Facilities en HR werken samen aan een nieuwe fysieke en digitale werkbalans

Door corona worden heel wat ontwikkelingen versneld. Nu was Nederland al kampioen parttime en thuiswerken, dus de schok was hier misschien wel minder groot dan elders. Toch zal er blijvend veel veranderen in waar en hoe we werken. De kantoortuin was al niet meer zo populair. Hoe kan HR hierbij gaan samenwerken met Facilities voor een betere employee journey?

Jaytee van Veen sprak tijdens het congres Hybride Werken van HR Academy over Het Clubhuis: Het kantoor als plek van verbinding en saamhorigheid.

Het 'Clubhuis' gebruikt hij als metafoor vanuit de sport. Daarin wordt het sportcomplex, met alle verschillende ruimtes: de krachtruimte, de kantine, de kleedruimte, de fysio, de sporthal, et cetera, ingezet om een team succesvol te maken en daarmee je doel te behalen én te kunnen vieren. Het clubhuis van de kenniswerker is het kantoor. Een plek waar je iets wilt bereiken als speler en als team. Bij de inrichting is het belangrijk dat de behoefte wat nodig is om het succes of doel te behalen centraal wordt gesteld.

Het Clubhuis is ook het hart van je organisatie waar iedereen samenkomt. Hierin zijn de faciliteiten gecreëerd die nodig zijn om het doel te behalen. Zo zie je binnen de Clubhuisgedachte voor kenniswerkers vier verschillende activiteiten en is het belangrijk daarvoor vier verschillende ruimtes te creëren. De ontvangstruimte, informele ruimtes, teamzones en concentratieruimtes. De thuiswerkplek valt buiten het clubhuis als gebouw, maar dit geheel is de vervanger van de kantoortuin.

Binnen de ontvangstruimte is het belangrijk dat je je kan identificeren, dat je thuiskomt. Hier voel en zie je het employer brand, met een stukje historie van de organisatie, de producten of diensten en de successen. De informele ruimtes zijn ontmoetingsruimtes waar je in ongedwongen sfeer elkaar spreekt ontmoet of samenwerkt. De teamzones worden de ruimtes waar teams als ze op kantoor zijn kunnen teamen: ontmoeten en verbinden. Dit zijn ruimtes die door het team bijvoorbeeld zelf ingericht kunnen worden. De concentratieruimtes zijn de ruimtes waar in focus gewerkt kan worden, maar waar ook een plek is voor de medewerker die geen goede werkplek heeft thuis.

Het belangrijkste blijft dat de inrichting van jouw clubhuis moet passen bij het doel en de prestaties die je als team wilt realiseren.

Van vastgoed naar het managen van proces en technologie

Een andere spreker tijdens het Hybride werken-congres was Onno Willemse van Royal HaskoningDHV. Het is zijn passie om kantoren, onderwijscampussen, etc om te vormen tot een slimme en gezonde werkomgeving. Het afgelopen jaar van Covid ziet hij dat organisaties 3 fases doormaken: Fix - Learn - Adapt.

De eerste periode hebben we het met zijn allen geFixt om snel thuis te kunnen werken of de werkomgeving Covid-19-proof in te richten. Nu zitten we in de Learn-fase waarin bedrijven starten of bezig zijn hun visie aan te passen, pilots te starten en scenario’s voor de toekomst uit te werken. Daarna volgt de Adapt-fase waarin we van een verbetering van het werkproces kunnen gaan spreken. "Hierbinnen zijn we altijd op zoek naar een fysieke en digitale balans. En hoe passen we dit toe binnen het gebouw waarin de activiteiten plaatsvinden."

Door Covid zijn de behoefte en eisen aan de werkomgeving abrupt verschoven en zijn ook de verwachtingen naar de toekomst toe dat deze blijvend zijn.

	Desk	Meeting	Focus	Social
Voor Covid19	70%	15%	10%	5%
Heden	20%	40%	20%	20%

Facility Management zal dan ook steeds meer als een proces moeten worden bekeken en minder vanuit vastgoed.

Waartoe (visie) + Waarmee (samenwerken) = Waarde

Naar verwachting gaat een organisatie door het hybride werken naar het spreken over drie omgevingen: kantoor, thuis en elders. Een hele transformatie als het gaat om Facilities en HR.