De kosten en baten van Strategische Personeelsplanning
Het is vaak zo dat de kosten eerder komen dan de baten. Het is makkelijk om met een SPP-model uit te rekenen wat bepaalde scenario’s voor gevolgen hebben; het wordt moeilijker om te zeggen welk scenario het toekomstscenario is. Hoe trek je als HR dan het bedrijf over de streep om te investeren in SPP, wanneer de toekomst in feite nog steeds onzeker is?
“Dat is met elk bedrijf dat een investering doet,” aldus Rob Schmidt, manager personeelsplanning van Bus, de busafdeling van het GVB. “Dat bedrijf heeft een gedachte of visie waar ze in gelooft. Dit is feitelijk met SPP niet anders. Natuurlijk is het mogelijk om bepaalde trends uit data te halen, over bijvoorbeeld verzuim en productiviteit, maar uiteindelijk blijft het onzeker. Als wij bijvoorbeeld verwachten dat we met een toenemend aantal verzuimcoaches en bepaalde begeleiding, het verzuim een procent naar beneden kunnen brengen, dan kun je die kosten tot op de komma nauwkeurig berekenen. Je weet immers wat die mensen kosten. De baten uitrekenen is echter een ander verhaal.”
Aan de slag
“Ik denk dat er wel een paar factoren zijn die doorslaggevend zijn of je wel of niet aan de slag moet gaan met SPP,” vindt Michael Otto, projectleider SPP namens HR. “Wanneer een bedrijf net als wij geconfronteerd gaat worden met wijzigingen in zijn werkpakket en personeelsbestand -wie wordt dat overigens niet tegenwoordig - en je kunt daar beter zicht op krijgen... Dan heeft het nut. Wat bij ons heeft geholpen is natuurlijk dat we een vrij overzichtelijke organisatie hebben. We hebben heel veel werknemers, maar die werken maar in een paar functies. Daar is makkelijker een model op te bouwen dan wanneer je heel veel werknemers hebt in heel veel verschillende functies. Toch is het ook dan nog steeds zinvol om een model op te stellen.”
“Weet je welke afdeling misschien wel het meest blij is met dit project?” vraagt Otto. “Dat is de afdeling werving en selectie. Die hebben nu per jaar een beeld van hoeveel mensen in welke functies binnenstromen en waar ze aan moeten voldoen.”
“Het is uiteindelijk zo,” aldus Schmidt, “dat je mensen je belangrijkste assets zijn. Dus als je niet de juiste mensen aan weet te trekken, en dat geldt voor elk bedrijf natuurlijk, dan wordt dat niets op de lange termijn.”
Achteraf
Op dit moment is het duidelijk dat de productiviteit bij Bus te hoog is ingeschat. “Het is nu ruim een procent,” zegt Schmidt, “maar als je dat over 700 man berekent is dat toch best wel wat.” De productiviteit is hier dan het aantal productieve uren dat medewerkers daadwerkelijk achter het stuur zitten. “Hier moeten we iets mee in het model”
“Daarnaast is het zo dat we toen we begonnen zijn uitgegaan van de vervoersprognose van juni 2014,” vervolgt Otto. “Twee weken geleden kregen we de vervolg vervoersprognose waarin onder andere de toeristengroei verwerkt is. Dat is echt een significante wijziging. Aan de ene kant heel vervelend, omdat we alles weer opnieuw moesten doen. Aan de andere kant hebben we daar een model voor, dus doen we de nieuwe productiecijfers erin en gaan we nieuwe keuzes maken.”
