Logo
  • Achtergrond
  • 27 oktober 2020
  • -

Tips en tools voor succesvol werken op afstand

Voor veel werkenden in organisaties, zowel managers als medewerkers, leidt de coronacrisis ook tot een identiteitscrisis doordat routines en controles wegvallen. Als je lange termijn succesvol op afstand wilt kunnen werken zijn een aantal fundamentele veranderingen nodig. Meer agile werkende organisaties laten zien dat het kan.
Beeld Tips en tools voor succesvol werken op afstand

De vraag is vooral of we straks/ooit weer teruggaan naar oude gewoontes of dat we in staat zijn de positieve lessen die we nu leren kunnen meenemen. Want de voordelen van remote werk, of beter het kunnen werken op afstand zijn groot:

  • Minder woon-werkverkeer en internationaal reizen wat beter is voor het milieu en minder reiskosten en meer privé tijd oplevert.
  • Hogere productiviteit door minder afleiding, meer creativiteit en snelheid (ons aanpassingsvermogen in deze crisis is nooit eerder vertoond) en een flexibeler werk/privé balans, maar alleen als we in staat zijn anders te gaan werken!
  • En het belangrijkste: een oneindig veel grotere pool aan talent die van overal op de wereld voor je kan werken

Afhankelijkheid van techniek naar 100%

Zelfs de meeste digibetische ceo die het werken met een computer aan zijn secretaresse overliet moest er nu aan geloven, al was het maar om te videobellen. De gewone telefoon is amper nog genoeg en voor iedere ‘kantoor’ activiteit is nu wel iets van technologie nodig. Onze HRTech Arena was daar al op voorbereid want ook voor communicatie tools in het domein Samenwerken, zoals MS Teams, Slack, Part-Up, Plek en Viadesk, wordt nu naar HR gekeken als facilitator van remote werk. Voor alle manieren voor succesvol werken op afstand sluiten we dus af met de technologieën die hiervoor beschikbaar zijn.

Het vertrouwen in technische ondersteuning heeft bij de start van de lockdown al onbewust een enorme boost gekregen. Het grootste technische risico waar men vooraf bang voor was is niet uitgekomen. Het internet is namelijk niet plat gegaan door een overload aan al dat videobellen!

Dit komt vooral door de opkomst van SAAS technologie en doordat streaming video voor privé gebruik zoals Youtube en Netflix het afgelopen decennium al een enorme groei doormaakte. Massaal videobellen van basisschool tot ceo, en webinars met meer dan 1000 kijkers is geen probleem meer. De capaciteit van het internet was misschien wel het grootste risico van op afstand werken, maar daarvan is definitief bewezen dat die schaalbaarheidsuitdaging is overwonnen.

Tips en tools voor werken op afstand


We spreken in dit artikel verder van ‘werken op afstand’ in plaats van ‘thuiswerken’. Zoals mensen met kleine kinderen nu tijdens de echte lockdown thuis moesten werken is niet een houdbaar model voor de toekomst. School en kinderopvang zijn nu echt wel vitale functies gebleken. Lange termijn is de verschuiving in de wereld van werk die nu plaatsvindt is niet zozeer naar huis, maar naar iedere werkplek anders dan ‘het kantoor’.

1 - Minder kantoor werkplekken is nog geen besparing

De besparingseuro’s in de ogen van de facilitair manager zou je nog niet moeten inboeken voor volgend jaar. Voorlopig heb je nog de 1,5 meter regels, dus bereken hoeveel mensen er dan op kantoor passen.

Met meer werken op afstand heb je uiteindelijk minder werkplekken op kantoor nodig, een goede werkplek blijft een noodzakelijke basisvoorziening voor werkenden die geld kost. Als die werkplek thuis kan zijn betaald de werkgever een vergoeding voor een goede stoel, goed beeldscherm en bureau. Als er thuis geen plek is, de keukentafel is lange termijn geen goede werkplek, dan zijn er co-working spaces te huur, die nu al veel gebruikt worden door zelfstandigen, maar waar ook prima medewerkers terecht kunnen. Op de vreemdste plekken kom je die al tegen, vast ook wel één in de eigen woonplaats, zonder woon-werk verkeer. Als je nog geen werkplekvergoedingenbeleid hebt is nu het juiste moment om te starten. Dan zit daar ook een bedrag in opgenomen voor de energiekosten, koffie en toiletpapier die je op kantoor niet verbruikt.

2 - Van conference calls naar video-conferencing

Weet je nog die tijd van de mobiele telefoon of zo’n speaker apparaat voor conference calls, waarbij je alleen iemands stem hoorde? Wat ouderwets opeens. Het dagelijks gebruik van Zoom steeg in de eerste maand van de lockdown van 10 naar 300 miljoen gebruikers. Er waren wel veiligheidsissues, ook met andere tools, maar inmiddels is de beveiliging binnen 2 maanden enorm verbeterd. Om veilig te videobellen is het nu vooral een kwestie dat gebruikers met de tools moeten leren omgaan en bijvoorbeeld wachtwoorden moeten gebruiken en eventuele opnames niet op een server in de VS zouden moeten opslaan, maar lokaal. Privacy autoriteiten, zoals de AP en Bit of Freedom, hebben inmiddels allerlei tools op een rij gezet en bevelen Jitsi aan als goed en goedkoop, want open source, alternatief.

3 - Next level online samenwerken

Nu is videobellen voor veel mensen al een hele stap voorwaarts, maar het is alleen nog maar een andere vorm van communiceren. Online samenwerken is nog een hele andere stap. Want hoe ga je nu een brainstorm of procesontwerp sessie online doen, of een tweedaagse training geven, of zelfs een heel event online doen? Het whiteboard, de flipchart en de ‘consultancy koffer’ met post-its en markers moeten ook online worden. Een aantal tips vanuit de experts in onze community zijn Klaxoon, Sketchboard en favoriet Miro, voor een combinatie van kantoor en op afstand werkers kan de Microsoft Surface Hub een mooi apparaat zijn en Kirkman Company biedt een compleet samenwerk platform inclusief ondersteuning aan.

Daarnaast waren er al allerlei tools om planningen, scrumboards en actielijsten online te ondersteunen, zoals Trello, Asana, Monday en Confluence.

4 - Een ander veiligheidsbewustzijn

De meeste technische hobbels rondom werken op afstand zijn dus overwonnen. Het grootste technische risico is ondertussen hetzelfde als op kantoren zelf, namelijk de mens. Bij op afstand werken is de gehele fysieke toegangsbeveiliging afwezig. Er is geen voordeur met een pasjes systeem of beveiligingsmensen. Diefstal of verlies van zakelijke apparatuur met gegevens is een groter risico dus de noodzaak om de digitale toegangsbeveiliging extra goed op orde te hebben en te monitoren is extra groot. Een verlaagd veiligheidsbewustzijn is zeker een punt van aandacht, met extra training en communicatie om dat bewustzijn te vergroten.

5 - Van synchroon naar asynchroon werken

Naast technologie zijn er de werkprocessen. Doordat je niet meer zo makkelijk als manager of collega langs loopt is de drempel om samen te werken verhoogd met risico dat processen trager lopen en je juist minder productief bent en nog meer formele communicatie momenten gaat inbouwen. Hier zijn 2 oplossingen voor, de ene juist weer technisch, door te zorgen voor informele en daardoor snelle communicatie en samenwerk tools die we hiervoor al bespraken. De andere oplossing is structureler van aard, want juist om al dat overleg en online videovergaderen te verminderen en remote werk echt tot een succes te maken is het nodig om werk meer asynchroon in te richten. In losse taken die individueel gepland en uitgevoerd kunnen worden. Anders is thuiswerken niet anders dan op kantoor waar je van 9 tot 5 in vergadering zit zonder werk af te krijgen.

6 - Leiderschap door coaching

Over leiderschap in deze crisistijden is al heel veel geschreven. Er mag ruimte zijn voor twijfel en eerlijkheid en vertrouwen in mensen die thuis gaan werken. De methode van direct leiderschap, zoals ook sommige staatshoofden initieel hanteerden, past niet goed in deze tijd. Andere tips voor leiderschap op afstand en leiderschapsgoeroe Jitske Kramer op BNR

Het grootste risico en dus de meeste aandacht verdienen de werkenden zelf. Zeker in bureaucratische organisaties, waar thuiswerken een taboe was of voor hooguit 1 dag per week was toegestaan, is deze crisis ook een identiteitscrisis. Een leidinggevende kan niet meer micro managen en iedereen in het oog houden. En iedereen moet leren meer zelfstandig te werken en vooral zijn tijd goed te plannen om de werk/privé tijd in balans te houden. Voor dit soort organisaties is overstappen naar een model van managers als coach, eventueel met online coaching en performance management tools, de enige manier om voor beide partijen met remote werken om te gaan. Nu was dit voor veel HR teams toch al een wens om te implementeren, dus biedt deze crisis een mooie kans om dat door te drukken. Bekijk hier een aantal #HRTech aanbieders die coaching ondersteunen.

7 - Een mentale gedragsverandering

Risico's op eenzaamheid, stress, minder beweging, gezondheidsklachten en bovenal de werk/privé balans, zijn allemaal mentale risico's die veel slechter beheersbaar zijn dan in een eigen kantooromgeving. Daar heb je geen jonge kinderen om je heen, maar wel collega’s (en een manager) die om je geven, daar heb je ‘wandelgangen’ en ergonomische stoelen en een goede airconditioning kan een flink gemis worden met een warme zomer op komst. En een bijzonder gemis bij ‘werken op afstand’ is juist die afstand. Je kunt het werk niet uitzetten door ‘naar huis’ te gaan. Het onder controle krijgen van de werk/privé balans is de grootste uitdaging voor veel mensen. Voor al deze punten rond de mentale gedragsverandering zou via coaching veel aandacht voor moeten zijn. Met een coach / manager vanuit de werkgever die tegen je gaat zeggen ‘stop ook eens met werken’. Een enorme mentale gedragsverandering voor werkgevers en managers dus ook!

8 - Bezin je op de werk/privé balans van messaging tools

In het kader van de sociale interactie is het vervangen van de offline informele communicatie door online tools noodzakelijk. Eerder schreven we al over het zakelijk gebruik van messaging apps. Maak daarbij een duidelijke keuze die past bij de bedrijfscultuur voor het gebruiken van privé messaging tools zoals WhatsApp, Signal en Messenger versus een eigen, organisatie messaging tool.

Aan het gebruik van de privé messaging tools zit namelijk ook een risico. Niet zozeer technisch, want de berichten zijn vaak wel versleuteld, maar wel omdat privé en zakelijke gesprekken door elkaar gaan lopen. Als je nog niet een eigen messaging tool hebt binnen je organisatie ga daar dan snel naar op zoek, die zit soms al in je HR suite, of in tools als Slack, Flex-Appeal, SpeakAp, Wizetalk, eko, Viadesk, Plek, ServiceNow of Smarp. Die communicatie scheiden is ook voor een betere werk/privé balans nuttig, doordat je de zakelijke messaging tool kan 'uitzetten'.

9 - Sociale interactie moet je gaan plannen

Als onderdeel van die mentale gedragsverandering is sociale interactie een cruciaal aandachtspunt. Mensen zijn nu eenmaal sociale dieren die contact nodig hebben om beter te presteren. En in de sociale interactie worden ook veel werk gerelateerde onderwerpen besproken. Uit onderzoek van CruncHR en NN blijkt dat alternatieve ondersteuning bij sociale interactie essentieel is om de mentale weerbaarheid op peil te houden, zeker bij de jongere generaties. Op kantoor hoef je een kletspraatje met je collega’s niet in te plannen, dat doe je gewoon. Samen koffie halen, lunchen, een rondje lopen, even ‘buurten’ bij oud collega’s, dat is op afstand allemaal een stuk ingewikkelder. Niet alleen zou je als werkgever dus ruimte moeten geven om tijd te maken voor sociale interactie, ook de werkenden moeten die tijd durven te pakken.

Alle HRTech aanbieders op een rij

Lange termijn op afstand werken is anders, maar niet onmogelijk

Er zijn zelfs organisaties waar werken op afstand de standaard is. Bij technologie bedrijf Github, dat software voor het beheren van andere software maakt, werken wereldwijd ondertussen 1200 mensen altijd op afstand. Er is geen Github kantoor. Omdat eenzaamheid een van de risico’s is, geven zij bewust ruimte aan informele contacten, waarbij mensen online koffiepauzes met een collega’s mogen hebben en de vrijmibo is zelfs veel makkelijker te organiseren, omdat niemand daarna nog naar huis hoeft te rijden. Naast handige samenwerk tools is taakgericht werken in een remote werkcultuur een belangrijkste succesfactor. Zo kan iedereen zijn eigen werktijd plannen en meer resultaatgericht en productiever zijn. Op HRPodcast.nl kun je een interview met HR business partner Roos Takken terugluisteren.

10 - Talent selecteren op afstand, over de hele wereld

De laatste tip is van een ander, Nederlands IT bedrijf met al bijna 2.000 medewerkers genaamd Elastic, dat zoek software maakt. Ook voor hen is de hele wereld een talentpool, omdat ze vooral op afstand werken. Deze recruiter heeft nog nooit een fysiek sollicitatiegesprek gevoerd. Met de juiste tools en een iets andere insteek op het gesprek is het op zich niet veel anders dan normaal. Door dat op afstand solliciteren is het ook veel laagdrempeliger om andere selectietools als assessment games in te zetten. Daarmee bespaar je enerzijds tijd en heb je anderzijds ook beter inzicht in iemands vaardigheden en wensen, iets wat op een cv van iemand aan de andere kant van de wereld altijd wat lastiger inschatten is.

#HRTech Review is een onafhankelijk kennisplatform en een community met HRTech Experts met als doel gebruikers van HR technologie te helpen passende en innovatieve oplossingen te vinden.

Producttips

Volg HR Praktijk

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste HR-nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.