De Onderwijsspecialisten maakt medewerkers eigenaar van eigen HR-gesprekscyclus

Interview met Willie Vrieler, Senior P&O-adviseur bij De Onderwijsspecialisten

Om het ontwikkelproces van medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen maakt De Onderwijsspecialisten gebruik van de Performance Management software van Raet.

De professional aan zet
Willie Vrieler, Senior P&O-adviseur bij De Onderwijsspecialisten heeft de afgelopen jaren veel veranderingen in het speciaal onderwijs gezien. De Onderwijsspecialisten moet haar kennis van lichamelijke beperkingen en gedragsproblemen bij kinderen steeds meer ‘verkopen’ aan scholen uit het reguliere onderwijs. Vrieler: “Er worden hogere eisen aan onze specialisten gesteld. We investeren daarom veel in de competenties van onze medewerkers. Zij bepalen de kwaliteit van het onderwijs en uiteindelijk het succes en de continuïteit van onze organisatie.”

'We gebruiken de HR-cloudoplossing Performance Management van Raet om medewerkers meer eigenaarschap te geven over hun ontwikkelperspectief'

Vrieler vertelt dat performance management een van de beleidsinstrumenten is om deze kwaliteitsslag te maken: “We hebben vorig jaar onze gesprekscyclus nieuw leven ingeblazen. We vinden het belangrijk dat medewerkers zelf aan het roer staan van hun talent- en competentieontwikkeling. We willen graag de mobiliteit van onze specialisten verhogen en medewerkers breed en flexibel inzetbaar houden op de verschillende scholen. Daarnaast blijven we graag een specialist in het speciaal onderwijs. Onze professionals zijn daarom continu bezig met hun ontwikkeling. We gebruiken de HR-cloudoplossing Performance Management van Raet om medewerkers meer eigenaarschap te geven over hun ontwikkelperspectief. Ofwel: onze professionals zijn zelf aan zet.”

Medewerkers zelf aan de slag
Vrieler weet hoe belangrijk het is dat medewerkers met plezier aan hun professionalisering werken: “We willen graag dat medewerkers de lead pakken in de gesprekscyclus. Zij moeten zelf nadenken over hun doelstellingen of hun persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) invullen.”
Bij de invoering van de e-HRM software van Raet besteedde De Onderwijsspecialisten veel aandacht aan het beleid voor de gesprekscyclus. Vrieler: “Het is belangrijk dat organisatiedoelstellingen herkenbaar zijn voor medewerkers. Daarom hebben we aan alle schooldirecteuren gevraagd om de inhoud van de gesprekscyclus te baseren op de speerpunten en de belangrijkste ontwikkelingen van hun school voor de komende jaren. Vervolgens kiezen medewerkers zelf hoe zij hieraan het beste kunnen werken en komen ze met een voorstel naar hun leidinggevende.”

'Medewerkers leggen in het systeem zelf vast aan welke competenties en ontwikkelpunten zij gaan werken'

Om draagvlak te creëren bij medewerkers en leidinggevenden hebben de afdeling P&O en het projectteam een tour langs alle scholen in de verschillende regio’s gehouden. “We hebben samen met directies presentaties gegeven over ons performance management beleid, gevolgd door een ‘knoppencursus’ over het systeem van Raet.”

Medewerkers leren tijdens de cursus hoe ze een planningsgesprek voorbereiden en inplannen. Vrieler: “Ze maken in de Performance Management module zelf een agenda voor het planningsgesprek en leggen vast aan welke competenties en ontwikkelpunten zij gaan werken. In de module staan standaardvragen die de medewerker helpen. Waar wil ik over twee jaar staan? Op welke punten wil ik mezelf ontwikkelen? Wat heb ik hiervoor nodig? Zodra de medewerker alles heeft vastgelegd, krijgt de leidinggevende een signalering en een taak in zijn ‘to-do-list’ dat er een concept agenda klaarstaat. De leidinggevende vult deze concept agenda aan. Daarna gaan medewerker en manager met elkaar in gesprek.”

Continu ontwikkelproces
Vrieler is enthousiast over de toegevoegde waarde van de Performance Management module van Raet: “Het systeem helpt medewerkers na te denken over hun ontwikkeling en competenties. Ze dragen zelf de agendapunten voor hun gesprekscyclus aan. De digitale ondersteuning van de gesprekscyclus maakt hen bewuster voordat ze het gesprek met hun leidinggevende aangaan. Medewerkers kunnen in het systeem ook feedback initiëren. Als ze vanuit het systeem een vragenlijst uitsturen naar collega’s en de directe leidinggevende, krijgen ze in een grafisch overzicht hun eigen scores te zien, vergeleken met de feedback van anderen. Dit zorgt vaak voor concrete input voor het persoonlijk ontwikkelingsplan.”

'Digitale ondersteuning van de gesprekscyclus maakt medewerkers bewuster voordat ze het gesprek met hun leidinggevende aangaan'

Volgens Vrieler zijn nog niet alle planningsgesprekken gevoerd en vastgelegd. “Maar het begin is er. Het is mooi om te zien dat collega’s elkaar op sleeptouw nemen om aan de slag te gaan. Ik ben vooral tevreden dat Performance Management  van Raet onze professionals helpt bij het opstellen van een agenda en de structurele voorbereiding van het planningsgesprek. Ze zijn zelf portefeuillehouder. Als ze bijvoorbeeld een lesobservatie hebben gehad, dan leggen ze zelf de vervolgacties vast in het systeem. Hierdoor ontstaat een continu ontwikkelproces waar de medewerker volledig eigenaar van is.”

De voordelen van de Performance Management module, volgens Willie Vrieler:

• De module Performance Management biedt veel flexibiliteit om de gesprekscyclus met eigen terminologie, beleid en competenties in te richten.
• Medewerkers hebben zelf de regie over hun ontwikkeling. Ze kunnen eigen formulieren en vragen in de cyclus toevoegen.
• Het systeem ondersteunt eigen gesprekswijzers.
• De module beschikt over signaleringen, via een e-mail of takenlijst. Bijvoorbeeld bij een statuswijziging of als een nieuw gesprek wordt aangevraagd.
• Er zijn uitgebreide feedbackmogelijkheden, met grafische ondersteuning van de resultaten.
• Diverse managementrapportages geven inzicht in het aantal opgestarte en afgeronde gesprekken. Ook geven de rapportages weer wat de gemiddelde scores per afdeling en medewerker zijn.
• Software as a Service: medewerkers kunnen plaats- en tijdonafhankelijk met de software van Raet aan hun ontwikkeling werken.

Over De Onderwijsspecialisten
De Onderwijsspecialisten biedt onderwijs op 21 scholen in de regio’s Arnhem, Zuidwest-Veluwe, Liemers, Achterhoek en Stedendriehoek en begeleidt leerlingen en hun leraren binnen het regulier onderwijs. Samen met partners in het onderwijs en de zorg zoekt De Onderwijsspecialisten naar de beste oplossing om leerlingen de ondersteuning te bieden die nodig is. Er werken ruim 1.300 medewerkers.

Lees meer in de Raet HR Benchmark 2016

Welke ontwikkelinstrumenten waarderen medewerkers het meest? En hoe gaan andere organisaties om met de gesprekscyclus? Lees er meer over in het Raet HR Benchmark 2016 talentmanagement onderzoeksrapport.
Download het onderzoeksrapport