8 signalen van verspilling op de werkvloer
Om continu te kunnen verbeteren, moet je op zoek naar verspillingen, ze opsporen en herkennen. Dat is nog niet zo makkelijk. Zeker niet voor medewerkers die al wat langer op een bepaalde plek zitten. Je bent immers zo gewend dat dingen gaan zoals ze gaan, dat je het gewoon niet meer ziet.
Specialisten van adviesbureau House of Performance kijken met een Lean-bril naar de werkomgeving om verspillingen te herkennen.
De Lean-bril is feitelijk een notitieblok en een checklist. Medewerkers gaan op verschillende momenten en in kleine groepjes rondlopen, kijken en noteren wat ze zien. Ze letten daarbij speciaal op signalen van verspilling en bepalen aan de hand van de checklist met welke soort verspilling ze te maken hebben. Dan moeten de medewerkers gaan nadenken: waarom gebeurt dit eigenlijk? En waarom is dat zo? Kan het ook anders? En hoe dan?
Verspilling van tijd, talent, productie...
Volgens House of Performance bestaan er 8 soorten verspilling. We geven hieronder per soort een algemeen herkenbaar voorbeeld:
- Overbewerking
Een managementrapportage bevat al snel 30 pagina’s. Goed doordacht, mooi vormgegeven. Maar is dat allemaal nodig? Vaak niet. De ontvanger heeft maar een beperkte behoefte, die denkt misschien: ‘geef mij maar één duidelijke sheet.’ Je stopt er meer werk in dan je klant nodig heeft. - Voorraad
Een uitpuilende inbox op een bureau of in Outlook staat bijna altijd gelijk aan een flinke voorraad werk. Blijkbaar zijn er taken waar je nog niet aan toegekomen bent. Het is een vorm van verspilling waardoor een klant of collega moet wachten. - Fouten en correcties
Fouten zijn een enorme bron van frustratie. Als je het werk van je collega moet overdoen of een klant moet terugbellen om het polisnummer te controleren. Alles wat niet first time right gaat, is een verspilling van tijd, geld en energie. - Wachtende klanten
Je ziet ze niet altijd, maar ze zijn er wel: mensen die wachten op antwoord van een collega, aan de lijn hangen bij klantenservice of wachten tot een online bestelling wordt afgeleverd. Wachten betekent dat een proces gestopt is, dat er geen flow is. En waar geen flow is, daar is verspilling. - Beweging, onnodig verlpaatsen en zoeken
Mensen die op zoek zijn naar een pen, een dossier of een bestand op de pc. - Verspilling van talent
Saaie routineklussen, wie kent ze niet? Veel hoogopgeleide specialisten zijn een flink deel van hun tijd bezig met registreren en overtypen van gegevens. - Vervoer
Zoek in je bedrijf naar bewijzen dat spullen worden vervoerd. Per post, per fietskoerier of per vliegtuig, dat maakt niet uit. Zo is de verscheping van een auto uit Japan naar Europa vanuit klantperspectief gewoon verspilling. - Overproductie
In productie-omgevingen kom je het tegen: een stapeltje producten die alvast gemaakt zijn. Handig voor straks. Als je meer producten maakt dan je op dat moment nodig hebt, ben je aan het verspillen.
