Het reorganisatieproces is te verdelen in drie fasen die bij voorkeur na elkaar worden doorlopen, maar elkaar soms gedeeltelijk kunnen overlappen:

• voorbereiding en aankondiging van het besluit
• overleg met werknemersvertegenwoordigers (OR en vakbonden)
• implementatie in de onderneming.

Het reorganisatieproces | Voorbereidingsfase

In de voorbereidingsfase dient in de eerste plaats het reorganisatieplan te worden opgesteld. Uit dit plan blijkt waarom ingrijpen noodzakelijk is en op welke wijze de nieuwe organisatie te realiseren is. Het plan wordt officieel vastgesteld door de directie en behoeft eventueel goedkeuring van de Raad van Commissarissen/Raad van Toezicht. In voorkomende gevallen is ook de positie van de (internationale) moedermaatschappij van belang.
Naast het reorganisatieplan moeten in de voorbereidingsfase de OR-adviesaanvraag en het sociaal plan zoals het in het overleg met de vakbonden zal worden voorgelegd worden opgesteld. Daarnaast verdient het aanbeveling in de voorbereidingsfase een draaiboek en een communicatieplan op te stellen.

1. Het reorganisatieplan

Het reorganisatieplan is binnen het reorganisatieproces een cruciaal document. Het bevat de fundering van de noodzaak van de reorganisatie, de inhoud van het (voorgenomen) reorganisatiebesluit en het doel van dat besluit. Een gedegen reorganisatieplan is noodzakelijk om betrokkenen te overtuigen van de urgentie van de reorganisatie. Deze overtuiging is van zeer groot belang bij verschillende ‘stakeholders’ tijdens verschillende fasen van het reorganisatieproecs. Zo wordt de onderbouwing onder meer gebruikt voor de overtuiging van:

• de werknemers
• de OR bij het advies over de reorganisatie
• het UWV, en in een later stadium eventueel de kantonrechter bij de beoordeling van (de noodzaak van) het ontslag
• de vakbonden bij de inhoud van het sociaal plan
• crediteuren, banken, financiers aandeelhouders et cetera.

Aanpassing van het reorganisatieplan al naar gelang de instantie/stakeholder die er naar vraagt, is niet mogelijk! Bij het opstellen van het reorganisatieplan dient men er overigens ook rekening mee te houden dat de gegevens uit het reorganisatieplan algemeen bekend zullen worden.

In het reorganisatieplan worden meestal de volgende elementen opgenomen. Deze moeten zoveel mogelijk cijfermatig worden onderbouwd.

• Symptomen en/of ontwikkelingen (zowel intern als extern) die aanleiding hebben gegeven tot de problemen.
• Perspectief en strategie van de organisatie (op langere termijn).
• Gevolgen bij ongewijzigd beleid.
• Overwogen alternatieven voor aanpassing van de organisatie.
• Gekozen alternatief; overwegingen (waaronder personele) op grond waarvan de ondernemingsleiding voor het betreffende alternatief heeft gekozen.
• Doelstellingen van de reorganisatie.
• Totale kosten van de reorganisatie.
• Gevolgen van het gekozen alternatief voor de organisatiestructuur.
• Gevolgen van het gekozen alternatief voor de werknemers.
• De (cijfermatige) onderbouwing.

Ook dient in het reorganisatieplan aandacht te worden besteed aan het tijdpad van het reorganisatieproces.

2. Adviesaanvraag OR

Zoals hierboven al opgemerkt, kan het reorganisatieplan en de onderbouwing daarvan worden gebruikt om de adviesaanvraag aan de OR te formuleren. In de adviesaanvraag dient een uitvoerige beschrijving van het voorgenomen besluit te worden gegeven met daarbij een onderbouwing die dat besluit kan dragen.
Art. 25 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) schrijft daarnaast voor dat bij het vragen van advies aan de OR een overzicht moet worden verstrekt van de verwachte gevolgen van het besluit voor de werknemers en de maatregelen die in dat verband zijn voorgenomen. Ten aanzien van die maatregelen kan in de adviesaanvraag eventueel worden verwezen naar het overleg dat met vakbonden zal worden gevoerd over het sociaal plan. Het gaat om een voorgenomen besluit: de OR moet in de gelegenheid zijn een advies te geven op een zodanig tijdstip dat hij nog wezenlijke invloed kan uitoefenen op het besluit.

3. Het sociaal plan

Als duidelijk is wat na de reorganisatie de nieuwe organisatiestructuur zal zijn, kan in de meeste gevallen een (indicatie van een) voorlopige ontslaglijst worden opgesteld. Voor het opstellen van het sociaal plan is de voorlopige ontslaglijst van groot belang. De samenstelling van deze lijst beïnvloedt in belangrijke mate welke instrumenten in het sociaal plan worden opgenomen en de vormgeving daarvan. Wanneer in het sociaal plan een outplacementregeling wordt opgenomen, dient in deze fase contact te worden gezocht met één of meerdere outplacementbureaus.

4. Het draaiboek

Nadat het reorganisatieplan is opgesteld, werkt een projectleider het reorganisatieplan uit tot een draaiboek waarin zoveel mogelijk wordt aangegeven op welke wijze (inhoud en tijdstip) acties naar de diverse betrokkenen dienen te worden genomen (datum, wie doet wat, netwerkanalyse, etc.).
Het draaiboek kan bestaan uit de volgende elementen:

• een schema van verantwoordelijkheden
• de communicatie
• het adviestraject van de OR
• het overleg met de vakbonden over het sociaal plan
• de herplaatsingsprocedure
• de ontslagprocedure
• tijdpad beslissingsmomenten.

5. Het communicatieplan

Het communicatieplan voorziet er in dat alle betrokkenen bij het reorganisatieproces op de hoogte raken van de stand van zaken en de genomen en nog te nemen maatregelen. Het kan zowel groepen als individuen betreffen. Het communicatieplan wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van de projectleider. Uitvoerder en bewaker van het communicatieplan is de woordvoerder.
Het communicatieplan bestaat in ieder geval uit de volgende elementen:

• een analyse van betrokkenen en hun belangen (netwerkanalyse)
• wie wordt wanneer over welke gegevens geïnformeerd
• wat moet de ontvanger met de informatie doen
• een tijdschema.

Bij de communicatie kunnen de volgende personen betrokken zijn:

• directie / personeelszaken / projectmanager
• werknemers, hun familieleden en adviseurs
• OR (plus eventuele deskundigen)
• vakbonden
• AWVN-adviseurs/advocaten
• UWV (afdeling Arbeidsjuridische dienstverlening)
• kantonrechter
• UWV (uitkeringsinstantie)
• outplacementbureau(s)
• bedrijven in de regio
• banken, crediteuren.

Ten aanzien van de inhoud van het communicatieplan gelden de volgende aandachtspunten.

• Informatie over een op handen zijnde reorganisatie moet op een zodanig tijdstip worden gegeven dat het nut heeft en de ontvanger er ook iets mee kan doen.
• Eenduidige en duidelijke communicatie is van essentieel belang. Iedere stap in het proces moet worden gecommuniceerd, liever te veel dan te weinig.
• Alle verschafte informatie, hoe vertrouwelijk ook gegeven, kan ‘lekken’.
• Informeren van het personeel moet in het communicatieplan een prominente plaats krijgen. Het is de taak van de directie (projectleiding) het personeel in te lichten voordat de OR of de vakbonden dit doen.
• Voorkomen moet worden dat de werknemers ‘het uit de krant halen’; persberichten dus nooit uitgeven voordat informatie aan personeel, OR en vakbonden wordt gegeven.
• Vraag aan de vakbonden geen persberichten te sturen zonder voorkennis van de ondernemingsleiding; ga er echter niet van uit dat dit verzoek wordt gehonoreerd.

De volgorde waarin de spelers gedurende het reorganisatieproces moeten worden geïnformeerd is per situatie verschillend, maar dient goed te worden overdacht. Van belang is dat de verschillende te informeren groepen steeds met zo min mogelijk tijdsverschil over (zo veel als mogelijk) hetzelfde worden geïnformeerd.