Enkele valkuilen en succesfactoren bij het achterhalen van de businessvraag:

Kom niet met oplossingen

Een natuurlijke menselijke neiging is om bij het bespreken van een probleem of wens direct met een oplossing te komen. Stel dat een HR-manager zich afvraagt hoe hij het lijnmanagement aan de slag krijgt met een nieuwe beoordelingsmethode waar iedereen volmondig ja tegen heeft gezegd, maar die in de praktijk te weinig wordt toegepast. Een normale reactie is dan om te zeggen: heb je oplossing X, Y of Z al geprobeerd? De valkuil is hier dat je nog niet weet of je de echte businessvraag te pakken hebt. Twijfelt de HR-manager aan de nieuwe methode? Of aan de vastgestelde implementatieaanpak? Of zijn de reacties daarop onduidelijk? Kortom: in dit stadium is discussiëren over mogelijke antwoorden op de vraag nog niet gewenst omdat dit verhindert dat je tot de key question komt. Deze moet eerst voldoende helder zijn.

Let op persoonlijke drijfveren van interne klanten

Het succes van een analyse is ook gebaat bij het achterhalen van eventuele persoonlijke drijfveren van interne klanten om de aangedragen problemen opgelost te zien. Zo vroegen de managers van een detacheringsbureau: hoe kunnen we de mensen met veelgevraagde kwaliteiten binnenhouden? Tijdens de interviews bleek dat zij (ook) een persoonlijke motivatie hadden om iets aan dit probleem te doen. Als de vraag van een externe klant niet aansloot bij het actuele aanbod van medewerkers, bleven te veel mensen op de bank zitten en daalde de omzet. Omdat de bonus van de managers omzetafhankelijk was, was de achterliggende vraag van deze interne klanten: hoe houd ik mijn bonus op peil?

Hoewel je deze achterliggende vraag niet letterlijk gaat beantwoorden is het wel goed om eventuele persoonlijke motieven te kennen. Deze impliceren veelal een politiek belang en bepalen of de later gevonden oplossing zonder meer geaccepteerd zal worden of in de la verdwijnt. Voor de analist is het uitermate belangrijk om de politieke dynamiek van de organisatie te herkennen, maar daar niet in mee te gaan. Integriteit is namelijk een belangrijke eigenschap van de analist, waarmee het vertrouwen in de resultaten staat of valt.

Start niet zonder duidelijke businessvraag

Een valkuil bij data-analyse is dat er niet eerst een businessvraag wordt vastgesteld. Zonder duidelijke vraag kun je verdrinken in de data. Een data-scientist zal het heerlijk vinden om met een berg data aan de slag te gaan om te onderzoeken of er iets interessants bij zit. Dit is echter tijdrovend en hij loopt het risico dat hij een vraag gaat beantwoorden die niet leeft bij de organisatie. Of de analist vindt alleen dingen die al bekend zijn bij de organisatie in plaats van antwoorden om nieuwe beslissingen op te baseren. NB: Soms kan het echter juist goed zijn om de eerste stappen over te slaan en meteen over te gaan tot het dataminen, het ontginnen van de data, om daarmee vragen te creëren.

Zorg dat de businessvraag openlijk wordt besproken

Een andere valkuil is zoals eerder aangegeven dat de interne klant niet het daadwerkelijke businessprobleem kenbaar maakt, maar alleen een reeks analysevragen presenteert. Die zijn zeker belangrijk, maar om zeker te weten dat je uiteindelijk ook de businessvraag beantwoordt is het van belang om deze vooraf boven tafel te halen. Ook weet je daardoor of de interne klant alle relevante analysevragen heeft gevonden en of de analyse wel of niet volledig is.

Wees kritisch en vasthoudend

Zorg dat je niet met een analysevraag aan de slag gaat, in de veronderstelling dat het de businessvraag betreft. Voor die laatste vraag levert de analyse dan geen optimale oplossing. Als je het totaal van alle vragen met een boom vergelijkt, dan is het de bedoeling om tot de wortels door te dringen en niet aan een tak te blijven hangen.