De voorgeschiedenis van de inzending van VGZ voor de World Workplace Award begint in 2009, vertelt Richard Helmus, afdelingsmanager Facility Management bij VGZ. “In dat jaar opende UVIT – ontstaan uit een fusie tussen Univé, VGZ, IZA en Trias – het hoofdkantoor in het hart van Arnhem, geïntegreerd in het NS-station. Een deel daarvan kon echter nog niet worden afgebouwd wegens vertraging van de bouw NS-station. Pas in 2015 zijn we gestart met het afbouwen van dat bouwdeel, dat we uiteindelijk in juni 2016 hebben kunnen opleveren aan de VGZ-organisatie.”

Het deel dat in 2009 gereed was, was ingericht volgens de principes van Het Nieuwe Werken. “We realiseerden daar 100 procent tijd- en plaatsonafhankelijk werken aan de hand van de typologie van Conway en Davenport met taakgerichte werkplekken.” Op het moment dat het resterende deel werd aangepakt, besloot VGZ echter het inrichtingsconcept te gaan herijken en dit af te stemmen met de organisatie. Dat deed VGZ door een uitgebreide werkplekanalyse (WPA) te maken, een digitale tool waarbij alle medewerkers werd uitgevraagd wat voor werkzaamheden ze deden, met wat voor percentages en met wie ze veel samen werkten. Op basis van die vertaalslag vanuit de WPA werd, gecombineerd met de strategie van onze organisatie en het strategisch huisvestingsplan, vervolgens een nieuw inrichtingsconcept gemaakt. “Een evaluatie van Het Nieuwe Werken leerde ons dat onze medewerkers beperkingen ondervonden met de inrichting om intensief samen te werken tussen afdelingen.”

Volgens Helmus is de dynamiek van de werkplekomgeving zo intens dat je continu met de klant daarover in gesprek moet gaan. “Door vraaggestuurd accountmanagement kun je de vraag van medewerkers voor zijn en op tijd anticiperen zodat de interne organisatie volledig wordt gefaciliteerd in de gewenste werkvormen.” Drie jaar geleden introduceerde VGZ de VGZ Werkwijze met dagstarts, weekstarts en scrummen. Dat betekende dat er in het gebouw veel meer short time to market activiteiten gingen plaatsvinden. VGZ transformeerde naar één dynamische organisatie, die agile ging werken. “Dat agile werken hebben we vervolgens vertaald in superieure klantbelevingsteams. En daarop hebben we onze kantoorinrichting afgestemd, waarbij structureel de PDCA-cyclus gehanteerd wordt.” Helmus ziet zijn regieteam daarbij als een volwaardig gesprekspartner voor de business acteren.

HR en FM één bedrijfsonderdeel (HRFM)

Om dat zo efficiënt mogelijk te laten verlopen besloot VGZ van HR en FM één bedrijfsonderdeel (HRFM) te maken met één strategie, die direct gerelateerd is aan de organisatiedoelstellingen. Binnen HRFM werken een Klantmanager en Klantadviseurs (demandmanagement). “Daardoor houden we continue contact en voeding met de ontwikkelingen binnen de organisatie. En die op de juiste tijd en op de juiste manier ondersteunen met huisvesting. We zien ons ook echt als human facilitators. Daarom hebben we in 2016 ook als bedrijfsonderdeel de employee journey in beeld gebracht. Die begint met de reputatie van het bedrijf voor potentiële arbeidskrachten en deze journey eindigt ermee dat als de medewerker de organisatie verlaat hij dit als ambassadeur van VGZ doet. Bij HRFM staat alles in het teken van de employee journey, wat doorvertaald gaat worden in een optimale VGZ employee experience. Daarop voeren we met touchpoints de regie. Als iets niet binnen de employee journey past, doen we het niet. Hiermee creëren we focus en daadkracht.”

Bij het afstemmen van de kantoorinrichting op de wensen van medewerkers is gebruik gemaakt van de piramide van Maslow: “Wij hebben eerst gekeken naar functionele behoeften zoals het klimaat, licht, vitaliteit en gezonde voeding. Vervolgens naar sociale behoeften zoals transparantie, kennisdeling en samenwerking. En tot slot naar emotionele behoeften zoals ontspanning, betekenisgeving en zelfontplooiing.”
En daarmee grijpt alles in elkaar. “Onze aanpak bestaat uit vier elementen. De medewerkers zijn de ambassadeurs van VGZ. Gelukkige medewerkers voegen maximale waarde toe aan onze verzekerden en stakeholders. HRFM levert met gedegen accountmanagement support hiervoor. En tenslotte gaat het om zelforganisatie en vertrouwen. Die combinatie maakt ons uniek. En daarmee werken we met hart voor zinnige zorg in Nederland.”

Hoe integreer je Agile werken in je werkprocessen en hoe zorg je voor een werkomgeving die dit maximaal ondersteunt? Wat zijn de sleutels tot succes en lessons learned? Richard Helmus is een van de sprekers tijdens het Kijkje Agile werken in het kantoor van de toekomst.