Logo
  • Nieuws
  • 9 december 2015
  • Bron: Ricoh

Digitalisering topprioriteit bij HR-managers

Ruim 40 procent van de HR-managers geeft aan dat digitalisering een topprioriteit is bij grote organisaties. Dat blijkt uit een recent onderzoek van Ricoh onder 130 HR-managers van grote organisaties.

De nieuwe Wet Werk en Zekerheid is op 1 juli 2015 in werking getreden en heeft een aantal ingrijpende gevolgen voor het ontslagrecht. Daarmee is het voor werkgevers nog belangrijker geworden om te beschikken over volledige en juiste personeelsdossiers. Daarnaast willen werknemers in het huidige digitale tijdperk meer en meer zelf over hun dossier beschikken, zonder tussenkomst van een HR-medewerker.

Daarnaast heeft HR te maken met een andere trend; deze afdeling krijgt steeds minder een service verlenende rol en wordt steeds meer een adviseur van het management en van medewerkers. Maar ook het aantal mutaties in het personeelsbestand neemt toe nu steeds meer mensen een flexibel contract hebben. TNO verwacht zelfs dat in 2020 1 op de 3 werkenden flexibele arbeid verricht. Al deze trends vragen om het snel en foutloos kunnen verwerken van mutaties met een minimale administratieve last.

Tegemoetkomen in ontwikkelingsbehoeften

Naast digitalisering is ook de beheersing van loonkosten voor bijna een derde van de ondervraagden een prioriteit. Daarnaast zijn talentmanagement en tegemoetkomen in ontwikkelingsbehoeften ook belangrijke onderwerpen waar grote organisaties aandacht aan willen besteden.

Het snel ontsluiten van informatie blijkt ook een heikel punt voor veel HR-afdelingen. Bij ruim driekwart van de ondervraagde organisaties blijkt het dossier zelf wel dezelfde dag beschikbaar, maar de verwerking van mutaties zorgt voor vertraging. Mutaties zijn bij grote organisaties nu eenmaal aan de orde van de dag. In de praktijk komt dit erop neer dat personeelsmanagers in 61 procent van de gevallen dossiers op ieder gewenst moment kunnen gebruiken. Voor werknemers zelf ligt dit percentage op 54 procent.

Gedigitaliseerde dossiers

De helft van de ondervraagden geeft aan dat de dossiers van het eigen personeel nog niet of slechts deels zijn gedigitaliseerd. Voor ingehuurd persoon ligt dat percentage hoger; driekwart van de organisaties maakt voor tijdelijk personeel geen of slechts gedeeltelijk gebruik van digitale dossiers. Dit is opmerkelijk te noemen, gezien de eerder genoemde verwachting van TNO dat steeds meer mensen flexibel arbeid verrichten.

“Juist deze ontwikkeling, evenals de sterk veranderende demografische opbouw van het personeelsbestand en het werven en behouden van talent, zullen komende jaren voor veel dynamiek zorgen binnen organisaties”, aldus Wouter Hendriks, specialist HR digitalisering bij Ricoh. “Dit vraagt om steeds sneller en inzichtelijk werken, zodat bedrijven kunnen inspelen op een veranderend speelveld. De manier waarop HR-afdelingen hun processen inrichten, moet de komende tijd dan ook sterk veranderen,” aldus Hendriks.

HR-rol verandert van uitvoerend naar strategisch

HR-managers vinden het daarbij essentieel dat medewerkers en management HR-taken zelfstandig kunnen uitvoeren. Twee derde van de respondenten ziet de rol van de afdeling veranderen van uitvoerend en service verlenend naar adviserend en strategisch. HR is daarbij een business partner voor de organisatie. Zowel het proces als de registratie van personeelsgegevens dienen op orde te zijn.

Digitalisering is van groot belang bij de uitdagingen waar organisaties en HR-afdelingen komende jaren voor komen te staan. Dat is in ieder geval duidelijk. “Binnen HR-afdelingen gaat veel tijd verloren aan administratieve taken, zoals het zoeken naar actuele documenten en informatie. Door document-intensieve processen te automatiseren, ontstaat een efficiënt HR-proces dat voldoet aan de meest recente wet- en regelgeving. HR-managers houden dan meer tijd over voor het echte werk,” aldus Hendriks.

Producttips

Volg HR Praktijk

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste HR-nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.