Door: Melissa Schouman, coach

Menig HR-professional vindt het interessant om informatie over werkdrukverlaging tot zich te nemen. Soms wordt dit nog weleens actief gedeeld met teamleiders in de organisatie. Maar het écht zelf beetpakken om er directe impact mee te maken… dat zie ik nog niet vaak gebeuren. En juist dát is wat ik mijn HR-collega’s gun. Een tikkie minder ‘HR van de regeltjes’; dat goed geïnformeerde cluppie op enige afstand. En meer ‘HR samen met ons in de klei’ en in die klei direct betrokken bij het bedenken en doorvoeren van verbeteringen.

Terugkerende werkdrukproblematiek

De HR-professional heeft er werkelijk álles voor in huis om zo’n actieve rol met verve te vervullen. Gevoelig voor wat er leeft en speelt in de organisatie, maar tegelijk ook kijkend met een zakelijk oog. Op zoek naar échte verbeteringen voor mens en organisatie. Maar vaak nog iets te bescheiden om op het podium te klimmen en het voortouw te nemen. Wat ik voor me zie? HR die dit soort sessies van de grond gaat tillen. Dat kan op verschillende manieren al naar gelang er urgentie, tijd en de nodige intrinsieke motivatie voor is. Maar voor organisaties en teams met terugkerende werkdrukproblematiek is het aanbieden van concrete en werkzame procesaanpakken een echte verademing.

Enkele ‘goed te doene’ voorbeelden

In aflevering 39 van de podcast (werk)drukdrukdruk gaat het over wat je met een team kunt doen om de werkdruk te verlagen. Er is natuurlijk van alles denkbaar maar deze sessies kan ik je alvast aanraden:

• Werkoverleg: de meest eenvoudige manier! Teamleiders helpen om in hun reguliere teamoverleggen de ervaren werkdruk te bespreken. In een terugkerend kort rondje. Niet oeverloos maar er wel op gericht om échte knelpunten op te lossen.
• Energie-sessie: als in een team verschillende mensen op verschillende momenten van zeer uiteenlopende dingen last hebben (ook vanuit privéomstandigheden bijvoorbeeld) dan helpt het om een sessie te organiseren rond energienemers en energiegevers. Op een leuke manier kun je in een dagdeel mensen tot eigen inzichten laten komen en tegelijk élkaars situaties beter leren begrijpen.
• Timemanagement: wanneer het duidelijk is dat er met te weinig mensen te veel werk moet worden verzet dan is dit een interessante ingang. Aan de hand van de Eisenhower-matrix (belangrijk, urgent of niet) kan het werk van het team onder de loep worden genomen. Soms wordt gelijk al helder waar onnodig veel tijd in zit, terwijl dit niet het belangrijkste onderdeel is. Soms vraagt het om meer gepuzzel. Maar de kracht ervan is dat je het gezamenlijk doet.
• Kernkwaliteiten: dit vraagt om wat meer voorbereiding, maar is interessant voor teams die een beetje kwijt zijn ‘waar ze eigenlijk van zijn’. De kernkwaliteiten van Daniel Ofman geven op een positieve manier helderheid over wat elk teamlid aan kwaliteit(en) inbrengt. Maar je kunt het gedachtengoed ook toepassen op de unieke kwaliteit(en) van je totale team of afdeling en met elkaar de vraag beantwoorden of dit nog steeds is waar jullie mee bezig zijn. En hoe daar weer meer naar terug te keren.

Initiëren en faciliteren

Moet HR dan ineens de afdeling ‘Regelen en Organiseren’ worden? Nee hoor, niet per se. HR kan vooral een grote rol spelen in het starten van dit soort procesinterventies en vervolgens in het faciliteren van de uitvoering ervan. Het initiëren bestaat niet alleen uit enthousiast zo’n idee aanreiken, maar ook doorvragen of dit écht gaat helpen bij wat er aan de hand is en uitvragen of er al eerder zoiets is ingezet. Leidinggevenden en hun teams kunnen daarna zelf de praktische kant invullen, als ze eenmaal aan boord zijn om zoiets te gaan doen. HR moet dan alleen nog bedenken of zij zelf sessies kan en wil begeleiden… En dan hoor ik je al denken: ‘Lekker zeg, dit er ook nog eens bij gaan doen?!’

Energiegevend en impactvol

Want ja, ik begrijp heel goed dat de werkdruk van HRM’ers ook bepaald niet mals is. Reden te meer om op z’n minst zélf een keer zo’n soort sessie uit te proberen. Goede manier om weer scherp te krijgen ‘waar we ook alweer van zijn’. En gelijk een mooi experiment om te zien of zulke sessies naar meer smaken. Meer als in: zinvol om ook aan andere teams aan te bieden. Maar ook als in: een meer energiegevende en impactvolle manier om je als HR in de klei te begeven en daar wat moois te helpen bouwen. HR’s got éverything to do with that!