Doordat luchtvaartmaatschappijen, hotels en autoverhuurbedrijven niet meer onder een bundel vallen, worstelen bedrijven steeds vaker met de kosten van reizen. Extra kosten voor inchecken van bagage, wifi op de hotelkamer, navigatie in de auto of een aanvullende reis- of autoverzekering worden steeds vaker in rekening gebracht bij het bedrijf. De reden voor deze extra kosten is vaak dat een reiziger kort voor of soms zelfs tijdens de reis een dergelijke dienst wordt aangeboden en werkgevers pas achteraf met de kosten worden geconfronteerd.  Via declaraties lopen deze kosten de boekhouding in, hierdoor zijn deze minder goed inzichtelijk en vindt controle in veel gevallen pas plaats nadat de uitgaven zijn gedaan.

Gebrekkig reisbeleid

Er is bij veel organisaties geen helder en actueel reisbeleid die de zakenreiziger inzicht geeft in zijn/haar rechten en verplichtingen. Daarnaast ontbreken er interne controlesystemen, waarmee getoetst wordt of de uitgaven passen binnen een gevoerd beleid. Het zijn vooral de middelgrote- en grote bedrijven waarbij inzicht ontbreekt.  Zo zijn bedrijven waar bij het reisvolume hoog is en die regelmatig buiten Europa vliegen door bijvoorbeeld upgrades van vliegtuigstoelen (à minimaal 85 euro per stuk) die op de luchthaven zijn gekocht, snel tienduizenden euro’s per jaar extra kwijt. Maar ook Europese vluchten kunnen duur oplopen door additionele services door onder andere de invoering van comfort class stoelen en de invoering van kosten ruimbagage.

Reisbeleid opstellen en naleven

Om inzicht te krijgen in deze kosten is het opstellen van een goed en helder reisbeleid en het naleven van deze cruciaal aldus Van der Woude. Bij het opstellen van contractafspraken moet er vanuit de afdeling inkoop rekening gehouden worden met alle elementen en kosten waar een reiziger mee te maken krijgt. In veel contractafspraken wordt er gebruik gemaakt van een basisproduct. Hierbij wordt er geen rekening gehouden met alle bijkomende kosten. Zo ontstaan er uiteindelijk extra en onnodige kosten.  Het reisbeleid moet duidelijk maken welke diensten en services onderdeel zijn van de contracten met luchtvaartmaatschappijen, hotels en autoverhuurbedrijven. Ook moet duidelijk zijn wat een reiziger kan verwachten als hij op reis gaat, wat de werkgever van hem verwacht en welke declaraties binnen de afspraken mogen worden ingediend. Zo voorkom je dat de reiziger klakkeloos kosten maakt voor overbodige diensten.  Dit reisdocument moet gezien worden als een dynamisch document dat regelmatig herzien moet worden door de werkgever om het zo actueel en controleerbaar te maken en zo een grip op de kosten te houden.