Een werkgever die over wil gaan tot bedrijfseconomisch ontslag moet eerst kijken of er wordt voldaan aan de volgende drie voorwaarden:

1. Er moet sprake zijn van bedrijfseconomische omstandigheden die leiden tot het vervallen van arbeidsplaatsen. Deze bedrijfseconomische omstandigheden kunnen bijvoorbeeld bestaan uit het structureel vervallen van arbeidsplaatsen, een slechte financiële positie, werkvermindering, organisatorische veranderingen, beëindiging van (een deel van) de bedrijfsactiviteiten en bedrijfsverhuizing. Of een combinatie van deze omstandigheden.
2. Het vervallen van de betreffende arbeidsplaats is, over een periode van 26 weken in de toekomst, noodzakelijk. Dit geldt overigens niet bij bedrijfsbeëindiging.
3. Tot slot is herplaatsing van de werknemer, al dan niet met behulp van scholing, niet mogelijk of ligt niet in de rede.

Als er aan bovenstaande voorwaarden is voldaan, kan de arbeidsovereenkomst beëindigd worden met toestemming van het UWV (of een cao ontslagcommissie) of in overleg met de werknemer middels wederzijds goedvinden. Maar voordat het zover is zullen eerst de volgende stappen moeten worden gezet. Sommige stappen zijn overigens alleen noodzakelijk bij een collectief ontslag (ontslag van meer dan 20 werknemers).

Stap 1: Informatie verzamelen

Eerst dient er een plan gemaakt worden. Hiervoor zal alle relevante informatie verzameld moeten worden. Denk hierbij (in grote lijnen) aan een compleet overzicht van alle in de onderneming werkzame personen en een onderbouwing van het minimaal te bezuinigen bedrag op personeelskosten. Verder is het uiteraard van belang om inzicht te hebben in de financiële situatie van de onderneming, met daarbij een cijfermatige prognose voor (minimaal) de komende zes maanden, bij gewijzigd beleid (als de voorgenomen reorganisatie wordt gerealiseerd) en wat de prognose is bij ongewijzigd beleid.

Stap 2: Reorganisatieplan opstellen

Zodra alle relevante informatie is verzameld, is het verstandig (vooral als er sprake is van een collectief ontslag) om op basis van daarvan een reorganisatieplan op te stellen. Dit document kan dan als uitgangspunt worden gebruikt voor onder andere het overleg met het UWV, de betrokken vakbonden, de ondernemingsraad en voor de interne communicatie. Vergeet bij het opstellen van de lijst met boventallige werknemers niet het afspiegelingsbeginsel goed toe te passen. Een werkgever mag niet aan ‘cherry picking’ doen.

Stap 3: Concept sociaal plan opstellen

Bij een collectief ontslag zal er met de vakbonden en ondernemingsraad een sociaal plan opgesteld worden. Voordat dit overleg plaatsvindt is het handig om al een concept op hoofdlijnen gereed te hebben, zodat vanuit dat document gewerkt kan worden.

Stap 4: Adviesaanvraag ondernemingsraad

De ondernemingsraad heeft een adviesrecht bij reorganisaties. Vraag dan ook tijdig advies. Het advies van de ondernemingsraad moet namelijk nog van wezenlijke invloed op het te nemen besluit kunnen zijn.

Stap 5: Melding vakbonden en UWV

Bij een collectief ontslag start het formele traject met de melding daarvan aan het UWV en de betrokken vakbonden. Hiermee gaat een maand wachttijd in. Vervolgens dienen zo spoedig mogelijk de overleggen met de vakbonden worden ingepland.

Stap 6: Indienen ontslagaanvraag (formulier A)

De ontslagaanvraag bij het UWV bestaat uit drie formulieren. Formulier A, B en C. Het is aan te bevelen om één dag voordat het personeel geïnformeerd wordt over de bedrijfseconomische ontslagen, formulier A alvast bij het UWV in te dienen. Het invullen van formulier A kost niet veel tijd. Er kan dan direct een uitstel van veertien dagen worden verzocht voor het indienen van de formulieren B en C. In deze veertien dagen wordt dan bezien of er met de boventallige werknemers middels onderling overleg tot een regeling kan worden gekomen. Soms melden werknemers zich ziek nadat zij hebben gehoord dat zij boventallig zijn verklaard. Normaal gesproken geldt het opzegverbod tijdens ziekte en kunnen deze werknemers niet ontslagen worden. Maar als de ontslagaanvraag reeds is gestart doordat formulier A al is ingediend en de werknemer zich daarna ziekmeldt, geldt dit opzegverbod niet.

Stap 7: Informeren personeel en individuele gesprekken

Normaliter worden eerst alle werknemers gezamenlijk geïnformeerd over de reorganisatie en daarna de persoonlijke gesprekken met de boventallige werknemers. Maar dit kan ook andersom. In geval van collectief ontslag willen de vertegenwoordigers van de vakbonden vaak bij de mededeling aan alle werknemers aanwezig zijn.

Stap 8: Beëindiging met wederzijds goedvinden (vaststellingsovereenkomst)

Als de boventallige werknemer meewerkt aan zijn eigen ontslag door het ondertekenen van een vaststellingsovereenkomst, kan voor deze werknemer de ontslagaanvraag bij het UWV worden ingetrokken. Door het ondertekenen van een vaststellingsovereenkomst wordt de werknemer overigens niet door het UWV gekwalificeerd als verwijtbaar werkloos. De werknemer kan dan in principe gewoon in aanmerking komen voor een WW-uitkering. Hij dient dan uiteraard ook te voldoen aan de overige voorwaarden die het UWV stelt.

Stap 9: Indienen resterende documenten ontslagaanvraag (formulier B en C)

Als er met de boventallig werknemer geen vaststellingsovereenkomst kan worden gesloten, zal de ontslagprocedure bij het UWV voorgezet worden. De formulieren B en C dienen dan binnen de door het UWV gestelde termijn ingediend te worden.

Stap 10: Opzeggen arbeidsovereenkomst

Na indiening van de complete ontslagaanvraag, kan de werknemer verweer voeren tegen de ontslagaanvraag. Het UWV zal vervolgens bepalen of de ontslagvergunningen worden verleend. Als de ontslagvergunningen zijn verleend, kunnen de arbeidsovereenkomsten met de boventallige werknemers worden opgezegd.

Een goede voorbereiding is het halve werk. Zo ook in het geval van bedrijfseconomisch ontslag. Als de stappen zorgvuldig worden doorlopen dan kan de reorganisatie soepel verlopen. Overleg op constructieve wijze met de ondernemingsraad en (in geval van collectief ontslag) ook met de vakbonden. Ontslaggesprekken zijn zwaar en de emoties kunnen hoog oplopen. Voor werknemers is het vaak een onverwachte mededeling. Regelmatig wordt een bedrijfseconomisch ontslag persoonlijk opgevat, terwijl het ontslag natuurlijk los staat van de kwaliteiten van de werknemer. Zorg er dan ook voor dat er voldoende tijd wordt genomen om deze gesprekken te voeren. Leg uit waarom de betreffende werknemer helaas voor ontslag in aanmerking is gekomen. Als de reorganisatie zorgvuldig is voorbereid valt dat ook goed uit te leggen. Onderschat het belang van een goed verloop van deze gesprekken niet. Net zoals bij veel dingen in het leven, geldt ook bij reorganisaties waar bedrijfseconomische ontslagen vallen: communicatie is ‘the key’.