Op de door Conclusion (Human Capital Group en Conclusion Implementation)op het landgoed Rhederoord georganiseerde bijeenkomst bracht Theo van de Schepop, directeur organisatieontwikkeling van het Maxima Medisch Centrum, vooraf een prikkelende opvatting naar voren. “Lean Management wordt onterecht vaak gezien als een methode om processen te optimaliseren. Lean invoeren heeft echter grote gevolgen voor de cultuur van de organisatie. Succesvol invoeren van lean betekent een cultuur creëren die leidt tot continue verbetering. De HR-manager zou dus net zo betrokken moeten zijn bij lean als de Operations manager.”

Hoe dat in de praktijk bij Maxima Medisch Centrum is gegaan, wordt al vrij snel duidelijk. Zij hebben baat gehad bij de inzet van lean werkwijzen maar vooral door deze te gebruiken om de organisatie samen met de medewerkers te verbeteren. Daarmee zijn de werkwijzen nooit een doel op zich geweest maar een hulpmiddel ‘in handen van mensen’ om het werk effectiever te maken. Het motto is dan ook geweest dat ‘je mensen moet stimuleren om verbeteringen te bedenken en door te voeren’ aldus Van de Schepop.

Iedereen weet dat zorginstellingen net als vrijwel alle organisaties onder druk staan om ondanks de bezuiniginen betere prestaties te leveren. Die opgave is alleen mogelijk als je dat ziet als een organisatieontwikkelingsproces dat je samen in de organisatie moet doen en waar iedereen zich verantwoordelijk voor moet voelen. Aan communicatie is daarom gedurende het hele proces veel aandacht geschonken. Steeds weer is het belang van duidelijke doelen benadrukt en onderling afgestemd en zijn verbeteringen met elkaar gedeeld.

Kwaliteiten van mensen nog beter benutten

Aanvullend aan het proces van organisatieverbetering is gewerkt aan strategische personeelsplanning. Maxima Medisch Centrum zag dit als waardvolle aanvulling omdat verbeteren betekent dat je mensen op de juiste plaats moet hebben om ze in staat te stellen hun kwaliteiten te benutten.

Er was echter ook een andere noodzaak door de uitstroom en lange looptijd van opleidingen. De opleidingstermijn van een hoger opgeleide verpleegkundige is al vier jaar en dus moet je bijtijds sturen in je toekomstige behoefte. Ook van huidige medewerkers om ze blijvend op de juiste plaats te kunnen inzetten en te stimuleren. Dat was een extra reden en stimulans om te kijken naar de effectiviteit van processen. Als mensen hun kwaliteiten niet optimaal kunnen gebruiken hoe komt dat dan? ‘De uitdaging is om vitaliteit en succes te creëren’ volgens Van de Schepop. En dat kan alleen maar als je uitdagend en zinvol werk en goede organisatie- en werkcondities aanbiedt. Als de werkomgeving en collega’s goed zijn maar de processen zijn niet goed georganiseerd, dan kunnen mensen toch niet effectief zijn en kun je geen goede samenwerking en goede resultaten verwachten.

Lean wordt een vernieuwingsproces door en van mensen

Door lean als vernieuwings- en verbeteringsproces te zien, is veel bereikt. Daarbij hebben vier speerpunten steeds voorop gestaan:

Herschikken van taken
Zodat overal complete taken en functies ontstonden waarbij ieder inzicht had in de vraag van klanten en volledig kon bijdragen aan het daaraan voldoen

Co-creatie en samenwerking
Alleen door vanuit gezamenlijkheid te vernieuwen is echt resultaat bereikt. Bij alle verbeteringen en vernieuwingen zijn alle relevante functies en disciplines steeds betrokken geweest

Zelforganisatie en –zelfsturing
Zoveel als mogelijk was is de verantwoordelijkheid voor de organisatie, planning en uitvoering van het werk bij de medewerkers en teams gelegd zodat ze ook blijvend veranderingenin het werk kunnen ontwikkelen en invoeren

Opleiding en ontwikkeling
Zodat medewerkers parallel aan verbeteren en vernieuwen ook aan eigen competenties en vaardigheden kunnen werken.

In het verlengde daarvan is Maxima medisch centrum zich ook meer als netwerkorganisatie gaan inrichten door samenwerking met derden. Met deze derden wordt samen ontwikkeld en geleerd en vindt uitwisseling van medewerkers plaats.

Leiderschap als stimulerende factor

De boodschap van Van de Schepop was helder. Lean is een leiderschapsopvatting die talentontwikkeling en autonomie van mensen als uitgangspunt neemt en daarmee tot procesverbetering komt. Er is dus ook veel aandacht geschonken aan leiderschap door te bepalen welke stijl past bij Maxima Medisch Centrum, wie daarin verder ontwikkeld zou moeten worden en hoe leidinggevenden samen met medewerkers meer durf en initiatief in hun werk kunnen laten zien. Dat vraagt om veel aandacht geven, waarbij goede voorbeelden worden besproken en worden aangegrepen om verder te ontwikkelen. Gezamenlijke ambitie is een sleutelwoord maar werkt in de praktijk alleen als mensen ook werkelijk hun ambitie en kwaliteiten in het werk kunnen inzetten en (kunnen) bijdragen aan het continu verbeteren van de organisatie en het werk.

Dat lean daaraan kan bijdragen, heeft Maxima Medisch Centrum bewezen en is voor de HRM-praktijk een extra stimulans om met duurzaam werken en organisatieverbetering en –flexibiliteit aan de slag te gaan.

Persoonlijk leiderschap voor HR-professionals

Als HR-professional bent u voortdurend bezig met en voor anderen. Voor velen bent u een sparringpartner en er zal door velen aan u worden getrokken. Om uzelf staande te houden en een herkenbare positie in te nemen is het zaak om te weten wat u wilt, waar u voor staat en waar anderen wel en niet een beroep op u kunnen doen. Zo bent u in staat mensen en processen leiding te geven op een wijze die bij u past en effectief is. Meer informatie krijgt u op het seminar Persoonlijk leiderschap voor HR-professionals.