De vrije ruimte werd in 2015 niet optimaal benut, zo blijkt uit Nationaal Werkkostenregeling Onderzoek dat Effectmeting uitvoerde in opdracht van FiscFree®. Samen lieten werkgevers bijna een half miljard euro liggen. De meest genoemde reden was angst om de vrije ruimte te overschrijden. Een gemiste kans voor werkgevers, maar ook voor werknemers. Want met het cafetariamodel is het voor beiden voordelig om de vrije ruimte en de gerichte vrijstellingen zoveel mogelijk te gebruiken. Ervaringen uit 2015 leren hoe werkgevers optimaal kunnen profiteren van de WKR.

1: Geef werknemers de ruimte
Wie een cafetariamodel hanteert, moet natuurlijk duidelijke regels opstellen. Veel werkgevers legden voor de zekerheid echter wel erg beperkende regels op in 2015. Werknemers die interessante zaken, zoals een fiets, laptop, fitnessabonnement, e.d. bijvoorbeeld slechts eens in de drie jaar mogen bestellen, laten de vrije ruimte in de tussenliggende jaren vaker onbenut. Daardoor kan ieder jaar vrije ruimte onbenut blijven. Geef werknemers dus de kans om het budget te benutten wanneer en zo vaak ze willen – binnen de grenzen van de vrije ruimte.

2: Bied voor elk wat wils
Als werknemers extraatjes gratis krijgen, zeggen ze gemakkelijk ‘ja’. Binnen een cafetariamodel betalen werknemer de arbeidsvoorwaarden wel uit eigen zak, al zijn de kosten door het belastingvoordeel (flink) lager. Daarom zullen ze kritisch kijken voor welke zaken ze geld overhebben. Als de meeste werknemers ieder jaar iets echt nuttigs vinden – groot of klein – is de kans veel groter dat de vrije ruimte volledig wordt benut. Of de nadruk nu ligt op gezondheid, ontwikkeling of ontspanning: geef ze iets te kiezen!

3: Kijk naar de som, niet naar de delen
Werkgevers hadden in 2015 nog de neiging om de vrije ruimte per werknemer te bekijken. Iedere werknemer mag dan bijvoorbeeld 1,2% van zijn eigen brutoloon benutten. Maar niet iedere werknemer zal dat daadwerkelijk doen. Daardoor blijft er budget over (mag overigens niet meegenomen worden naar het volgende jaar), dat collega’s misschien graag hadden willen gebruiken.

Een ander nadeel is dat duurdere arbeidsvoorwaarden en extraatjes bieden hierdoor moeilijk wordt. Door de vrije ruimte als één groot budget voor alle werknemers samen te zien, hebben werknemers interessantere mogelijkheden (met hogere bedragen) en is het eenvoudiger om het gehele vrije ruimte te benutten.

4: Boeien en binden
Een passend, ruim en flexibel pakket arbeidsvoorwaarden maakt organisaties aantrekkelijker om voor te werken. De WKR is daarvoor simpelweg een goed instrument. Maar het is ook een goede manier om de werkgever op de kaart te zetten bij potentiële werknemers. De cafetariaregeling maakt het goedkoper én eenvoudiger om echt aan de wensen en behoeften van werknemers te voldoen.

5: Roep het van de daken!
Wie de WKR benut om een mooi pakket extra’s aan te bieden, wil dat werknemers er gebruik van maken. Communicatie is cruciaal. Natuurlijk is het zaak om uit te leggen hoe het werkt. Maar maak het ook leuk en spannend om deel te nemen. Breng de arbeidsvoorwaarden onder de aandacht via de personeelsgids, intranet en het werkoverleg. Prijs aan wat de organisatie biedt en laat zien dat het pakket echt bedoeld is voor de medewerkers. Prikkel de nieuwsgierigheid met teasers! Het helpt ook om te werken met ‘ambassadeurs’. De direct leidinggevenden kunnen deze rol prima vervullen. Door hun de regeling en de voordelen uit te laten leggen, gaat het voor de medewerkers leven. Zo wordt het benutten van de vrije ruimte een fiscaal voordelig genoegen!