IT-bedrijf CSC digitaliseert personeelsdossiers en creëert uniforme HR-omgeving
Met 98.000 werknemers is CSC een van ’s werelds belangrijkste aanbieders van IT-diensten op het gebied van zakelijke en technologische veranderings- en innovatietrajecten in de profit en non profit sector. Het gebruik van uiteenlopende rapportage- en administratieve tools en processen voor HR-doeleinden stond snelle en effectieve rapportage echter steeds meer in de weg.
Daarom besloot CSC de personeelsinformatie te standaardiseren en inzichtelijker te maken en de Global SAP for Finance-omgeving uit te breiden met een HR-module, om ook deze functie op een wereldwijd uniforme leest te schoeien.
Diana Berghorst, Manager HR Operations van CSC, licht toe: “We bouwen momenteel een Shared Services Centre voor HR dat ons op eenduidige wijze toegang geeft tot consistente digitale HR-gegevens. CSC rolt die nieuwe HR-omgeving wereldwijd uit. SAP HR brengt uniformiteit in de HR-processen die nu nog per land verschillen, rekening houdend met specifieke lokale wetgeving en behoeften.”
Personeelsdossiers alleen op papier
Een probleem was dat de personeelsdossiers voor een groot deel alleen op papier bestonden. Alle CSC-landen kregen het verzoek de bestaande papieren personeelsdossiers in digitaal formaat om te zetten, zodat ze in de nieuwe wereldwijde HR-database van CSC kunnen worden geladen.
“We kenden Iron Mountain als onze datastorage-leverancier,” vertelt Berghorst. “Bovendien hadden onze collega’s in Engeland goede ervaringen opgedaan met deze leverancier bij het scannen van hun dossiers. Het hebben een offerte aangevraagd, die we vervolgens accepteerden.”
Dossiers scannen
Een gemiddeld personeelsdossier bevat 60 tot 100 bladzijden informatie in de vorm van sollicitaties, arbeidsovereenkomsten, functiebeoordelingen, autolease-contracten, promotiebevestigingen, enzovoort. De rol van Iron Mountain behelsde het ophalen en verpakken van de papieren dossiers en het off-site scannen en indexeren. Na twee weken werden de dossiers weer terugbezorgd bij CSC, samen met een DVD met daarop in Visio-formaat de nieuwe gedigitaliseerde dossiers
Formaat en naamgeving van de gescande dossiers moesten voldoen aan de voorschriften die CSC hiervoor wereldwijd heeft opgesteld en die via de CSC projectleider in Duitsland aan Iron Mountain werden doorgegeven. Elk dossierbestand kreeg een uniek medewerkersnummer plus een inhoudsbeschrijving. Na het scannen werden de diverse documenten in de betreffende elektronische mappen van het digitale dossier van de medewerker gezet.
Beveiligingsmaatregelen
Berghorst: “Iron Mountain bracht veel kennis en ervaring in het project in. En ze informeerden ons uitgebreid over de beveiligingsmaatregelen die tijdens het scanproces zouden worden genomen. We hebben die informatie gebruikt om onze ondernemingsraad te informeren en hun zorgen over hoe zou worden omgegaan met deze vertrouwelijke gegevens weg te nemen.”
Met de voltooiing van het scanproject is Nederland een van de eerste CSC-landen die voldoet aan de eisen voor implementatie van de nieuwe digitale HR-omgeving. Deze omgeving biedt een helder overzicht van personeelsgegevens in een consistent formaat en maakt die gegevens snel en eenvoudig toegankelijk voor bevoegde HR-medewerkers.
