Rob Schmidt en Michael Otto

“Toen ik in deze functie begon had ik behoefte aan meer inzicht in wat we op de lange termijn aan personeel nodig hebben,” aldus Rob Schmidt. “Om deze reden ben ik gaan modelleren. Dit was nog niet erg gestructureerd, maar begon met een simpel model voor Bus. Het begon ermee dat ik wilde weten wanneer medewerkers met pensioen gingen. Je hebt namelijk een AOW-datum die van 65 naar 67 loopt, maar waar de een met zijn AOW-datum met pensioen gaat, gaat de ander 15 maanden eerder. Ik ben toen begonnen om hier een model voor te maken, en zo is dat balletje eigenlijk gaan rollen en zijn we in contact gekomen met Gerard Evers [Directeur-eigenaar van adviesbureau Euro-HRM en spreker tijdens de masterclass SPP van HR Academy, red]. Toen werd het een stuk professioneler.”

“Op een gegeven moment waren de modellen voor bus, tram en metro klaar,” gaat Schmidt verder. “Het formele project was afgerond, alleen was er nog niet GVB-breed iets gedaan met de modellen. Toen is Michael als projectleider begonnen. Om te zorgen dat de goede modellen ook daadwerkelijk gebruikt werden bij het maken van keuzes.”

Fluctuaties

De omgeving wordt in de komende tien jaar zo complex, dat het nu hard nodig is om een project van SPP te maken, aldus Michael Otto. “GVB heeft een oude populatie. Dit houdt in dat de organisatie te maken heeft met behoorlijk wat uitstroom. Deze uitstroom is nog enigszins onvoorspelbaar, aangezien mensen eerder met pensioen kunnen. Dit in combinatie met de snel wijzigende wetgeving, maakt het noodzakelijk om gestructureerd en uniform met strategische personeelsplanning om te gaan.”

In 2024 is naar verwachting bijna de helft van het huidige personeel van GVB met pensioen of vrijwillig uitgestroomd. Tegen die tijd is het de bedoeling dat dit werk allemaal is opgevangen. Dit komt dus onder andere uit de strategische personeelsplanning, aldus Otto. “Er komen fluctuaties in ons werkpakket. De komst van de Noord-zuidlijn bijvoorbeeld. Maar ook door de verbouwing van de Amstelveenlijn vanaf 2018. Alle transport ten zuiden van het WTC gaat vervangen worden. Er rijdt dan twee jaar lang geen tram of metro. Hier komt dan een pendeldienst voor in de plaats.”

“Dus dan gaan er bussen rijden,” vervolgt Schmidt. “Maar een metro is massavervoer. In de nieuwe metro’s kunnen 1000 man en in een grote bus kunnen maximaal 120 man. Dus je moet heel veel bussen inzetten om tram en metro twee jaar lang te kunnen vervangen.”

Deze veranderingen zijn echter slechts tijdelijk. “Daarna komt er alleen een tram terug,” zegt Otto. “We krijgen dus te maken met flinke fluctuaties in de vraag naar ons personeel, maar ook met flinke fluctuaties in het aanbod van ons personeel, aangezien de de vele pensioneringen. En die pensioendata zijn een flinke puzzel."

Flexibel personeel

De veranderingen in de arbeidsmarkt vergroten de behoefte aan flexibele werknemers. Op dit moment is het aanbod er ook, volgens Schmidt. “Momenteel is de werkeloosheid op de arbeidsmarkt nog relatief hoog. Het is vrij makkelijk om personeel te vinden. Maar als over drie jaar de economie ineens ontzettend aantrekt, dan wordt het wellicht lastiger.”

Waar het grootste deel van de organisatie uit persoonvervoerders bestaat, zit zo’n 700 man op de technische afdelingen. Hier is de arbeidsmarkt nu al erg krap, aldus Otto. “Het is heel lastig van monteur tot ingenieur om de juiste mensen aan te trekken. Op verschillende techniekvelden, van elektro tot ICT. Ook bij techniek gaat veel personeel met pensioen in de komende tien jaar, dus die zullen vervangen moeten worden.”

Werkzekerheid

Waar de twee jaar tijdens de pendeldienst dus extra veel buspersoneel nodig is, neemt deze vraag naar buspersoneel weer af wanneer de Amstelveenlijn en de Noord-zuidlijn open gaan. Wat betekent dit voor het personeel? Schmidt: “Hoewel de buslijnen verdwijnen, is er wel sprake van werkzekerheid voor het personeel. In de aanloop naar die productiedaling, laten we de inhuur, dus de flexibele schil, groter worden. Tijdens de productiedaling laten we, dan de flexibele schil weer kleiner worden. Maar er zullen misschien wel een aantal mensen van werklocatie moeten veranderen.”

“Bovendien wordt niet iedereen die met pensioen gaat vervangen door een nieuwe collega,” vult Otto aan. “Daarom maken wij nu dus die modellen en voeren we de gesprekken. De modellen maken het mogelijk om te gaan sturen, zodat er niemand verplicht uit moet. Als we het model niet hadden gehad, dan hadden we mensen aan moeten gaan nemen die je over drie jaar dan niet meer nodig had gehad. Dus we zorgen ervoor dat door nu de juiste keuzes te maken,  er straks geen mensen verplicht ontslagen moeten worden.”

Naast pensioen zijn er verschillende factoren die een rol spelen in het model. Zo is onder andere leeftijd een belangrijke factor. “Naarmate mensen ouder worden, worden ze minder productief,” aldus Schmidt. “Dat heeft onder andere te maken met het feit dat ze meer verlofuren hebben. Die seniorenuren gelden voor mensen van 51 half tot 61 half. Die medewerkers zijn dus duurder, én ze zitten  minder achter het stuur.”

Versimpelde weergave van de werkelijkheid

Het kwantitatieve model dat is ontwikkeld door GVB is voornamelijk geënt op één product, namelijk wagenuren rijden. Daarnaast is er een model ontwikkeld voor de technische afdelingen binnen de GVB. Dit houdt in dat het model binnen andere bedrijven niet direct toe te passen is. “Maar waar wij de beste hulp van Gerard Evers gehad hebben,” zegt Otto, “is de gedachte achter het model. En die gedachte achter het model, die kan iedereen gebruiken.”

Beide heren zijn het erover eens dat het mooie van het model is dat het uitblinkt in zijn eenvoud. “Er is een vraag naar personeel, nu in 2015, en die vraag die gaat veranderen,” aldus Schmidt. “De vraag naar personeel is eigenlijk het werk dat je moet doen, je werkaanbod. De gekozen periode loopt tot 2024. Aan de andere kant heb je het aanbod van personeel, oftewel je personeelsbestand. Dit gaat ook veranderen door instroom (er komen mensen bij), doorstroom (je gaat van functie A naar functie B) en uitstroom (je gaat van GVB naar elders, voornamelijk wegens pensioen). Dit kan je dus in periodes, wij hebben gekozen voor jaarplakken, bekijken.”

Otto: “Het belangrijkste dat  we geleerd hebben is dat SPP je inzicht biedt. En dat je met dat inzicht iets moet doen. Oftewel dat je  vervolgens wel moet overgaan tot acties en een beleid. We kunnen nu bijvoorbeeld al zien hoeveel busbestuurders we in 2018 nodig hebben. Dat weten we nu, dus moeten we daar nu naartoe gaan werken. Dat betekent bijvoorbeeld inhuur verhogen, of het vervangingstempo lager leggen.”