Gemeente Zwolle zet Talenten Motivatie Analyse in voor nieuwe teamcultuur

Reorganisatie van het sociaal domein

Karin van der Veer is nauw betrokken bij de vorming van sociale wijkteams, waarin gemeente Zwolle samenwerkt met verschillende zorg- en welzijnsinstellingen om de zorgtaken goed te kunnen uitvoeren. “Toen we dit in 2014 gingen voorbereiden hebben we TMA ingezet. Medewerkers konden zich totaal geen goede voorstelling maken van wat een sociaal wijkteam zou zijn. Het was immers een totaal nieuw concept. Er werd wel veel over gesproken, maar wat leden van het team concreet zouden moeten doen was niet helder. De sociale wijkteams zouden organisch worden vormgegeven. Je zag dat medewerkers hier verschillend mee omgingen, er was veel enthousiasme maar ook nervositeit. Want het werk verschoof en het was niet helemaal duidelijk wat er verwacht werd.

Met TMA konden we zien wie een mooie match zou zijn voor de nieuwe organisatie. We hebben de profielen voor generalist naast onze eigen profielen. Ook de HR-afdelingen van de externe organisaties, Jeugdzorg en Travers, MEE en de Kern, zijn in TMA meegenomen vanuit het idee dat het een mooi instrument is om zicht te krijgen op je talenten en dat het fijn is als je dat aan je medewerkers kunt geven.”

Marcella Rijkschroeff vult aan: “Bij de gemeente is de visie op talentmanagement, parallel aan de decentralisatie, ook veranderd de laatste twee, drie jaar. De omgeving is dynamischer, de vraag is niet: In welke functie past iemand? maar: Hoe zet je zijn talent zo goed mogelijk in? Dat kan ook in verschillende verbanden. Wij proberen verbinding te leggen met de stad, willen met organisaties in de gemeente samenwerken. We merkten echter dat allerlei assessments niet aansloten bij de behoeften die we daarin hadden. Met TMA zijn we meer naar de talenten gaan kijken. Wij geloven dat mensen aan kunnen sluiten bij verschillende rollen of een opgaven. Dan is het gesprek over talent gemakkelijker. We hebben daarom eerst competentieprofielen gemaakt voor de wijkteams.”

Karin: “De reorganisatie van de sociale wijkteams was natuurlijk een heel heftige tijd. Ineens moesten we met vijf organisaties de sociale wijkteams vormgeven. Dat vraagt veel van ieders creativiteit en betrokkenheid. Met de TMA’s in de hand hebben we binnen gemeente Zwolle heel goede gesprekken gevoerd. Je zag dat de mensen inzicht in eigen talenten en drijfveren kregen en een goede afweging konden maken of de komende periode bij hun paste."

TMA bespreken in teams

We zijn nu een jaar of twee verder. Gemeente Zwolle ontwikkelt zich steeds meer als netwerkorganisatie. Wordt TMA nog steeds gebruikt? Marcella: “Ja, in alle geledingen van de organisatie. Ik denk dat van de ongeveer 1000 medewerkers zo’n 600 een TMA hebben gemaakt.” Karin legt uit: “Maar we hebben de werkwijze wel aangepast. We hebben een training ontwikkeld om de TMA’s in teams, ongeveer 25 mensen, te bespreken We geven nog steeds de voorkeur aan een persoonlijke uitleg, met daarna een aanvullende training. Als je talenten bespreekt in het hele team, heeft iedereen namelijk inzicht in de aanwezige talenten. Bovendien valt wat er in het team speelt vaak op zijn plaats. Er wordt dan ook heel wat gelachen in die groepssessies. De waarde van TMA ligt voor mij in de teams. Het is een prachtig instrument om teams te bouwen en een cultuur neer te zetten. Vooral bij samengestelde culturen, van organisaties die met elkaar gaan samenwerken maar van elkaar verschillen qua hiërarchie, omgaan met afspraken, teamoverstijgende taken en waar de werkgever de verantwoordelijkheid neerlegt.”

Karin grijpt nog even terug naar de sociale wijkteams. “Iedereen die nu nieuw instroomt maakt een TMA. In de teamtrainingen zoeken we vervolgens de verbinding op drijfveren en competenties, want we willen een sfeer kweken waarin mensen weten dat het niet erg is als je iets niet kunt. Als je elkaars talenten kent, kun je er samen voor zorgen dat taken worden neergelegd bij mensen die er blij van worden. We willen niet dat mensen leeglopen, want ze zetten zich allemaal al zo ongelofelijk in.”

Talenten versus gedrag

Beiden zijn het erover eens dat het belangrijk is duidelijk te maken dat TMA niet gaat om wat je kunt of wat je doet, maar om wat je leuk vindt en waar je energie van krijgt. Karin: “We merken dat die verwarring op de loer ligt en dat is een gevaar, want dan wordt er ook snel een waardeoordeel aan gekoppeld. Nadat ik zelf de TMA had gemaakt snapte ik precies hoe het werkt: ik kan goed plannen, maar ik word er heel moe van, want het zit niet in mijn talenten.” Marcella vult aan: “Je moet talenten en drijfveren scheiden van gedrag. Daarom geven we mensen ook niet zelf hun TMA om ermee aan de slag te gaan, maar bespreken hem persoonlijk, in de teams of allebei. De kans op die verwarring is te groot. Met zo’n Talentenkompas in Performance Management software van Raet wordt het werken met TMA veel simpeler denk ik, dan komt het veel sneller terug bij gesprekken.”

Verder met TMA

Hoe is de link van TMA met Performance Management? Marcella: “Als ik gesprekken heb met medewerkers, pak ik de TMA er altijd bij. Het moet een gezamenlijke taal worden, dat heeft tijd nodig. Je moet er bewust mee omgaan om het te borgen in de organisatie. Daarom hebben we nu ook teamcoaches in eigen huis en intervisieleiders. Na het experiment, zitten we nu in een tijd van borging. Dat kost tijd, dat vraagt inzet.” Karin: “Dat zie ik ook in de wijkteams. Je moet steeds weer tijd en ruimte creëren om TMA onderdeel te maken in de teamcultuur. Er steeds weer over praten, die begeleiding en aandacht is nog heel hard nodig.”

Marcella knikt: “TMA is leuk, veel medewerkers zien het echt als een cadeautje, maar ermee werken is de uitdaging. Na de teamtrajecten gaan we TMA nu inzetten om voor individuele personen perspectief te vinden in de nieuwe organisatie. Mensen die al bij ons werken maken de TMA op vrijwillige basis. Soms weten ze er niet van en komt het in een gesprek met de leidinggevende naar voren, als in een gesprek over het nieuwe Strategische Personeels Plan (SPP) blijkt dat de medewerker voor een uitdaging komt te staan. Ook in ons loopbaancentrum wordt TMA veelvuldig gebruikt ter ondersteuning van een traject.

De eerste jaren waren vooral de TMA-experts actief in het uitvoeren van de TMA’s, maar nu willen we dat de leidinggevenden dat gaan overnemen. Ze moeten daarvoor wel TMA kennen natuurlijk. Voor de nieuw instromende managers hebben we een profiel opgesteld. Het moeten echte people managers zijn: ontwikkelingsgericht, verbinding kunnen leggen en vertrouwen geven aan het team. Ze moeten voorbeeldgedrag tonen en natuurlijk de gesprekken kunnen voeren. Enerzijds vragen we van ze dat ze hun team inspireren, anderzijds ook dat ze hen aanzetten om resultaten te behalen.”

Vooruitkijken

Het SPP is een volgende stap in het vormgeven van gemeente Zwolle als netwerkorganisatie. Marcella: "De organisatie is compacter, we doen het met minder mensen vergeleken met drie jaar geleden. We zijn daardoor ook wendbaarder. We willen een partner in de regio worden. Het SPP is een managementinstrument om de organisatie daarheen te kunnen sturen. We zetten een stip aan de horizon, kijken drie jaar vooruit. De directie zit heel erg op de lijn van: Wat willen we dan hebben bereikt? Wat is er qua talent in huis Wat hebben we nodig? Zo is TMA een manier om te bepalen, ook voor andere partnerorganisaties, op wie we onze munten inzetten. Dan zijn er vier mogelijkheden:

1. Je bent goed in je werk en je hebt wat er nodig is in de komende drie jaar.
2. Je bent goed, maar er is een ontwikkelvraagstuk.
3. Je kunt het wel, maar het ligt niet in je talenten, dan is er een loopbaanvraagstuk.
4. Je hebt niet de talenten die nodig zijn om de doelen van de organisatie te bereiken.

Dat betekent dus dat TMA ook een hulpmiddel is voor het gesprek bij uitstroom. Dat kan een medewerker dus moeilijk als cadeautje zien, vooral niet in het begin, maar later wel, als het nieuwe perspectief is gevonden.”

De voordelen van TMA

• Geeft handvatten voor een doelgericht gesprek
• Teams gaan praten over elkaars talenten en hoe ze elkaar kunnen aanvullen
• Het wordt bij teams snel duidelijk waar ze wel en geen talent voor hebben
• TMA is herkenbaar voor medewerkers. Het creëert een gemeenschappelijke taal, die in gesprekken steeds weer terugkomt

Gemeente Zwolle

De gemeente Zwolle is de hoofdstad van Overijssel. De Hanzestad telt meer dan 125.000 inwoners en is daarmee de tweede stad van Overijssel, na de stad Enschede.

Ga voor meer informatie over dit onderwerp naar www.raet.nl/talentmanagement