Werkgevers voeren hun salarisadministratie van oorsprong vooral om te voldoen aan hun verplichtingen rondom het inhouden en afdragen van loonheffing. “Tegenwoordig is die focus niet meer voldoende en liggen er prioriteiten op andere terreinen”, zegt Jos Zomerdijk, partner en bedrijfsadviseur bij BDO: “Denk maar aan alle organisaties die zich met pensioenen bezig houden en de zaken die zij van werkgevers verwachten. Of neem de sectorindeling door de Belastingdienst. Afhankelijk van de sector waarin een werknemer wordt ingedeeld kan de werkgever geconfronteerd worden met hogere of lagere tarieven. Het is van belang om op dat soort indelingen goed te letten, omdat het een bedrijf geld kan kosten of juist kan besparen. Ook subsidies en loonheffingskortingen zijn belangrijk. Om goed op die mogelijkheden in te spelen moet de werkgever weten of een medewerker tot een bepaalde doelgroep behoort. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om werknemers van 55 jaar of ouder die vanuit werkloosheid weer aan de slag gaan of om werknemers met gezondheidsproblemen.”

In het verlengde van deze ontwikkelingen is ook de gegevensaanlevering ‘van binnen naar buiten’ – bijvoorbeeld aan pensioenlichamen, arbodienst en verzekeraars - steeds belangrijker geworden, stelt Zomerdijk: “Voorheen volstond het misschien om eenmaal per jaar achteraf uw opgave te doen. Tegenwoordig moet u zorgen dat u iedere maand de juiste gegevens kunt aanleveren. Denk bijvoorbeeld aan de opgaven die u moet doen aan pensioenfondsen en verzekeraars.”

Door al deze ontwikkelingen moet de salarisadministrateur tegenwoordig met heel veel zaken rekening houden. Het lijkt er misschien op dat die zaken niet tot de kern van de salarisadministratie horen, maar in werkelijkheid hebben ze grote invloed op de vraag hoe je die salarisadministratie moet voeren. Als een onderneming deze zaken systeemtechnisch niet goed heeft geregeld kan dat veel tijd én veel geld kosten.

Veiligheid

In deze complexere realiteit is het begrip veiligheid heel belangrijk. Zomerdijk: “Veel werkgevers realiseren zich onvoldoende dat het versturen van – bijvoorbeeld - de loonstrook via e-mail veiligheidsrisico’s met zich meebrengt. Ook hier speelt de vraag of een systeem up to date is een rol.  Bij verouderde systemen waarbij de loonstrook en overzichten niet eenvoudig op een veilige manier verstuurd kunnen worden, worden deze vaak handmatig, in niet-beveiligd formaat toegevoegd aan e-mails. Dit kost niet alleen tijd, maar de gegevens komen ook feitelijk op straat te liggen.

Een goed uitgerust systeem stelt de organisatie in staat om de informatie eenvoudig van de ene naar de andere beveiligde omgeving te sturen via internet.”

De veranderende rol van de salarisadministratie zorgt niet alleen voor risico’s, maar biedt ook kansen, zegt Jos Zomerdijk: “De salarisadministratie zit in principe op een schat aan informatie. Dat deze informatie voor de organisatie zeer waardevol kan zijn wordt vaak nog niet door de werkgever onderkend. Het gevolg is dat die informatie die vanuit de salarisadministratie beschikbaar is niet wordt benut.

Hoe die informatie wél optimaal kan worden ingezet voor de bedrijfsdoelen? We komen dan op het gebied van analytics en het combineren van gegevens uit verschillende bronnen. Denk bijvoorbeeld enerzijds aan de vraag waar de highpotentials in je organisatie zitten en anderzijds aan de vraag hoe het zit met de loonkosten van die talenten aan de salariskant. Een bedrijf dat deze gegevens goed combineert kan van daaruit werken aan de kwaliteit van de organisatie.”

Outsourcing

Ondersteuning door professionele partijen en outsourcing van taken kan een oplossing bieden in deze complexe situatie. Outsourcing kan op diverse niveaus, zegt Jos Zomerdijk: “De vraag welke onderdelen van de salarisadministratie men wil outsourcen en welke onderdelen men zelf wil doen hangt af van de omvang van de onderneming en van de mate waarin men met salarisverwerking bezig is.”

Uitbesteden kan kostenbesparend zijn omdat de externe specialist de administratie veel sneller uitvoert dan de eigen werknemer, zegt Zomerdijk. Maar er speelt meer in de kostenafweging, weet hij: “Een bedrijf dat de salarisadministratie onderbrengt bij een gespecialiseerde organisatie die alle nodige kennis in huis heeft, vermindert het risico op fouten. Vanwege de toenemende complexiteit is dit risico ook groter dan vroeger en een foutieve invoer die niet tijdig gesignaleerd wordt kan hoge kosten met zich meebrengen. Bovendien kent de adviseur de subsidiemogelijkheden die er voor de verschillende doelgroepen zijn en worden deze mogelijkheden ook benut.”

Niveaus van outsourcing

Niveau 1: volledige outsourcing
Volledige outsourcing kan om meerdere redenen een verstandige keuze zijn. Een argument voor zo’n volledige uitbesteding kan liggen in de kwaliteit van de salarisadministratie. Kleinere organisaties zijn vaak niet in staat om voortdurend alle relevante actuele kennis te hebben. Uit kwalitatief oogpunt is het daarom voor deze organisatie verstandig om de salarisadministratie uit te besteden aan een gespecialiseerde organisatie. Grote organisaties kunnen ook kiezen voor volledige outsourcing. In hun geval biedt deze keuze de organisatie de ruimte om zich volledig op de core business toe te leggen.

Niveau 2: gedeeltelijke outsourcing
In het geval van gedeeltelijke outsourcing wordt een onderscheid gemaakt tussen de verschillende onderdelen van informatie die in het systeem vastliggen. Bij deze tweede vorm van uitbesteden doet de externe specialist het ‘moeilijke werk’, zoals het invoeren van de cao-gegevens en de rekenregels. De klant verzorgt ook de invoer van de variabelen in het systeem en de externe specialist checkt regelmatig of alles goed loopt.

Niveau 3: Insourcing
Een derde variant is met name geschikt voor grotere organisaties. Bij deze organisaties richt de externe specialist een aantal voorname zaken in, zoals de cao-profielen van de werknemers en de juiste rekenregels. De klant draait vervolgens zelf de salarisadministratie.