Door: Daan Breukhoven, mediator

Het beste moment om de inzet van mediation te overwegen is wanneer er situaties dreigen die persoonlijke irritaties op de werkvloer welhaast onvermijdelijk maken. Denk aan die medewerker die ’s avonds thuiskwam en enige ‘irritatie’ ervoer omdat de openstaande vacature waarvoor hij niet gevraagd werd, ingevuld bleek door ‘die nieuwe collega’ in plaats van hemzelf. Hij voelde zich niet erkend voor zijn jarenlange dienst en meldt zich ziek.

‘De cruciale vraag is hoe ingenomen standpunten kunnen worden omgebogen naar gemeenschappelijke belangen’

En wat dacht je van de opeens chagrijnige, voorheen immer vrolijke, verbindende werkneemster in het team. Met als resultaat na maanden van aanmodderen: botsende ego’s en een verstoorde communicatie in het hele team. De reden? Haar vrouw heeft haar verlaten. Wat niemand wist omdat zij zich belemmerd voelde dit te delen vanwege een nooit uitgesproken ‘irritatie’.

Of neem het geval van een forse reorganisatie in het kader van bezuinigingen: de functie van een ervaren manager staat - na jaren in de top 50 van het bedrijf te hebben gefunctioneerd - op de tocht. Werkgever weet: exit. Werknemer denkt: ik wil niet weg. Er moet dus iets gebeuren. Met wederzijds goedvinden wordt met mediation toegewerkt naar een vaststellingsovereenkomst waarover beide partijen tevreden zijn.

Gemeenschappelijk belang van partijen

De cruciale vraag in deze gevallen waarin ook een gemeenschappelijk belang van partijen ligt, is hoe ingenomen standpunten kunnen worden omgebogen naar die gemeenschappelijke belangen. Als dat vroegtijdig wordt (h)erkend, kan dat de organisatie niet alleen veel gedoe schelen, maar ook kosten besparen.

Want een ziekgemelde medewerker kost de organisatie gemiddeld € 450 per dag. Een transitievergoeding bij ontslag kost de organisatie 1/3 maandsalaris per gewerkt jaar (maximaal € 89 duizend). Met daarbinnen een bandbreedte aan mogelijke kosten waar amper baten tegenover staan. Hierin zijn niet inbegrepen de kosten van advocaat en griffierechten, al snel € 5.000 tot € 8.000 exclusief btw per partij, en een proces van minstens een jaar.

Daarbij worden zaken onder de rechter vaak alsnog ‘op de gang’ geschikt. En dat terwijl een gemiddelde - niet gecompliceerde - arbeidsmediation met 12 uur aan tafel plus aanpalende werkzaamheden totaal op circa € 3.500 exclusief btw voor beiden partijen samen kan uitkomen. Overigens draagt de werkgever in arbeidszaken veelal de kosten.

Harde verjuridisering van conflicten

Niet dat mediation altijd dé oplossing is. Er blijven geschillen die de uitspraak van een rechter behoeven. Maar vele soorten zaken zijn geschikt voor mediation, mits partijen gezamenlijk bereid zijn zich in te zetten voor een oplossing én onderhandelingsruimte (mandaat) hebben van hun organisatie of die kunnen creëren. Arbeidsmediation kan organisaties en hun medewerkers vaak veel meer opleveren dan de harde verjuridisering van conflicten.

Mediation heeft kans van slagen als de relevante indicatoren zich voordoen en er bijvoorbeeld sprake is van:

• verstoorde communicatie;
• met het volle gewicht op standpunten blijven staan;
• gebrek aan erkenning over en weer;
• botsende ego’s;
• resultaats- of inspanningsverplichtingen;
• ruis op het gebied van verantwoordelijkheden of arbeidsvoorwaarden;
• eenzijdige beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

In die gevallen bestaat er een grotere kans op conflicten op de werkvloer en ziekteverzuim met alle (kostbare) gevolgen van dien. In het licht van kosten en baten is mediation altijd het overwegen waard, omdat daarbij wordt uitgegaan van een ‘win-win’ situatie. Zo luidt de officiële definitie van mediation: “een vorm van bemiddeling in conflicten, waarbij een neutrale bemiddelingsdeskundige, de mediator, de communicatie en onderhandelingen tussen partijen begeleidt om vanuit hun werkelijke belangen tot een gezamenlijk gedragen en voor ieder van hen optimale besluitvorming te komen”.

Voor arbeidsgeschillen zie ik als aanvullende indicatoren om mediation te overwegen:

1. Partijen willen samen hun geschil oplossen;
2. Er is sprake van onderhandelingsbereidheid;
3. Partijen willen een snelle oplossing;
4. Er is vaak sprake van een langdurige relatie;
5. Partijen willen zelf de inhoud van de oplossing bedenken of in ieder geval hier actief aan bijdragen.

Wanneer komt mediation nog op tijd?

Conflicten worden onderverdeeld in een aantal fasen. Voor het gemak beperk ik mij tot drie hoofdfasen. De eerste is de rationele fase: er is een probleem en dat is nog samen op te lossen. de tweede is de emotionele fase: er is strijd en er is al sprake van kans op winst of verlies. Als derde is er de vechtfase: er is oorlog en er is sprake van winnaars en verliezers. Het is al bijna niet meer mogelijk om tot een oplossing te komen.

Het heeft zeker zin om met elkaar te praten tijdens de eerste twee fases. Want communiceren en onderhandelen kunnen dan nog effectief zijn. In de derde fase zijn agressie en vijandigheid troef, en wordt praten steeds moeilijker. Wanneer managers, leidinggevenden, maar ook de ‘conflictvaardige’ werknemer deze fases herkennen, kan mediation de moeite waard zijn.

De mediation begint bij de verwijzing

Jij als verwijzer bepaalt niet de inhoud - evenmin als de mediator-, maar wel het proces. Als verwijzer kun je de partijen laten ervaren hoe een mediator werkt. Mediation is kort en goed een begeleid onderhandelingsproces, zoals de definitie hiervoor beschrijft. Voor een goede en kansrijke verwijzing naar een mediator zijn de belangrijkste praktische stappen:

1. Informatie geven over mediation, wat het is, hoe het werkt, wat de voordelen zijn;
2. De onderhandelingsbereidheid bij beide partijen onderzoeken en bevorderen;
3. De onderhandelingsruimte bespreken (zonder enige onderhandelingsruimte kan er geen beweging zijn, en heeft mediation geen zin);
4. Zorgen dat de juiste (conflict)personen straks aan tafel komen bij de mediator;
5. De conflictpersonen voorzien van een mandaat en beslissingsbevoegdheid om een deal te sluiten;
6. Een zekere stevigheid tonen in het leiden van het (verwijzings-)proces.

Het is voor iedere organisatie van belang mediation op de werkvloer als instrument beschikbaar te hebben. Los daarvan loont het om het personeelsbeleid tegen het licht houden en de organisatie te toetsen op conflictvaardigheid. Daarmee voorkom je onnodig gedoe en hoge kosten wanneer een hard juridisch geschil onvermijdelijk is, en wordt arbeidsmediation tijdig erkend als volwaardig alternatief wanneer iedereen nog met elkaar praat.