De voordelen van HR-software voor een mkb-organisatie als YourCampus

Door: Victor van den Bergh

Voor veel organisaties is het opzetten van een goede HR-afdeling een flinke uitdaging. Toch zijn er manieren om in elk geval een goed HR-beleid op te richten en in de lijn te beleggen. Zo heb je hier alvast de structuur voor klaar staan en kun je in een vroeg stadium processen efficiënt inrichten.

Uitdagingen voor mkb

Er zijn een aantal redenen waarom mkb-organisaties (nog) niet een basisinrichting van hun HR-afdeling hebben. De belangrijkste en bekendste oorzaak is het kleine aantal medewerkers. Wanneer je met een handvol medewerkers de dagelijkse werkzaamheden uitvoert, lijkt de investering en implementatie van een HR-systeem of -afdeling het niet waard.

Daarnaast is er soms ook een gebrek aan financiële middelen en technische kennis. Dit maakt het voor kleine organisaties ingewikkeld om HR-software te implementeren. Daar komt bij dat HR bij mkb-organisaties niet bovenaan de prioriteitenlijst staat.
Bij grote organisaties zijn er vaak meerdere specialismes bij HR. Zo heb je er mensen met kennis over werving, het stimuleren van persoonlijke ontwikkeling of arbeidsrecht. Bij een kleine organisatie is dit lang niet altijd het geval.

Onboarding bij YourCampus

Bij YourCampus liepen zij tegen dezelfde uitdaging aan, maar medeoprichter en COO Sven Cune vond hier gelukkig een oplossing. In de videoserie Talks that matter van Personio vertelt hij hoe de onboarding bij hen verloopt. Cune: “We hebben nu bij Personio een workflow waarbij er triggers geïnitieerd worden als er iemand nieuw in dienst is. Dan krijgen verschillende mensen binnen de organisatie een taak toegekend om onder meer digitale accounts te regelen en de hardware te bestellen. Veel van die taken liggen nu nog bij mij, maar dan vergeet ik ze in elk geval niet.”

Het voordeel van een goede voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk, en dat is binnen het mkb niet anders. Het is dan ook een groot voordeel voor kleine organisaties om alvast rekening te houden met HR-software en/of een HR-afdeling. Bij YourCampus doen ze dat, waardoor ze een duidelijk overzicht hebben van wie welke taken oppakt.

Ook nu ze met 33 medewerkers nog geen HR-afdeling hebben. “We hebben de software van Personio vrij vroeg geïmplementeerd, juist om de reden dat we geen HRM’er hebben die specifiek werving en onboarding op zich neemt”, aldus Sven. “Dat komt nu vooral bij mij en mijn finance collega terecht. Daarnaast leggen we taken neer bij de personen die de verschillende teams aansturen. Dat is eigenlijk alleen mogelijk omdat we een platform hebben waarin in principe alles redelijk afgekaderd is en er allerlei checks mogelijk zijn.”

Voor YourCampus heeft dit op meerdere vlakken een positieve impact. “Een voorbeeld hiervan zijn alle salariswijzigingen, zoals contractverlengingen. Dat regelen managers voor hun teamleden. Vervolgens kan ik hier heel makkelijk met mijn finance collega controles op doen. Wij kunnen het makkelijk delen met salarisadministratie.”

De voordelen van HR-software bij kleine organisaties

Er zijn nog meer voordelen van HR-software binnen het mkb. Zo kun je bijvoorbeeld zoveel mogelijk administratieve processen efficiënt inrichten, zonder een hele HR-afdeling op te zetten. Voorbeelden van deze processen zijn vakantiedagenregistratie, ziekteverzuimregistratie en salarisadministratie.

Up-to-date wet- en regelgeving

Maar dat is niet het enige. HR-software blijft ook up-to-date met de wet- en regelgeving. Zo hoeven mkb-organisaties zelf alle wijzigingen minder strak bij te houden en blijven ze altijd compliant.

Performance management

Het faciliteren en in kaart brengen van persoonlijke ontwikkeling en eventueel zelfregie van medewerkers is een ander belangrijk aspect binnen HR. Met HR-software kunnen organisaties een performance management-systeem opzetten. Zodat je kunt bijhouden aan welke trainingen er behoefte is, welke vaardigheden medewerkers (nog meer) hebben en wie wellicht in aanmerking komt voor een leidende rol of functie.

Wil jij alle inzichten van Sven bij YourCampus meekrijgen? Bekijk dan hier het volledige gesprek met Personio in hun Talks that matter-serie.