Logo
  • Achtergrond
  • 28 november 2022
  • Fred Moerkerken - Exact

6 tips om je HR-beleid naar een hoger niveau te tillen

Betrokken en tevreden medewerkers zijn van groot belang voor het succes van een onderneming. Mensen maken immers het bedrijf. In een podcastreeks bespreekt Spod on zes HR-uitdagingen die je kunt ombuigen naar zes kansen met onderstaande tips.

Kans 1: ‘Moeilijke gesprekken’ maken het werk makkelijker

Moeilijke gesprekken, de meeste mensen zien er tegenop, stellen ze uit en zijn doorgaans niet genoeg voorbereid met als gevolg dat de boodschap niet overkomt, de medewerker niet aan de slag gaat met de feedback en de ondernemer gefrustreerd achterblijft. Dat kan anders. Het kan al helpen als we het voortaan geen moeilijk gesprek meer zouden noemen maar een gesprek om elkaar te helpen om beter te functioneren. De kans is groot dat we er dan ook anders naar zullen kijken en anders in gesprek zullen gaan. Hoe doe je dat?

Zes tips:

  • Stel moeilijke gesprekken niet uit. Eat that frog! 
  • Slecht nieuws breng je beste heel direct, helder en eenduidig. Dat vraagt een goede voorbereiding. Evalueer ook altijd hoe je het gesprek gebracht hebt.
  • Een lastig gesprek voer je het beste niet online. Maar soms kan het niet anders. Het vraagt behoorlijk wat expertise om online feedback correct te interpreteren. Stel daarom altijd checkvragen. 
  • Maak tijd: als ondernemer heb je het natuurlijk heel erg druk en voor check-in gesprekken is er amper tijd. Nochtans zijn dit soort korte gesprekken belangrijk om contact te houden met je medewerkers. Het gaat erom dat je aandacht hebt voor je medewerker. Een kwartiertje per maand met iedere medewerker volstaat soms al. Plan daarom op voorhand tijd in je agenda, schrijf van elke medewerker een ding op uit het gesprek en kom erop terug.
  • Probeer niet te snel het probleem op te lossen voor de medewerker. Vaak volstaat het om te luisteren. 
  • Loopt het alsnog fout? Geef de medewerker voldoende ruimte en tijd en zet zelf de eerste stap. Stel je daarbij voldoende kwetsbaar op.

Beluister hier de gehele Spod-on Podcast aflevering

Kans 2: Recruitment is marketing geworden 

Krapte op de arbeidsmarkt heeft de recruitmentsituatie de afgelopen jaren veranderd. Kandidaten zijn kritischer geworden. Zo verwacht iedereen te kunnen thuiswerken en is de werk/privé-balans nog belangrijker dan voorheen. Kandidaten zullen niet zomaar gaan voor de baan met het hoogste salaris, maar secundaire voorwaarden zijn in veel gevallen zwaarwegender. 

Dit zijn de zes belangrijkste inzichten waarmee je meteen aan de slag kunt:

  • Medewerkers willen meer vrijheid in waar en wanneer ze werken en dat geldt niet alleen voor gen Z. Met een 9 tot 5 mentaliteit kun je weinig medewerkers nog verleiden. Als werkgever moet je flexibel zijn met arbeidsvoorwaarden en werktijden, omdat mensen dat van jou verwachten. Maar het allerbelangrijkste is dat je vertrouwen hebt in je medewerkers. 
  • Een glijbaan of een flipperkast op kantoor of in de werkplaats zullen het verschil niet maken, maar je moet als ondernemer wel weten wat je medewerkers nodig hebben en daar bewust mee bezig zijn. Vrijheid, purpose en een inspirerende leidinggevende zijn vandaag belangrijker dan een hoger nettoloon. Mits er met het salaris aan een basisbehoefte wordt voorzien.
  • De allerbelangrijkste evolutie is dat recruitment marketing is geworden. Als werkgever moet je je bewust zijn van je reputatie. Durf  ‘om te denken’ om campagnes op te zetten. De oplossingen liggen vaak voor het grijpen. Denk eens aan de inzet van social media of referral campagnes. Daarmee verhoog je je zichtbaarheid en de kans op meer kandidaten voor je vacatures.
  • Als iemand vertrekt gaan we te vaak op zoek naar een kopie van die medewerker. Laat dat los, durf out-of-the-box te denken, breng in kaart wat de organisatie nodig heeft, haal de functie uit elkaar en rekruteer toekomstgericht.  
  • Zeker op een krappe arbeidsmarkt zijn snelheid en experience cruciaal. Je moet processen en systemen inzetten voor de kandidaat en niet voor de HR-medewerker of de manager. Zorg dat je transparant bent en dat de kandidaat weet hoe het sollicitatieproces eruitziet. 
  • Maar blijf kritisch en blijf investeren in je werkgeversmerk. Een sterk werkgeversmerk is niet alleen cruciaal om het juiste talent aan te trekken op een krappe arbeidsmarkt, het maakt je huidige medewerkers bovendien heel erg trots.

Beluister hier de gehele Spod-on Podcast aflevering

Kans 3: Automatisering in HR - Pas de 80/20 regel toe

Ook kleine ondernemingen hebben een HR-beleid nodig. Vanaf het moment dat je medewerkers in dienst hebt, moet je aan een aantal wettelijke verplichtingen voldoen. Er wordt veel meer van een HR-medewerker verwacht in het mkb, omdat er geen verschillende afdelingen zijn voor bijvoorbeeld recruitment of onboarding. Daarom is een HR medewerker in midden- en kleine bedrijven een duizendpoot. Automatisering kan daarbij helpen. Op voorwaarde dat je vertrekt vanuit de medewerker en gebruikersgemak. Automatisering moet frictieloos, intuïtief en makkelijk zijn voor de medewerker. Zorg bijvoorbeeld voor één tool waar iedereen gemakkelijk gebruik van kan maken. 

Hoe groter je bedrijf wordt hoe meer je bewust bezig moet blijven met je medewerkers, en met de menselijke kant van HR. HR in het mkb kiest voor pragmatiek en past het beste de 80/20-regel toe: 80% van de processen die vaak voorkomen worden geautomatiseerd. 20% van de processen die in verhouding minder vaak voorkomen worden niet geautomatiseerd.

Beluister hier de gehele Spod-on Podcast aflevering

Kans 4: Een succesvol verzuimbeleid begint met vitamine A

Hoe ga je om met het toenemend ziekteverzuim? Hoe zorg je ervoor dat mensen vitaal blijven en niet uitvallen? En als er dan toch iemand uitvalt, hoe houd je de rest overeind?  Het is in ieder geval geen goed idee om medewerkers een bonus te geven als ze niet ziek worden. Hoe het dan wel moet? Maak de gezondheid van medewerkers bespreekbaar, maak tijd, zet in op verbinding, installeer een cultuur van vertrouwen, neem én geef verantwoordelijkheid. 

En misschien is Vitamine A wel de allerbelangrijkste hefboom: Aandacht. Uiteindelijk wil elke medewerker gehoord en gezien worden. 

Als een medewerker uitvalt, is het belangrijk om de werkdruk te bewaken bij het team dat het werk moet opvangen. Creëer voldoende rust en trek (tijdelijk) versterking aan om een mogelijk sneeuwbaleffect te vermijden.

Beluister hier de gehele Spod-on Podcast aflevering

Kans 5 : Digitalisering en automatisering gaan hand in hand met humanisering

Digitalisering en automatisering zijn relevant om meer tijd over te houden voor werk dat waarde toevoegt én het kan tijdwinst opleveren voor medewerkers. Het doel van digitalisering en automatisering is met andere woorden niet om met minder mensen te werken, wel om efficiënter te werken. Digitalisering en automatisering gaan hand in hand met humanisering, want je biedt je medewerkers juist kansen om zich ook op andere vlakken verder te ontwikkelen. Het een sluit het ander dus niet uit. Meer nog, in een gedigitaliseerde wereld en op een gedigitaliseerde werkplek is menselijke connectie nog belangrijker geworden. 

Je hoeft overigens zelf geen inhoudelijk expert te zijn om te digitaliseren en automatiseren. Je moet wel weten waar je wil uitkomen en begrijpen hoe de bedrijfsprocessen in elkaar zitten. 

Een flinke portie verandermanagement is cruciaal, maar weet dat je niet iedereen kan meekrijgen. Je moet uitleggen waarom je de volgende stap wilt zetten, welke impact het heeft op je medewerkers en vooral, wat het hen oplevert. Begin altijd met het waarom!

We geven je 7 tips:

  • Het start met een visie
  • Ga voor kleine stapjes: 'slice the elephant'
  • Heb lef en experimenteer
  • Begin eraan, je hoeft de oplossing nog niet te weten
  • Maak het niet te complex
  • Wees eerlijk
  • En zorg dat het leuk is.

Beluister hier de gehele Spod-on Podcast aflevering

Kans 6: Maak ook financieel welzijn bespreekbaar

4 op de 10 Nederlanders heeft financiële zorgen én heeft moeite met rondkomen. Geldzorgen brengt stress met zich mee en die stress nemen medewerkers mee op de werkvloer. Ook financiële zorgen en problemen kunnen tot uitval leiden. Daarom is het belangrijk om het thema bespreekbaar te maken, het gesprek aan te gaan en het taboe te doorbreken. Waar begint en eindigt jouw verantwoordelijkheid als werkgever? Hoever kan, moet, wil, mag en durf je daarin te gaan?

Zes tips:

  • Je hebt als werkgever geen enkele wettelijke verplichting. Maar goed werkgeverschap impliceert dat je met het welzijn van je medewerkers begaan bent, dus ook met het financieel welzijn. Een luisterend oor bieden en doorvragen wat er echt speelt is een goed begin. 
  • Voorkomen is altijd beter dan genezen. Check daarom regelmatig hoe het met je medewerkers gaat en benoem welke signalen je ziet. Durf zelf de vraag stellen hoe het financieel gaat en trek het open als het onveilig voelt voor de medewerker om erover te praten. 
  • Ga op zoek naar wat er nog speelt. Vaak zie je enkel het topje van de ijsberg. Verwijs door als je merkt dat het probleem groter is en zorg dat de belangrijkste stakeholders in je organisatie ook weten naar welke instanties het beste doorverwezen kan worden. 
  • Probeer het probleem niet zelf op te lossen maar bied externe expertise aan. 
  • Kortetermijnoplossingen zoals een voorschot of het betalen van de energiefactuur kunnen medewerkers onbedoeld nog meer in financiële problemen brengen. Vermijd ten alle tijden dat je zelf een schuldeiser wordt van je medewerker en zorg dat je geen onmogelijke verwachtingen creëert. 
  • Je kunt ook overwegen om een sociaal fonds op te zetten waar medewerkers die het moeilijk hebben, kunnen aankloppen. Iedere medewerker die lid is van het fonds, kan vrijwillig een bedrag laten afhouden van het loon om zo collega’s met problemen te helpen.

Onthoud dat financiële problemen iedereen kunnen overkomen. Het is zelden je eigen schuld. Vaak zijn het life events of langdurige arbeidsongeschiktheid die mensen helemaal onderuit halen.

Aflevering zes van de podcastreeks over HR-ondernemen komt 1 december live. De gehele reeks kun je terugvinden op Spod On, het podcastkanaal van Exact

Verlofadministratie, urenregistratie, contracten en correspondentie. Vanaf het moment dat je als ondernemer personeel hebt, heb je te maken met HR-administratie. Om ervoor te zorgen dat je zo min mogelijk handwerk hebt is er nu Exact Online HR. Met onze nieuwe online HR-software beheer je de complete HR-administratie in één platform.

Producttips

Volg HR Praktijk

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste HR-nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.