In elk bedrijf komen en gaan werknemers. Het vertrek van werknemers kan op uw organisatie zijn weerslag hebben. Bijvoorbeeld doordat de werknemer een bepaalde specialisatie heeft die nu uit de organisatie verdwijnt. Of doordat de werknemer een belangrijke spilfiguur in teamwerkzaamheden is. In een exitgesprek kunt u met de werknemer praten over zijn vertrek en zijn beleving van uw bedrijf.

Het exitgesprek is het laatste formele gesprek dat u met uw werknemer voert. Aanleiding is het aangekondigde vertrek van de werknemer. U nodigt elke vertrekkende werknemer uit voor een exitgesprek. Dit gesprek is echter voor de werknemer niet verplicht. Een goed exitgesprek zal ertoe leiden dat u allebei op een prettige manier afscheid neemt en een goed gevoel overhoudt aan de periode dat de werknemer bij u in dienst was.

Stap 1: Plan het gesprek

Zodra u weet dat een werknemer afscheid zal nemen, nodigt u hem uit voor een exitgesprek. Kies hiervoor een goed, rustig moment. Houd er rekening mee dat u en de werknemer enige tijd nodig hebben om zich op het gesprek voor te bereiden.

Stap 2: Bereid het gesprek voor

Zet op een rij hoe de loopbaan van de werknemer er uitzag. Ga zo nodig ook na wat de werknemer gedaan heeft voordat hij bij u in dienst kwam. In exitgesprekken krijgt u vaak informatie over het werkplezier. Wat verwacht u van de betreffende werknemer te horen? Houd hier rekening mee terwijl u uw vragen opstelt. Ga tijdens het exitgesprek niet in discussie. Houd het gesprek neutraal. Bedenk neutrale vragen.

Stap 3: Voer het gesprek volgens een vaste opbouw

• Opening; Feliciteer de werknemer met zijn nieuwe functie (indien van toepassing) en zeg dat u het fijn vindt dat hij uw uitnodiging voor dit gesprek heeft aangenomen. Vertel kort waar het gesprek over zal gaan.
• Vragen aan werknemer over zijn loopbaan; Vraag de werknemer te vertellen over zijn loopbaan. Op welke afdeling(en) heeft hij gewerkt? Met wie heeft hij samengewerkt? Wie waren zijn leidinggevenden? Wat heeft hij allemaal geleerd? Uw doel als leidinggevende is verbeterpunten te achterhalen voor uw organisatie. Vraag dus ook vooral hoe de werknemer het ervaren heeft om in de betreffende situatie(s) voor uw organisatie te werken.
• Redenen voor vertrek; Vraag waarom uw werknemer vertrekt. Luister actief naar uw werknemer. U hoeft niet in discussie te gaan of in de verdediging te springen. U kunt uiteraard wel doorvragen op de informatie van uw werknemer. Doe dit echter alleen om zelf zaken helder op een rij te krijgen. Bewaak de neutrale sfeer in het gesprek. Voorkom emotioneel negatieve reacties bij de werknemer.
• Prettig afscheid; Een werknemer die met een goed gevoel afscheid neemt, zal zich naar anderen toe positief uitlaten over uw organisatie. Het is daarnaast voor u allebei prettig om op vriendschappelijke basis afscheid te nemen.

Stap 4: Actie na het gesprek

Evalueer het exitgesprek (samen met een andere leidinggevende of de directie) en zet dit zo nodig om naar acties of aandachtspunten. Uw werknemer heeft verteld waarom hij vertrekt. Wat wilt u, naar aanleiding van zijn redenen, in uw personeelsbeleid verbeteren? Wat zeggen deze motieven over de (secundaire) arbeidsvoorwaarden die uw organisatie de werknemers biedt?

Uw werknemer heeft u ook verteld welke positieve herinneringen hij heeft aan het werken bij u. Wellicht putten de overige werknemers hun werkplezier ook uit deze punten. Wat kunt u doen om uw organisatie hier nog in te versterken? En hoe kunt u deze positieve informatie gebruiken om uw organisatie te profileren?