1. Een agenda met tijdsindeling

Regel nummer 1 voor efficiënt vergaderen: stuur deelnemers vooraf een agenda met bespreekpunten en hoeveel tijd per onderwerp besteed mag worden. Vergader maximaal een uur. Begin en stop op tijd. Dit lijkt een inkopper, maar werkt écht.

2. Een voorzitter

Kies een strenge voorzitter die de agenda en de tijd bewaakt, die strak is op zijpaadjes en niet rust voordat bij elk bespreekpunt ook echt een besluit of actiepunt is geformuleerd mét een naam erachter.

3. De juiste mensen

Kies alleen mensen die al betrokken zijn bij het onderwerp en die er iets waardevols over te zeggen hebben. Zo hoeft u niet eerst iedereen bij te praten. Dat bespaart zeeën van tijd.

4. Staand vergaderen

Waarom vergaderen we eigenlijk altijd zittend aan een tafel? Staand vergaderen is bewezen efficiënter, want mensen zijn korter van stof en actiever. Notities maakt u bijvoorbeeld op een whiteboard aan de muur of met Post-its.

5. Inbrengen is inleiden

Degene die het agendapunt inbrengt, is vaak goed op de hoogte van het onderwerp. Door iedereen zijn eigen punt te laten introduceren, voorkomt u dat de kenner het verhaal daarna alsnog moet doen.

6. Snelle notulen

Stuur een beknopt overzicht van de besluiten, actiepunten en uitvoerders naar alle aanwezigen. Niet meer, niet minder. Doe dit maximaal een dag later. Zodat iedereen betrokken blijft en direct de mouwen kan opstropen.