Roompot vaart wel bij flexibele loonverwerking

Bijna vijf jaar na de ingrijpende veranderingen op zijn afdeling stelt Hoofd Loonadministratie Ronald Ferdinandus vast dat de nieuwe werkwijze goed is ingeburgerd. Het leven van hem en zijn drie medewerkers op het hoofdkantoor van Roompot in het Zeeuwse Middelburg is daarbij een stuk relaxter geworden. “Sinds we in huis verlonen, werken we veel flexibeler. We kunnen nu elke dag loonberekeningen maken, op het moment dat het jezelf het beste uitkomt. We zitten niet meer vast aan bepaalde dagen, dat heeft het werk veel prettiger gemaakt. De druk en de stress zijn er nog wel, maar aanzienlijk minder.”

Hij werkt al vijftien jaar bij Roompot op de loonadministratie en heeft de oude situatie nog goed voor ogen. Maandelijks worden de circa 500 vaste medewerkers en de ongeveer 1600 seizoenskrachten, oproepkrachten en stagiaires van de veertig vakantieparken uitbetaald. Dat zijn gemiddeld ruim tweeduizend loonstroken. De salarisverwerking is een tamelijk complexe bezigheid door het grote aantal wisselende medewerkers met vaak variabele uren. Mutaties zijn onvermijdelijk.

“Vier dagen van tevoren moesten wij voor 18.00 uur alle gegevens aanleveren”, memoreert Ferdinandus. “We konden dan geen mutaties meer doen. Twee dagen later kregen we de loonstroken ter controle. Maar fouten konden we niet direct corrigeren, dan moesten we die betalingen eruithalen en een maand opschorten.”

Dubbel voordeel

Het was het systeem dat al in 2003 was ingevoerd, een jaar nadat hij in dienst kwam bij Roompot. Hij was er toch tevreden over, met name vanwege één onderscheidende factor. “We hadden een flexibel pakket, vooral qua schermen. Er zaten velden in die we konden verwijderen om die ruimte voor andere gegevens te gebruiken.”

Dat liep bijna tien jaar lang wel prima. Totdat de salarisverwerker medio 2012 kwam met de mededeling dat de stekker uit het pakket werd getrokken. “Het alternatief waarmee ze kwamen was in onze ogen een achteruitgang. Het was veel minder flexibel dan wij hadden. Er kwamen bovendien vaste schermen. Het pluspunt viel dus weg, terwijl er wel een flink prijskaartje aan hing. We besloten daarom verder te kijken.”

Roompot kwam bij de cloudoplossing Personeel & Salaris van Unit4 uit. “Zij boden de flexibele mogelijkheden die wij wilden tegen een gunstige prijs. Het bracht ons dubbel voordeel.” Een nog voordeliger pakket overwoog hij niet. “Dan moet je vier tot vijf mensen aannemen en ben je daar weer veel kosten aan kwijt.”

Met het nieuwe pakket bespaart Roompot ruim 25.000 euro per jaar op de verwerkingskosten en boekt daarnaast veel tijdwinst. De salarisadministrateurs zijn twee tot drie dagen per maand minder kwijt aan het verwerken van de mutaties en kunnen die tijd aan ander werk besteden. Het flexibele scherm is echter definitief verleden tijd, dat wordt niet meer geleverd. Ferdinandus heeft er vrede mee en vergelijkt het met airconditioning in een auto. “Als je het nooit hebt gehad, mis je het niet. Maar wanneer je eraan gewend raakt, wil je het in je volgende auto ook.”

Mooi moment om op te schonen

Unit4 bood twee opties aan voor het in huis verwerken: op een eigen server of in de cloud bij de leverancier. “Investeren in een eigen server is wellicht iets voor echt grote bedrijven. Je bent dan snel 100.000 euro verder, hebt een specialist nodig en moet backups maken. Bij de cloudoplossing doet Unit4 dat allemaal. Daarom kozen we daarvoor. Het ontlast ons financieel en we hebben geen zorgen over updates en veranderende regelgeving.”

Ferdinandus ging op cursus bij Unit4 om zich het nieuwe pakket eigen te maken. Hij deed daar nuttige basiskennis op, maar het echte werk leerde hij samen met een consultant in de praktijk, tijdens de implementatie. “Dat leverde heel veel kennis op, want dan zit je echt in de Roompot-omgeving.”

Die beginfase duurde bijna vier maanden. De consultant van Unit4 kwam regelmatig langs om de voortgang te bespreken. De zorgvuldige implementatie heeft Ferdinandus als bijzonder prettig ervaren. “Een loonpakket inrichten is niet iets wat je zomaar doet. In de periodes tussen de bezoeken van de consultant kon ik zaken laten bezinken om mijn wensen bij een volgende afspraak te bespreken.”

Roompot koos er voor om alle personeelsgegevens opnieuw in te voeren via de reguliere import van Unit4. “Het was een mooi moment om op te schonen. Wij berekenden veel in Excel. In de loop der jaren sluipen er dan allerlei ongewenste componenten in. Bij Unit4 kunnen we volstaan met basisgegevens waarna de berekeningen automatisch plaatsvinden. Zo slaan we de stap met Excel over.”

In twee etappes

Het leven van de salarisadministrateur is er dus aangenamer op geworden. Waar voorheen vier dagen van tevoren de administratie op orde moest zijn, kunnen nu tot het laatste moment mutaties doorgevoerd worden.“We houden daarvoor een termijn van vier uur aan voordat we daadwerkelijk de betaling in ons telebankierpakket zetten. En dat is een ruime zekerheid die we zelf aanhouden.” 

Wanneer hij op de loonstrook een fout ziet, hoeft hij de betaling geen maand uit te stellen maar voert direct de correctie door. Hij ziet immers de loonstrook al op een ander scherm tijdens de invoer. Die loonstrook ontvangen de medewerkers in hun digitale HR-portaal, printen is niet meer nodig.

Door de flexibiliteit in het pakket kan hij de salarisverwerking in twee etappes doen. “We hebben heel veel stagiaires in dienst. Die salarisgegevens draaien, verwerken en controleren we eerst. Dan hoeven we daar niet meer naar om te kijken. En als er dan toch nog een fout in blijkt te zitten, kan ik het tot het laatste moment heel eenvoudig aanpassen. Ik kan nu alvast 1999 loonstroken draaien, de tweeduizendste doe ik dan morgen wel even. In de oude situatie moest ik nu alles draaien, dan maar geen correcte tweeduizendste loonstrook.”

Op de donderdagavond, wanneer er niet wordt gewerkt, vindt het onderhoud door Unit4 plaats. Ferdinandus ziet dat ook als een vorm van besparing en ontzorging. “Als we dat in eigen beheer zouden doen, zou dat in kantoortijd moeten of overuren kosten.”