
- Ga uit van het KISS-principe, met andere woorden ‘keep it simple and stupid’. Probeer niet teveel complexiteit in te bouwen, maar alleen zoveel complexiteit als nodig is. “Het blijft natuurlijk een model, maar het is ook een communicatiemiddel,” aldus Schmidt. “Dit maakt het van belang om het enigszins simpel te houden.” Zorg voor visie én leiderschap. “Je moet natuurlijk weten waar je als HR-afdeling heen wil,” vindt Otto, “maar met alleen een visie help je de business niet. HR moet ook bereid zijn de handen uit de mouwen te steken.”
- Zorg dat de lijn er in een vroeg stadium bij wordt betrokken, zeker wanneer SPP geïnitieerd wordt vanuit HR. “Anders wordt het een HR-feestje, om het zo te noemen,” zegt Schmidt. “En dat is iets wat je echt moet voorkomen.”
- Afdelingen die meedoen moeten er zelf iets aan hebben. Otto: “Uniformiteit is belangrijk om een gesprek te kunnen voeren en te kunnen vergelijken en analyseren. Aan de andere kant moet men er bewust van zijn dat er verschillen bestaan tussen de verschillende afdelingen. En dat is prima. De mensen moeten er zelf iets aan hebben. Dat creëert betrokkenheid en borging.” Dit is volgens Otto gelijk een van de succesfactoren bij GVB. “Mocht HR opeens stoppen, dan gaan Rob en zijn collega’s gewoon door, omdat ze er zelf iets aan hebben.”
- Zorg dat er draagvlak is, of in ieder geval, dat er besef is van het belang van SPP. “Ik ben ervan overtuigd,” zegt Schmidt, “dat het te allen tijde zinvol is om je personeelsbestand in kaart te brengen, los van de situatie waar je als bedrijf in zit. Wij hebben bijvoorbeeld werknemers, en dit is zeker bij de buschauffeurs zo, met een lang dienstverband. Maar ik kan me voorstellen, dat er ook industrieën zijn waar veel meer mensen na een aantal jaar vertrekken. Dan lijkt het me dat je daar toch inzicht in wil hebben, nu en in de toekomst.” Gebruik het model als aanleiding voor een goed gesprek. Soms is het lastig om het gesprek op gang te krijgen. “Dat merken we hier ook,” zegt Otto. “95 Procent van onze mensen is operationeel bezig. Die zijn bezig met de dag van gisteren, vandaag, of hoogstens morgen. En ik merk dat dit project positieve feedback oplevert. Mensen vinden het fijn om het hier een keer over hebben, aangezien ze er zelf vaak niet aan toe komen.” Het model levert dan ook niet alleen kwantitatief, maar ook kwalitatief veel op. “Dus de discussies die wij hier binnen GVB hebben gevoerd, daar heeft iedereen wat aan,” aldus Otto. Zo kun je omslagpunten in de toekomst, zoals automatisering, in het model verwerken. Bepaalde werkzaamheden die nu in fabrieken door mensen worden uitgevoerd, zouden in theorie robots kunnen uitvoeren. Waar men bij GVB vroeger naar een storing in een voertuig of in het spoor toe moest gaan, is het over een aantal jaar mogelijk een storing op te lossen vanaf je iPad, omdat het allemaal softwarematig wordt. Otto: “Dat betekent nogal wat voor het aantal en type medewerkers dat je nodig hebt. En dat kun je dus in een SPP-model verwerken. En naar aanleiding van hetgeen je in het model zet kun je de discussie voeren.” En dit is ook hoe het binnen GVB is gedaan. “Een model bepaalt niets,” vervolgt Schmidt. “Het rekent gewoon zaken door die je invoert. En aan de hand van het model kun je dan het gesprek aangaan.”
- Zorg dat de mensen die het model gebruiken, vertrouwen hebben in de cijfers. Wees eerlijk over de betrouwbaarheid. “Want als je iets wil voorkomen,” aldus Schmidt, “is het dat je uiteindelijk discussie krijgt over het cijfer en de manier waarop het is berekend. Elk model heeft natuurlijk zijn beperkingen, want het is een vereenvoudigde weergave van de werkelijkheid. Zo ook het model dat wij gemaakt hebben. Maar geef dan duidelijk aan welke aanname is gedaan en wat dit betekent voor een andere aanname.” “Want je wilt gewoon geen discussie hebben over het model en de betrouwbaarheid van de cijfers. Je moet ook eerlijk zijn dat een model een betrouwbaarheid heeft, het heeft een bandbreedte.”
