Logo
  • Achtergrond
  • 14 februari 2022
  • Peter Runhaar

HR-administratie digitaliseren: 5 stappen

De complete HR-administratie op één platform betekent: veel meer tijd voor medewerkers. Het loont dan ook de moeite om te kijken welke stappen u kunt zetten in het automatiseren van uw HR-administratie.
Beeld HR-administratie digitaliseren: 5 stappen

Uit onderzoek blijkt dat 96% van de ondernemers vindt dat de HR-processen in hun eigen organisatie beter geautomatiseerd kunnen worden. Voor veel bedrijven is hier dus fors winst te boeken. Door de HR-administratie goed te automatiseren is immers meer uit je mensen en organisatie te halen. Tijd die vrijkomt kan worden besteed aan het ondersteunen van de medewerker en dat leidt al snel tot lager verzuim en een hogere tevredenheid.

De grootste efficiencyslag boekt u als u de volledige HR-administratie organiseert op één platform. In plaats van switchen tussen verschillende systemen en bestanden, beheert u de persoonsgegevens van medewerkers, loonadministratie, verlofsaldi en alle contracten voortaan op één plek. Met geautomatiseerde HR-processen en workflows ondersteunt u uw medewerkers van onboarding tot verzuim en ontwikkeling.

Een goed platform biedt medewerkers bovendien meer inzicht en regie over hun eigen administratie. Ze regelen zelf hun salaris- en personeelszaken via de app. Zo maakt u medewerkers verantwoordelijk voor hun eigen gegevens en processen. Men kan zelf budgetten inzien, opleidingen aanvragen en een adreswijziging doorgeven. Ook het indienen van declaraties is zo geregeld via de app. En wil iemand verlof aanvragen? In één oogopslag is duidelijk wie wanneer afwezig is, zodat vakantieaanvragen eigenlijk alleen nog maar op uitzonderingen hoeven te worden gecheckt.

Digitaliseren van de HR-administratie is niet ingewikkeld en het hoeft ook niet tijdrovend te zijn, mits de juiste stappen op het juiste moment worden gezet. We brengen ze compact in kaart:

1. Check de huidige situatie

Besteed tijd aan het in kaart brengen van huidige systemen voordat u beslissingen neemt over een nieuw systeem. Breng in kaart welke modules u goed of minder goed gebruikt, welke onderdelen verouderd zijn en welke activiteiten efficiënter of effectiever ingericht kunnen worden. 

2. Breng je wensen voor een nieuw systeem in kaart

Nadat u heeft geanalyseerd welke elementen in de huidige situatie goed en minder goed werken kunt u de voorwaarden formuleren waaraan een nieuw systeem moet voldoen. Dat is maatwerk, want iedere organisatie is anders en iedere organisatie heeft haar eigen wens en en behoeften. Misschien wilt u in uw organisatie de wekelijkse HR-updatecommunicatie automatisch laten verlopen omdat er veel actiepunten bij collega’s open blijven staan. Of wellicht wilt u uw beoordelingen digitaal gaan vastleggen, graag plaatsonafhankelijk kunnen werken in de cloud. Als u deze wensen helder in kaart hebt gebracht, kunt u vervolgens op zoek gaan naar het best pakkende pakket.

3. Vraag deskundig advies

De beste keuze maken is niet altijd gemakkelijk. Het kan daarom verstandig zijn om advies te vragen bij een IT-consultant en/of om diverse leveranciers uit te nodigen voor een presentatie van hun pakket. Op basis van hun advies en informatie kunt u de keuze maken die het beste bij uw organisatie en wensen past.

4. Aan de slag!

Als alle voorbereidende stappen goed en helder zijn genomen, kunt u aan de slag met de implementatie. Maak samen met de leverancier een goede planning. Kijk samen hoe je de software gaat inrichten zodat deze inrichting perfect aansluit bij uw wensen. En overweeg of het handig is om de implementatie gefaseerd door te voeren, zodat u start met de modules waaruit u(w medewerkers) het meeste voordeel geniet. Terwijl andere activiteiten op een later moment geautomatiseerd worden.

Je wil dat je mensen zich kunnen focussen op hun werk en dat alles eromheen soepel verloopt. De sleutel tot dit alles is dichterbij dan je misschien denkt: gestroomlijnde HR-processen. Maar hoe zorg je als ondernemer voor efficiënte HR-processen, ook als je geen grote HR-afdeling tot je beschikking hebt? En hoe automatiseer je deze processen, zodat je er zo min mogelijk omkijken naar hebt? Deze whitepaper geeft antwoord op je vragen en helpt je zo aan meer focus op je mensenDownload hier de whitepaper

Verlofadministratie, urenregistratie, contracten en correspondentie. Vanaf het moment dat je als ondernemer personeel hebt, heb je te maken met HR-administratie. Om ervoor te zorgen dat je zo min mogelijk handwerk hebt is er nu Exact Online HR. Met onze nieuwe online HR-software beheer je de complete HR-administratie in één platform.

Producttips

Volg HR Praktijk

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste HR-nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.