Een werkgever mag voor gerichte vrijstellingen een vaste vergoeding geven. Maar dan moet de werkgever wel altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten. Deze voorwaarde geldt alleen bij het vaststellen van nieuwe vaste kostenvergoedingen of op verzoek van de Belastingdienst.
Om een gerichte vrijstelling aan te merken als werkkosten moet u de vergoeding of verstrekking aanwijzen als eindheffingsloon. Binnen bepaalde normen is de vergoeding of verstrekking dan onbelast. Hierdoor gaan gerichte vrijstellingen niet ten koste van de vrije ruimte. Vergoedt of verstrekt een werkgever meer dan de norm van de gerichte vrijstelling, dan is er sprake van een bovenmatig deel van gerichte vrijstellingen. Voor dit bovenmatige deel mag hij kiezen: aanwijzen als eindheffingsloon of als individueel belast loon van de werknemer belasten, of een combinatie van beide. Hij geeft dan dus eigenlijk twee vergoedingen:

• een onbelaste vergoeding tot het normbedrag van de gerichte vrijstelling
• een vergoeding die hij tot het loon van de werknemer rekent of aanwijst als eindheffingsloon al dan niet binnen zijn vrije ruimte.

Welke gerichte vrijstellingen zijn er?

De werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen:

• vervoer en reiskosten, waaronder voor woon-werkverkeer:

o abonnementen voor reizen met openbaar vervoer
o kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer
o losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer

• kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden
• cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk
• studie- en opleidingskosten met het oog op het verwerven van inkomen; sinds 2021 geldt dit ook voor ex-werknemers
• procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures) met het oog op het verwerven van inkomen; sinds 2021 geldt dit ook voor ex-werknemers
• kosten van outplacement
• maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke
• verhuiskosten, als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking
• zakelijke reizen met de fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke: maximaal € 0,19 per kilometer
• extraterritoriale kosten (30%-regeling)
• gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking
• korting op producten uit eigen bedrijf tot een bedrag van 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar niet meer dan € 500 per werknemer per kalenderjaar
• arbovoorzieningen
• hulpmiddelen
• vanaf 1 januari 2020: kosten voor een Verklaring omtrent gedrag (VOG)
• extra kosten in verband met thuiswerken (maximaal € 2 per (deels) thuisgewerkte dag).

Arbovoorzieningen

Met ingang van 1 januari 2022 is de regelgeving ten aanzien van arbovoorzieningen aangepast. De voorwaarden zijn vanaf die datum:

• de voorzieningen vloeien rechtstreeks voort uit de Arbeidsomstandighedenwet (vóór 1 januari 2022 vloeiden de voorzieningen voort uit het arbobeleid, gebaseerd op de Arbeidsomstandighedenwet. De huidige regelgeving is dus beperkend);
• de werknemer gebruikt of verbruikt de voorzieningen op de (thuis)werkplek (geheel of gedeeltelijk) of op een plaats waar de werkgever uitvoering geeft aan de Arbeidsomstandighedenwet.
• de werkgever brengt geen kosten ten laste van de werknemer. De werknemer mag dus geen eigen bijdrage betalen voor de voorzieningen. Ook de uitruil, bijvoorbeeld in het kader van een cafetariaregeling is in dit verband een eigen bijdrage.

Voorbeelden van arbovoorzieningen zijn:

• een veiligheidsbril met geslepen glazen voor een laborant of lasser
• een zonnebril voor een chauffeur of piloot
• een ergonomisch verantwoorde bureaustoel
• een voetenbankje bij beeldschermwerk
• een beeldschermbril
• speciale isolerende of beschermende kleding
• een verplichte medische keuring
• een aanstellingskeuring
• een EHBO-cursus (dit geldt ook voor herhalingscursussen en bijscholing in verband met het EHBO-diploma).

Als de werknemer een luxere, even veilige, uitvoering van dezelfde voorziening of upgrade van een arbovoorziening wenst (een duurder montuur bij een computerbril of een duurdere stof op een bureaustoel), dan is dat toegestaan, maar dan geldt de gerichte vrijstelling niet voor de extra kosten die hiermee gepaard gaan. Voor deze extra kosten is een eigen bijdrage van de werknemer wel toegestaan.

Vanwege de aanpassing in de regelgeving is stoelmassage of een cursus stoppen met roken geen arbovoorziening meer, waarvoor een gerichte vrijstelling geldt, tenzij de voorzieningen in individuele gevallen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet als arbovoorziening zijn aangewezen.

Combinatie vaste thuiswerk- en reiskostenvergoeding

Per 1 januari 2022 geldt er een gerichte vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding van maximaal € 2 per (deels) thuisgewerkte dag. toepassing. De vergoeding is bedoeld voor de kosten van extra water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier wegens het thuiswerken.

Voor een eenvoudige toepassing van de vaste thuiswerkvergoeding is in de Wet LB 1964 een methode opgenomen die grotendeels overeenkomt met de vaste reiskostenvergoeding. Wanneer de werknemer op ten minste 128 dagen per kalenderjaar thuiswerkt, mag de werkgever een vaste thuiswerkvergoeding verstrekken alsof de werknemer op 214 dagen per kalenderjaar thuiswerkt. Voor werknemers die niet fulltime werken geldt de methode pro rata. Ook mag de werkgever de zogenoemde praktische regeling (36 wekenregel) toepassen. De werkgever moet de vaste vergoeding (ook eventueel in combinatie met de vaste reiskostenvergoeding) via schriftelijke vormvrije afspraken met zijn werknemers aannemelijk kunnen. Zo kan hij aannemelijk maken dat de werknemer in de regel bijvoorbeeld twee dagen per week structureel thuiswerkt en drie dagen structureel naar de vaste plaats van werkzaamheden reist. Incidentele uitzonderingen (ziekte, cursus, verlof, klantenbezoek etc.) hebben hier geen invloed op.

Let op dat bij een combinatie van de vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding de werkgever beide regelingen ook pro rata moet toepassen.

Voorbeeld vaste thuiswerk- en reiskostenvergoeding:

De werknemer werkt vijf dagen per week op kantoor. De enkele reisafstand is 30 kilometer. De vaste reiskostenvergoeding bedraagt: 30 km. x 2 x 214 x € 0,19 = € 2.439,60 /12 = € 203,30 per maand.
Werknemer en werkgever komen overeen dat de werknemer twee dagen thuiswerkt en drie dagen naar kantoor komt. Hiervoor ontvangt hij een vaste thuiswerkvergoeding. De berekening is in dat geval:
Thuiswerkvergoeding: 2/5 x 214 x € 2 = € 171,20 / 12 = € 14,27 per maand
Reiskostenvergoeding: 3/5 x 30 km. x 2 x 214 x € 0,19 = € 1.463,76 / 12 = € 121,98 per maand
Totale vergoeding: € 14,27 + € 121,98 = € 136,25 per maand.

Wanneer de werknemer op een dag deels thuiswerkt en deels op de vaste werkplek werkt, is samenloop van de thuiswerk- en reiskostenvergoeding niet toegestaan. Bij de berekening van de vaste reiskostenvergoeding is al rekening gehouden met eventuele thuiswerkdagen. Daarnaast moet de werkgever de overeenkomst aanpassen wanneer sprake is van een meer dan incidentele afwijking van de oorspronkelijke afspraken.