Jullie begonnen als één van de eersten twintig jaar geleden met "het intranet". Destijds moet dat een aardverschuiving zijn geweest.

“In die tijd waren er alleen nog maar websites. We dachten: je moet toch ook online kennis kunnen delen met elkaar. Dat was het begin van het online samenwerken. Het begon met een gesloten website waar je je documenten kon plaatsen. Sindsdien heeft het zich ontwikkeld tot een kenniscommunity. Natuurlijk waren er technische hobbels maar de grootste uitdaging was: hoe maak je het platform inclusief waarbij iedereen op een eenvoudige manier samen kan werken?”

Jullie noemen het een ‘sociaal intranet’. Wat is er sociaal aan jullie intranet?

“Vroeger was het intranet top-down. Vanuit HR kon je het loonbriefje invullen. De marketingafdeling gaf de corporate informatie. Tegenwoordig is het platform veel meer van de medewerkers zelf. Uiteindelijk draait het om de mens. Net als in de offlinewereld is het voor de één makkelijker te participeren dan voor de ander. Daarom hebben we features ingebouwd waarmee het intranet voor zoveel mogelijk mensen inclusief is. Het duimpje bijvoorbeeld, dat iedereen kent van Facebook, maakt het voor iedereen makkelijk om snel te reageren. Heel simpel maar het werkt wel.”

We werken nu thuis en gaan ook na corona waarschijnlijk niet meer fulltime naar kantoor, is het intranet nog belangrijker geworden?

“Het wordt nóg intensiever gebruikt. Veel meer informele zaken worden nu ook gedeeld. Medewerkers laten meer zien wie ze zijn en waar ze mee bezig zijn. Op die manier kun je ook waardering krijgen voor je werk.”

Moet je betrokkenheid aanzwengelen?

“Zeker. Op kantoor spreek je elkaar vaak even tussendoor. Nu moeten we dat echt organiseren. Je moet ervoor zorgen dat de mensen het platform gaan omarmen door soms een eerste zetje geven. Wordt er helemaal niet op een post of blog gereageerd, dan kun je best aan iemand vragen: Hé jij hebt er verstand van, zou je daar misschien iets op willen zeggen?”

Moeten we door het thuiswerken nóg meer communiceren?

“Jazeker, en vooral ook transparanter communiceren. Organisaties hebben heel erg de neiging digitale informatie af te sluiten. Wij zeggen juist: probeer zoveel mogelijk open te stellen of maak groepen half openbaar. Laat als marketing zien waar je mee bezig bent. Mensen van andere afdelingen hoeven niet altijd te reageren maar zien wel wat er speelt. En misschien hebben ze nog goeie inzichten.”

Naast het intranet hebben jullie nog een tool: Coursepath. Hoe speelt daar het sociale een rol?

“Het is natuurlijk ook belangrijk om mensen op te leiden. Coursepath is voor het online trainen en onboarden van medewerkers. Dat trainen ging vroeger in een zaaltje, nu online. Zeker sinds corona. Bijna iedere organisatie heeft wel z’n eigen academy nodig. Wij leveren daarvoor de software en vervolgens is het: do it yourself. Je hebt ons maar ook andere mensen binnen de organisatie niet nodig. Vroeger zat die kennis van mensen vooral in het hoofd van de experts. Nu kun je het veel makkelijker delen. En zo’n expert wordt minder vaak lastiggevallen.”

Nog iets wat al steeds vaker digitaal ging maar nu niet anders meer kan: onboarden

“We besteden veel geld om mensen binnen te halen. Het is zonde als je die nieuwe werknemers vervolgens niet goed inwijdt. Ook hier gaat het weer om het blijven betrekken van mensen, het gevoel geven dat ze erbij horen.”

Jullie werken samen met Gonny Vink, oprichter en chief happiness officer van work21

“Aan de experts vragen we: wat is jullie visie op de digitale transformatie? Wat is voor organisaties belangrijk? Wat adviseren jullie aan organisaties? Gonny zegt: het gaat uiteindelijk niet om de techniek maar om de mens. En die mensen gaan straks niet meer naar kantoor om individueel werk te doen. Er ontstaat een hybride vorm van werk, waarbij we het thuiswerken en het kantoor combineren. Dit is niet alleen beter voor het milieu, maar ook voor de mensen zelf. We krijgen een veel betere work-life balance.”

Op 24 en 25 maart vindt het online event Hybride werken van HR Academy plaats. Namens Fellow Digitals zal Gonny Vink hier spreken over de rol van HR binnen digitale transformatie.