Met een goed vakantiebeleid in de vorm van een vakantiereglement kunt u problemen, onenigheden en discussies voortijdig de kop indrukken. Het vakantiereglement legt de wettelijk vastgestelde rechten en plichten van zowel u als uw medewerkers vast. U weet waar u aan toe bent. Uw werknemers ook.

 

De huidige vakantiewetgeving geeft werknemers en werkgevers meer ruimte om samen afspraken te maken over vakantiedagen. Vrije dagen kunnen zo beter worden afgestemd op individuele wensen en behoeften. Op die manier kunnen ze handiger gebruikt worden voor andere doeleinden, zoals studie en zorgtaken. Vakantiedagen mogen ook worden opgespaard voor een lange reis of worden afgekocht of opgesplitst en in uren worden opgenomen. Veel mag, maar met het wettelijk minimum aantal vakantiedagen mag niet worden gesjoemeld. Meer vakantie mag altijd. Minder nooit.

 

Basisregels vakantiereglement

Met een aantal simpele en heldere basisregels stelt u een effectief vakantiereglement op. Voor bedrijven die een ondernemingsraad hebben geldt dat voor het vaststellen, wijzigen of intrekken van een vakantieregeling vooraf toestemming aan dit orgaan moet worden gevraagd. Daarbij gaat het niet om het aantal vakantiedagen dat wordt toegekend. Daarover heeft de ondernemingsraad geen zeggenschap. Toestemming is wel vereist als het gaat om bijvoorbeeld de vaststelling van collectieve vakantieperiodes of snipperdagen. Het moet gaan om regelingen met een algemeen karakter. Individuele afspraken vallen buiten de bevoegdheid van de ondernemingsraad.

 

Met de basisregels van het vakantiereglement legt u vast op welke manier u en de werknemers de vakantieplanning hebben vastgesteld. De volgende regels moet u in ieder geval regelen:

- Iedere fulltime werknemer heeft recht op minimaal 20 vakantiedagen (4x5=20 dagen). Als een medewerker parttime werkt worden deze 20 vakantiedagen naar rato berekend

- Iedere werknemer mag een aaneengesloten periode van 14 dagen vakantie opnemen, in ieder geval in de periode (bijvoorbeeld) tussen 30 april en 1 oktober

- Ook korte verlofperioden van slechts één of meerdere uren moet de werkgever toestaan

- De werknemer moet vooraf schriftelijk toestemming vragen om op vakantie te gaan of verlof op te nemen

- De werkgever mag een vakantie- of verlofverzoek weigeren op basis van zwaarwegende bedrijfsbelangen

- Heeft de werkgever bezwaren, dan moet hij de werknemer hierover binnen twee weken inlichten

- Eenmaal in de vakantiedagen toegestemd kan de werkgever alleen nog terug op basis van zwaarwegende bedrijfsbelangen

- De werknemer mag wettelijke vakantiedagen vijf jaar meenemen.

 

Vroeg vakantiewensen inventariseren

Vakantiegangers plannen hun vakantie al ver voor de vertrekdatum en willen de reis al vroeg in het jaar boeken. Dat is hun recht waarin u tegemoet moet komen, als er ten minste geen collectieve vakantie is vastgelegd, al dan niet in een cao. Begin daarom niet alleen vroeg met de inventarisatie van de vakantiewensen, maar inventariseer ook het te verwachten werkaanbod in de perioden dat de voorjaars-, zomer en najaarsvakantie vallen. U mag weliswaar een vakantieverzoek in verband met een verhoogd werkaanbod niet met een beroep op gewichtige bedrijfsbelangen weigeren. U kunt wel afspraken maken over een minimale personeelsbezetting tijdens vakantieperioden.

 

Noodsituatie

Wat mag en kunt u doen met al geplande en geboekte vakanties, als er binnen de onderneming onverwacht een gewichtige reden ontstaat? U mag de vakantie in een acute noodsituatie alleen uitstellen na overleg met de werknemer. U moet de schade van de werknemer, bijvoorbeeld annuleringskosten, vergoeden, en vanzelfsprekend blijft het recht bestaan om zijn resterende aanspraken op vakantie later alsnog op te nemen.

 

Afspraken

Spreek duidelijk af hoe vakantiewensen worden gehonoreerd. Bijvoorbeeld niet langer dan drie weken aaneengesloten, tijdens de belangrijkste vakantieperiodes (zomer en Kerstmis) kunnen geen extra vrije dagen worden opgenomen en werknemers met schoolgaande kinderen krijgen voorrang bij het inplannen van vakantie. Houd daarbij ook rekening met de partners van uw kinderloze medewerkers die door hun werk gebonden zijn aan de schoolvakanties.

 

Snel duidelijkheid scheppen

U heeft na ontvangst van het schriftelijk vakantieverzoek twee weken de tijd om eventuele bezwaren van uw kant schriftelijk kenbaar te maken. Als u dit nalaat wordt de gewenste vakantieperiode automatisch vastgesteld. Voor extra vakantiedagen - dagen die boven het wettelijk minimum komen - kunt u desgewenst een andere termijn laten gelden. Leg dat wel in het vakantiereglement vast.

 

Zieke vakantiegangers

Uw medewerkers kunnen op vakantie ziek worden. Informeer alle werknemers over de regels:

- ze moeten zich als ze ziek worden altijd - ook op vakantie in Spanje of waar dan ook - houden aan de geldende ziekteverzuimregels. Dus zich voor het afgesproken tijdstip ziekmelden bij de leidinggevende, op de locatie blijven, bereikbaar zijn, et cetera

- benadruk dat het naleven van de regels in hun eigen belang is, want als een werknemer tijdens zijn vakantie ziek wordt en dat keurig meldt, mag u de opgenomen dagen niet als vakantiedagen aanmerken

- leg uit dat de zieke werknemer op vakantie zijn ziekte en de duur ervan moet kunnen aantonen en moet aangeven of hij in staat is om terug te keren naar Nederland of niet.

 

Opbouw vakantiedagen

Vakantiedagen worden door het jaar heen opgebouwd. Voor werknemers die minder dan een jaar of parttime bij u werken wordt de vakantie naar evenredigheid berekend. Ook tijdens zwangerschaps- en bevallingsverlof of ziekte bouwen werknemers vakantierechten op. Bij ziekte is die vakantieopbouwperiode beperkt tot maximaal zes maanden.

 

Het Burgerlijk Wetboek heeft een artikel opgenomen, waarvan loyale werknemers die gedeeltelijk ziek zijn en zo snel mogelijk weer op therapeutische basis aan de slag gaan de dupe zijn. Zij bouwen namelijk minder vakantiedagen op dan een werknemer die volledig ziek blijft. Deze arbeidsongeschikte bouwt vakantiedagen op over de laatste zes maanden van zijn ziekte. Een gedeeltelijk arbeidsongeschikt bouwt alleen vakantiedagen op over de gewerkte uren in de laatste zes maanden van zijn ziekte. Ze worden behandeld als parttimers en bouwen dus minder vakantiedagen op. Het staat u echter wel vrij om deze loyale werknemers met betere afspraken te belonen voor hun inzet.

 

Overigens bouwt de zieke werknemer die weigert mee te werken aan re-integratie geen verlofdagen op. Als hij zonder goede reden passende arbeid weigert of redelijke voorschriften van de arbo-/bedrijfsarts weigert op te volgen, loopt hij vakantiedagen mis.

 

Sparen en afkopen

De huidige vakantiewetgeving staat toe dat uw werknemers vakantiedagen kunnen opsparen. De verjaringstermijn is verschoven naar vijf jaar. Het opsparen van vakantiedagen voor een langdurig verlof moet in overleg met u gebeuren. Vakantiedagen boven het verplichte minimaal aantal dagen per jaar of dagen die zijn gespaard in voorafgaande jaren mogen tegenwoordig ook worden afgekocht. Heeft een fulltime werknemer in 2008 bijvoorbeeld 45 opgespaarde vakantiedagen en in 2008 nog geen vakantie opgenomen, dan kan hij maximaal 45 minus 20 dagen aan u verkopen.

 

Notoire achterblijvers

Uit onderzoek van Croner blijkt dat gemiddeld 23 procent van het personeel helemaal niet van plan is vrij te nemen. U denkt misschien dat dat het personeelsprobleem vermindert. Helaas, het tegendeel is waar, want deze achterblijvers vormen een potentieel gevaar voor de onderneming. Ze lopen het risico overwerkt te raken, met grote kans op ernstige gezondheidsproblemen. Het gevolg is dat ze zich ziekmelden en dus alsnog ‘vrij’ zijn. Verlof heeft een recuperatiefunctie: het is de wettelijke zorgplicht van de werkgever om zijn mensen genoeg rust te geven.