Verouderde, handmatige en bureaucratische processen zijn binnen HR vaak een bron van ergernis. Het lijkt een goede ontwikkeling dat deze tools de processen kunnen automatiseren en dus vergemakkelijken. Maar de tools en de wensen van de HR-werknemer blijken ver uit elkaar te liggen, waardoor het doel wordt voorbijgestreefd.

Uit het onderzoek blijkt dat van de 1.500 ondervraagde Europese lijnmanagers en HR-professionals de Nederlandse werknemers beduidend vaker toegang hebben tot HR-tools dan in de rest van Europa. Zo heeft in Nederland 76 procent van de HR-medewerkers toegang tot learning tools, vergeleken met 65 procent gemiddeld in Europa. Bij de corporate social network tools is dit verschil nog veel groter: 73 procent van de Nederlandse werknemers kan hier gebruik van maken, tegenover 48 procent in Europa. Kortom: veel Nederlandse bedrijven hebben de digitale HR-tools in huis. Maar met alleen toegang bieden tot tools ben je er nog niet. Om het een succes te maken, is het belangrijk om tegemoet te komen aan de wensen van de HR-medewerker.

De resultaten van het onderzoek laten zien dat er ruimte voor verbetering is als het gaat om de gebruikerstevredenheid van digitale HR-tools. Zo is maar een krappe meerderheid van de Europese HR-medewerkers tevreden over de tools die ze gebruiken voor personeelsplanning. Dit heeft vooral te maken met het feit dat HR in de personeelsplanning niet verder dan twee jaar vooruit kan kijken. Langetermijnpersoneelsplanning is sowieso bijzonder moeilijk, maar als de tools dit niet ondersteunen blijft het een kortetermijnplanning. Hieronder staan drie aspecten waar je op kunt letten bij de keuze van HR-tools, waarmee je tegemoetkomt aan de wensen van medewerkers.

Wees mobiel-savvy

Werknemers werken steeds flexibeler: op de werkplek, onderweg in de trein, op locatie of thuis. Even ’s avonds op de bank een e-mail versturen via de smartphone is al vrij standaard. In veel bedrijven is de mogelijkheid tot thuiswerken dan ook eerder regel dan uitzondering, 76 procent van de HR-professionals geeft aan de mogelijkheid te hebben thuis te werken.

In de keuze voor de juiste HR-tools moet hier rekening mee worden houden. Zorg ervoor dat werknemers overal en op verschillende devices toegang hebben tot de tools. Een digitale HR-tool moet laagdrempelig zijn in gebruik en mobiele toegankelijkheid is niet langer een wens maar een vereiste.

Gebruik data slim

Zorg ervoor dat je kiest voor een tool die meer biedt dan alleen administratieve ondersteuning. Zo is het mogelijk om slim gebruik te maken van beschikbare werknemersdata en medewerkers verder te helpen in hun loopbaan. Voor 51 procent van de HR-professionals is dat al de dagelijkse praktijk, zij geven aan dat zij de juiste tools hebben voor het werven, belonen en behouden van getalenteerde medewerkers. Voor de overige 49 procent zijn deze tools nog niet binnen bereik.

Een learning tool geeft persoonlijk advies over te volgen trainingen die passen binnen de huidige functie of in lijn liggen met een geambieerde functie. Je kunt ook denken aan een werknemersplanningstool die signaleert wanneer er behoefte ontstaat aan een nieuw functieprofiel en er een vacature uitgezet moet worden. In plaats van reactief te acteren op ontwikkelingen binnen het bedrijf, kan HR een proactieve rol innemen en meebewegen met de ontwikkelingen. Dit blijkt ook uit het onderzoek: 36 procent geeft aan dat loopbaanplanning een van de meest waardevolle taken van HR is.

Betrek werknemers

Gebruikers weten zelf het beste wat belangrijk voor hen is. Daarom is het aan te raden werknemers van begin af aan te betrekken bij het proces.Inventariseer de problemen waar de HR-medewerker de afgelopen jaren tegenaan is gelopen. Wat heeft de hoogste prioriteit en waar moet dus zo snel mogelijk een oplossing voor komen? Welke oplossingen zien zij zelf voor het probleem? Welke processen vormen een bron van ergernis en kunnen met de juiste tools worden opgelost? Breng eerst de knelpunten in kaart en ga vervolgens samen met de IT-afdeling op zoek naar de juiste oplossingen en tools. Doe dit vaker dan de gemiddeld twee keer per jaar dat er wordt overlegd over de bedrijfsdoelstellingen.

Er bestaat niet één allesomvattend systeem voor HR-afdelingen. De keuze voor de juiste software is maatwerk. Door werknemers centraal te zetten in de digitaliseringsstrategie van HR wordt een mismatch tussen problemen en oplossingen voorkomen.

Dennis Valkema is Director of Channels & Alliances Benelux & Nordics bij Cornerstone OnDemand