Zorggroep Alliade combineert HR software met HR outsourcing voor focus op kernactiviteiten

Software en services

‘Samen verder’, zo vat Zorggroep Alliade haar ambitie samen. Alliade is een overkoepelende zorgorganisatie die mensen met een beperking en ouderen zorg en ondersteuning biedt. De  aangesloten stichtingen als Talant, Reik en Meriant maken gebruik van de dienstverlening van Alliade op het gebied van HR, salarisadministratie, automatisering, communicatie en inkoop.

Het gaat goed met Zorggroep Alliade uit Heerenveen. De zorggroep heeft een gezonde financiële positie en barst van de ambities. Een aantal jaar geleden was dat echter anders. Erik Kuik, voorzitter Raad van Bestuur van Zorggroep Alliade: “Alliade heeft mindere tijden gekend, vooral in de jaren 2004 tot en met 2006. Dat had niet zozeer met een gebrek aan geld te maken, maar met onze verouderde en slecht georganiseerde backofficeprocessen.  We moesten echt onze bedrijfsvoering, informatisering en de hele facilitaire functie grondig verbeteren. Hier zijn diverse verbeterthema’s uit voortgekomen.'

Kuik zag dat heel veel processen niet goed waren georganiseerd: “De eerste bewegingen op het gebied van uitbesteding ontstonden in 2006, bij de afdeling Voeding. We zijn begonnen met de processen in kaart te brengen en het benoemen van de strategische functies binnen de organisatie. Welke functies en processen kunnen we kwalitatief zelf goed organiseren en welke zijn niet-strategisch en kunnen beter en goedkoper door marktpartijen geregeld worden? Daarnaast vonden we het belangrijk om de kosten van niet-kernprocessen zoals bijvoorbeeld de salarisadministratie meer variabel te maken.”

“Enkele jaren later hielden we een marktconsultatie voor een nieuw e-HRM systeem. Tijdens dit selectieproces kwam het uitbesteden van de HR- en salarisadministratie ter sprake. Uitbesteding van deze processen was niet primair de scope van het selectietraject maar paste wel bij de organisatie-ontwikkeling waarin we zaten. De HR-afdeling en afdeling Inkoop gaven mij daarom het advies om bij de keuze voor een softwareleverancier ook te kijken naar de mogelijkheden voor uitbesteding. We zijn toen in gesprek gegaan met Raet, omdat Raet een van de weinige leveranciers is die HR-cloud software biedt die plaats- en tijdonafhankelijk te benaderen is én services heeft voor HR outsourcing.”

Harde en zachte opbrengsten in een business case

Inkoop is een van de functies die Alliade als strategisch heeft aangemerkt en zelf in huis heeft. Meindert de Jong is manager Inkoop en Ondersteuning en heeft een belangrijke rol gehad in de besluitvorming voor HR outsourcing: “Als je kiest voor uitbesteding van processen, dan moet je die processen wel voldoende op orde hebben. Met het uitbesteden van slecht georganiseerde processen, verplaats je ze immers naar een externe partij en heb je er alsnog last van in de samenwerking met de insourcende leverancier. Onze personeels- en salarisadministratie was van redelijk niveau om uit te besteden. Wel zagen we dat veel processen, zoals een indiensttreding of een declaratie  efficiënter en sneller konden. De kwaliteit van onze HR-processen moest dus wel aanzienlijk verbeterd kunnen worden met outsourcing.”

De Jong vervolgt: “Raet heeft voor ons een business case gemaakt met daarin een aantal harde en zachtere opbrengsten over meerdere jaren wanneer wij de personeels- en salarisadministratie zouden uitbesteden.  Een business case met concrete kostenbesparingen maar ook een aantal kwalitatieve opbrengsten zoals betere management informatie en een verbeterde HR-service richting onze medewerkers. Daarnaast hebben we met Raet veel aandacht besteed aan de definitie van veel voorkomende situaties en wie in deze situaties waar verantwoordelijk is.  Deze stap in het proces kost veel tijd maar levert wel veel duidelijkheid in de samenwerking met elkaar op. Uiteindelijk hebben we deze afspraken vastgelegd in zogenaamde dienstensheets.”

Kuik vertelt dat Alliade in het selectietraject ook goed gekeken heeft naar het productportfolio van Raet: “Ik vind het belangrijk dat softwareleveranciers toekomstbestendig zijn en een duidelijk beeld schetsen welke nieuwe ontwikkelingen op de roadmap staan. Raet heeft ons hier goed in meegenomen. We wilden onze HR-processen versnellen en verbeteren. Daarom hebben we met Raet gekeken naar de mogelijkheden van Youforce HR Self Service waarmee we allerlei mutatieprocessen met behulp van een workflow efficiënt kunnen uitvoeren. Raet biedt een groot aantal standaardformulieren en workflows, gebaseerd op ‘best practices’ uit de markt.”

“Daarnaast vonden we het belangrijk dat de HR-software ons ging helpen bij de wat meer strategische HR-processen zoals performance management. We zijn dit jaar gestart met de uitrol van Youforce Performance Management waardoor we beter kunnen sturen op de resultaten van de HR-gesprekkencyclus en uiteindelijk de performance van de hele organisatie. Het mooie van Youforce is dat het een echte cloudoplossing is waardoor medewerkers en managers tijd- en plaatsonafhankelijk toegang hebben tot de benodigde HR-informatie”, vult Kuik aan.

Een goede voorbereiding loont!

Alliade maakt nu ruim drie jaar gebruik van de dienstverlening en HR-software van Raet. De Jong: “De voorbereiding bij de overgang naar outsourcing kost gewoon tijd. Pak die tijd ook, adviseer ik altijd, want je hebt er daarna profijt van bij de uitvoering. Zo hebben we veel tijd gestoken in het valideren van de businesscase en het maken van contractafspraken c.q.  de dienstensheets. Daarnaast vraagt uiteraard de overgang van medewerkers naar Raet een zorgvuldige begeleiding en communicatie.”

Kuik is tevreden over dit proces waarbij de meeste medewerkers van Alliade overgingen naar Raet: “Ik vind het erg belangrijk dat een ‘insourcer’ bereid is om mensen over te nemen. Dit betekent echter niet dat een leverancier iedereen moet overnemen. Je moet als uitbestedende organisatie zelf van tevoren maatregelen nemen. Anders loop je het risico dat het resultaat van het proces dat je hebt uitbesteed, niet verbeterd is.  Bij Raet hebben de goede mensen bovendien veel meer loopbaanperspectief omdat e-HRM en salarisadministratie voor Raet corebusiness zijn!”

De Jong vertelt dat de meeste beloftes uit de business case zijn gerealiseerd: “We besparen nu een paar ton per jaar en onze medewerkers hebben met Youforce de regie over hun eigen HR. Het belangrijkste is echter dat onze HR-processen aanzienlijk zijn verkort en verbeterd.” Kuik vult hem aan: “We vinden het belangrijk dat een partner zoals Raet ons hierin blijft uitdagen. We verwachten dus een proactieve houding van Raet als wij nog verbeterslagen kunnen maken in HR-processen en bijvoorbeeld te veel digitale parafen zetten op formulieren. Dat vind ik heel belangrijk aan partnership: een leverancier die meedenkt en kritisch en proactief is naar haar klanten!”

Over Zorggroep Alliade

Zorggroep Alliade biedt basiszorg aan mensen met een beperking en aan ouderen. Daarnaast biedt de zorggroep gespecialiseerde zorg aan mensen met een verstandelijke beperking én psychiatrische problematiek.. Alliade bestaat uit Talant, Meriant, Reik, WIL, Zorgkompas, BaanPlus en Support&Co. Er werken ongeveer 7.000 mensen bij Alliade op verschillende locaties in Friesland en Groningen.

Download de whitepaper : Antwoord op 7 veelgestelde vragen over HR outsourcing
Overweegt u uw HR-processen uit te besteden en wilt u weten wat dit voor uw organisatie betekent en waar u op moet letten? In deze whitepaper van Raet krijgt u antwoord op zeven veelgestelde vragen over HR outsourcing.