Drieënhalf jaar geleden lanceerde Van Duren met haar bureau Strategisch Opleiden een methodiek voor een constructieve en motiverende gesprekscyclus. Daaraan ligt een duidelijke visie op opleiden ten grondslag: “We leren altijd voor een doel, leren is slechts een middel. En dat doel moet gevoeld worden door de medewerker, anders kost het alleen maar tijd, belandt het plan in de la, levert het geen ontwikkeling en dus ook geen resultaten op.”

De traditionele manier van kijken naar ontwikkeling richt zich op de eigenschappen van een medewerker, helaas meestal de slechte eigenschappen. “Maar zo maak je ontwikkeling het doel. Je moet weten wáárom je ontwikkelt. Het doel van de medewerker staat bij ons dus centraal in de dialoog met de manager, en wat nodig is om dat doel te halen geldt als ontwikkeling. Ontwikkeling is daardoor gekoppeld aan de strategische doelen van de organisatie. Uiteindelijk moeten die doelen gehaald worden.”Ze geeft het voorbeeld van een salesmedewerker die tien procent meer omzet wil genereren dan het jaar daarvoor. Het gesprek gaat dan over wat hij daarvoor nodig heeft. Om bij klanten voor een groter publiek presentaties houden, komt eruit. “Dan is de ontwikkeling van de medewerker gekoppeld aan een organisatiedoel. Dat geeft extra motivatie.”

Veroordelingsgesprek

De traditionele gesprekscyclus zoals die al decennia lang bestaat, is niet langer houdbaar. Zowel het functioneringsgesprek, planningsgesprek als beoordelingsgesprek stemt het overgrote deel van de medewerkers tot ontevredenheid. Van Duren: “Het is eigenlijk altijd een teleurstelling. Medewerkers ervaren het meer als een veroordelingsgesprek en gaan gedemotiveerd terug aan het werk.”

Moderne gesprekscyclus

In de moderne gesprekscyclus vindt een regelmatige, soms zelfs continue, dialoog plaats tussen medewerker en manager, waarin ontwikkeling centraal staat en er ruimte is voor feedback. Dat klinkt mooi, maar is ook niet het Ei van Columbus, stelt Van Duren. “Want het gaat juist om de manier waarop we met elkaar in gesprek gaan. Daar kun je medewerker en manager in trainen. De kwaliteit van de gesprekken bepaalt of het doel en de beoogde ontwikkeling worden behaald. En wanneer het verbeteren van slechte eigenschappen het uitgangspunt blijft, is de kans op succes klein. Een moderne gesprekscyclus mét motiverende gesprekstechnieken is wel een goede oplossing. Mijn tip is om te gaan bekijken hoe je het zou inrichten als je het helemaal opnieuw zou doen. Je wilt dat managers en medewerkers met elkaar in gesprek blijven, maar dan met andere richtlijnen.”Geen richtlijn die voor iedereen dezelfde set competenties voorschrijft en waar de medewerker op ‘gescoord’ wordt. Dat is ‘heel rigide en niet motiverend’. “Met een vaste set aan competenties willen we het allemaal heel objectief hebben, maar de inspiratie is eruit geslagen en er is geen oog voor de sterke punten van een medewerker. Je kunt een doel op verschillende manieren behalen.”

Motiverende gesprekken

Positieve toekomstgerichte gesprekken zijn niet alleen prettiger en inspirerender voor de medewerker, ook de organisatie heeft er veel baat bij, benadrukt ze. “Mensen staan er niet bij stil hoeveel geld demotiverende gesprekken een organisatie uiteindelijk kost. Er wordt veel tijd in de gesprekken gestoken en het levert vooral demotivatie op. Hierdoor is het ziekteverzuim hoger, zijn de prestaties lager en krijg je een hoger personeelsverloop. Terwijl medewerkers juist graag komen werken in een organisatie waar ontwikkeling centraal staat. Bovendien staat bij de moderne gesprekstechnieken de doelstelling van de organisatie centraal. Hoe kun je als medewerker daar aan bijdragen. ” Ook de manager vaart wel bij de nieuwe gespreksbenadering.

Van Duren: “In de oude situatie denken medewerkers nauwelijks na over de eigen ontwikkeling en ook niet over de doelen van de organisatie. Met onze methodiek doen ze dat wel en is er ook echt een gespreksonderwerp. Dan is het voor een manager ook gemakkelijker vragen te stellen.”

En welke rol speelt HR hierbij? “De gesprekscyclus ligt nu vaak te veel bij HR en de vormgeving van de gesprekken is toch primair iets van de manager en de medewerker. Maar HR kan de moderne gesprekscyclus en motiverende gesprekstechnieken wel stimuleren, bijvoorbeeld door het aanreiken van training

Methodiek ontwikkelgesprek

Dit is een handige methodiek die je als HR-professional kunt aanreiken aan manager en medewerker, als voorbereiding op het ontwikkelgesprek.

Stap 1: Het doel: waar wil je naartoe?
Wat is het doel van de medewerker, in termen van wat die wil bereiken. Hoe zou de ideale toekomst eruit zien als er geen beperkingen waren?

Stap 2: Waar sta je nu?
Waar sta je nu ten opzichte van je doel? Wat wil je nog ontwikkelen?

Stap 3: Wat is de eerste stap?
Je kunt niet alles tegelijk leren. Kies wat bij jou past: je hebt de tijd!

Stap 4: Het actieplan
SMART afspraken over jouw ontwikkeling om je uiteindelijke doel te behalen.

Deze methodiek en andere handige instrumenten – zoals een stappenplan voor het implementeren van een moderne gesprekscyclus – zijn gratis te downloaden op de website van Strategisch Opleiden: www.strategischopleiden.nl/download.

Bovendien kun je je inschrijven voor een gratis online sessies, waarbij je met vakgenoten ervaringen kunt uitwisselen.