Samenwerken op afstand: HR, take the lead!
Aangezien Het Nieuwe Werken steeds meer voet aan de grond krijgt, wordt er steeds meer samengewerkt op afstand. Veel organisaties investeren in technische middelen om dat te faciliteren. Toch blijkt in de praktijk dat veel van die middelen niet of nauwelijks worden gebruikt. Mede doordat ze niet aansluiten bij de cultuur in de organisatie. Uit onderzoek dat wij onlangs hebben uitgevoerd blijkt dat bij maar liefst 88 procent van de organisaties cultuur het grootste obstakel is voor het succesvol samenwerken op afstand. Wilt u als HR-verantwoordelijke een bijdrage leveren om samenwerken op afstand te laten slagen? Take the lead!
Als geen ander weet u dat samenwerken van grote waarde is voor het behalen van de strategische doelstellingen. Een effectieve samenwerking kan de ene organisatie onderscheiden ten opzichte van de andere. Goed samenwerken blijkt makkelijker gezegd dan gedaan. Door kritisch te kijken naar het samenwerkings-DNA van uw organisatie, zorgt u er voor dat medewerkers optimaal worden ondersteund bij het samenwerken en dat de obstakels bij het gebruik van samenwerkingstechnologie uit de weg worden geruimd.
Dit DNA is de match tussen de strategische doelstellingen en praktische vraagstukken omtrent samenwerken. Wie werken er met elkaar samen en in welke situaties, waar bevinden medewerkers zich als ze met elkaar samenwerken en waarom, en wat wordt er gecommuniceerd en hoe doen ze dat, zijn vragen die u beantwoord moet zien te krijgen.
Op basis van het samenwerkings-DNA kunnen er afspraken worden gemaakt en vastgelegd in een implementatieplan. In dit plan is het belangrijk de volgende factoren in ieder geval te behandelen: beleid en procedures, opleiding en training, en communicatie.
Bij ruim de helft van de organisaties blijkt het momenteel te ontbreken aan beleid voor samenwerken op afstand. Door onder de loep te nemen hoe het beleid en de procedures kunnen worden ingericht, worden mogelijke obstakels voorkomen. Daarnaast is het belangrijk om te inventariseren of er behoefte is aan opleiding of training om te leren omgaan met nieuwe technologische oplossingen voor samenwerken op afstand. Mogelijk willen medewerkers op herhalingscursus voor middelen die al in de organisatie aanwezig zijn of dienen zij leren om te gaan met nieuwe middelen. Ook communicatie speelt een belangrijke rol in dit traject. Niet alleen om obstakels in de samenwerking te achterhalen, maar ook de draagvlak voor het project te vergroten.
Bovenstaande is de verantwoordelijkheid van HR, maar het verbeteren van samenwerking vereist een integrale aanpak. Om goed te kunnen samenwerken op afstand moet de techniek afgestemd zijn op de mens, de organisatie en de cultuur. Dit is alleen mogelijk als alle afdelingen, zowel HR, als IT, facilitair en communicatie met elkaar samenwerken. Door al deze afdelingen te betrekken in het proces zullen alle mogelijke factoren en belangen worden afgewogen. De rol van HR is hierin echter cruciaal, want wie weet nou beter wie de medewerkers zijn en hoe ze werken?
