Dit was een van de vragen tijdens een rondetafel met zeven kritische HR-directeuren uit ver-schillende sectoren, waaronder zorg, logistiek, industrie en advocatuur. Het gesprek wordt voorgezeten door Frank Roders en Hetty Moll van recruiter Compagnon. Ook aangeschoven is Hugo-Jan Ruts, initiatiefnemer van het kennisplatform voor flexwerk ZiPconomy.

Wie neemt de regie bij flexwerk: HR of inkoop?

Roders: “Werkgevers zien tot hun schrik hoe flex razendsnel is uitgegroeid tot een fundamentele component van de complete workforce. Sterker nog, als we de media mogen geloven wordt flexwerk voor organisaties de komende jaren alleen maar belangrijker en moeten organisaties daarop een heldere visie gaan ontwikkelen. Niet alleen om het effectief te kunnen integreren, maar ook omdat de wetgever en de Belastingdienst er scherp op gaan sturen.”
De gesprekspartners zijn het over één ding snel eens: de manier waarmee met flexwerk wordt omgegaan verschilt per bedrijfstak, branche en organisatievorm. Op sommige plekken zijn tijde-lijke krachten nog altijd het exclusieve domein van de inkooporganisatie, op weer andere plek-ken worden ze volledig omarmd door HR – bijvoorbeeld op het gebied van werving en selectie – en krijgen flexwerkers dezelfde behandeling als de vaste populatie.
Ondanks alle verschillen is er een duidelijke rode draad waarneembaar, meent Roders. “In het algemeen zijn partijen zoekende. Men realiseert zich dat bij inkoop de kwalitatieve kant van inhuur onvoldoende wordt belicht. Men ziet ook dat HR de regie naar zich toe moet trekken.”

Aansturen van de hele keten

Dat HR inderdaad de belangrijkste troefkaart in handen heeft, blijkt ook uit recent onderzoek van ZiPconomy. Aan organisaties werd de vraag voorgelegd wie er eigenlijk over flexwerk moet gaan: HR of inkoop? Wie beslist er over het aantrekken van de leveranciers, wie stelt de contracten op, wie bewaakt het proces en wie voert het uit? Ruts: “De onderzoeksresultaten laten er geen twijfel over bestaan. Een overgrote meerderheid van de geënquêteerden vindt het managen van flex, in al zijn vormen, een typisch HR-thema. Ook de inkoopmanagers delen die mening. Maar, zo zeggen de ondervraagde managers, HR moet beslist geen processen gaan overnemen. Het gaat om de regie en de vraag: waarom doen we het? Deelprocessen moeten blijven liggen op andere plekken in de organisatie.”
De tafelgenoten konden elkaar vinden in de stelling dat HR weliswaar een regierol dient te spelen, maar dat HR beslist niet alle uitvoerende handelingen naar zich toe moet trekken. Vaak is de lijn beter in staat om dat te doen en is dat ook veel effectiever. Onder regie wordt vooral het aansturen van de hele keten verstaan. Van start tot en met het einde van de inzet. Dus het rapporteren over de organisatie van het flexproces, alle kosten en baten, met oog voor kwaliteit en effectiviteit.. Daarnaast zijn er duidelijke strategische kanten, waar HR zich veel nadrukkelijker mee kan bemoeien. Denk bijvoorbeeld aan de fase na de inhuur als iemand daadwerkelijk aan de slag gaat en moet worden beoordeeld, en na verloop van tijd weer weggaat.
En dan is er ook nog zoiets als nieuwe wet- en regelgeving: de Wet werk en zekerheid en de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties. Allemaal uiteraard zeer relevant voor werkgevers.
“Wat er mag en niet mag, wanneer iemand ondernemer is en wanneer niet, dat wordt allemaal veel duidelijker voorgeschreven,” aldus Rob de Laat van Staffing Management Services. “En de belastinginspecteur gaat je erop afrekenen. Dus los van wat je allemaal met talenten wilt zal je het hele proces ook puur wettelijk goed in de klauwen moeten hebben.”

Hoe gaat HR om met bestaande verschillen tussen vast en flex?

HR moet dus de regie nemen, maar de vraag blijft hoe. Ruts ziet op dat gebied positieve ontwikkelingen in ons land. “Ons polderland heeft eerder de uitzendbranche en de interimmanagers uitgevonden, dus waarom zouden wij op het gebied van flexwerk ook niet succesvol kunnen pionieren? In vergelijking met veel andere landen ontstaan in Nederland veel nieuwe hybride constructies. We pakken het slimmer aan dan bijvoorbeeld Amerika, waar tussen de oude silo´s van HR en inkoop nauwelijks dwarsverbanden bestaan.” De HR-directeuren die deelnamen aan de rondetafel sluiten zich bij deze ontwikkelingen aan. “Veel organisaties willen het liefst binnen afzienbare tijd tot een total talentmanagement komen, een werkvorm zonder schotten tussen vast en flex.”
Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Eerst moeten werkgevers een flink aantal vragen beantwoorden. Wat verstaat een organisatie bijvoorbeeld onder goed opdrachtgeverschap en hoe geeft zij daar invulling aan? Wordt daarbij alleen gestuurd in de vorm van fatsoenlijke contracten of is het bedrijf bereid verder te gaan, bijvoorbeeld door een integrale beloningsstructuur voor zowel vast als flex op te stellen? Ruts: “Organisaties moeten bepalen hoe zij het meest uit hun interim professionals halen. In het algemeen geldt, zo blijkt uit onderzoek naar Goed Opdrachtgeverschap, dat de effectiviteit van flexwerkers daalt naarmate een verbintenis langer duurt. Dat komt door het ontbreken van een heldere opdrachtformulering, te weinig tussentijdse feedback en een gebrekkig sturing op de afronding van de opdracht. Daar liggen bij veel organisaties belangrijker verbetermogelijkheden. Daarin kan HR een prima rol spelen.”
Interessant kan ook de afstemming zijn van flexwerk ten opzichte van het vaste personeel, dat volgens hetzelfde onderzoek in het algemeen wat minder bevlogen is dan een tijdelijke kracht. Wat de meest effectieve werkverdeling is hangt dus af van verschillende factoren en verschilt sterk per organisatie. De Laat had nog enkele waarschuwingen voor zijn vakgenoten. “Organisaties gaan het meest succesvol met flexwerk om als de regie bij HR ligt. Maar je moet het eigenaarschap wel nadrukkelijk borgen via een mandaat van het bestuur. Zonder dat mandaat is het een kansloos verhaal en kom je er als HR niet doorheen.”

Wat is de business case achter de inzet van flexwerkers?

De HR-directeur van een logistieke dienstverlener stelt aan tafel dat het voor zijn organisatie vooral noodzakelijk is om tot het juiste businessmodel te komen. “De mix van flex en vast is mede bepalend voor de concurrentiekracht van het bedrijf. De totale loonsom mag de marktpositie niet in gevaar brengen.”
Bij zorginstellingen is de uitdaging minder overzichtelijk, vertelt een HR-directeur. “Flexwerk moet bij ons worden ingepast onder extreem wisselende omstandigheden. De zorg is zodanig in beweging dat het maar de vraag is of de betrokken organisaties over een paar jaar nog in de huidige vorm bestaan. Bij ons vervagen de grenzen tussen de organisaties voortdurend. Wil HR de regie kunnen nemen, dan moet eerst worden bepaald over welke vormen van flex we precies praten en welke rol die moeten spelen. HR moet in dat proces de gesprekspartner zijn.”
Bij een advocatenkantoor verloopt de inhuur inmiddels wel via een vast stramien, vertelt een HR-directeur. “We hebben vaste procedures en tussenpersonen per type inhuur. Gebaseerd op het niveau van tijdelijke krachten die we zoeken. Los daarvan is HR hierin altijd initiërend en leading.”

Projectorganisaties

Hoe anders ligt dat bij grote bouwondernemingen en technisch dienstverleners. Zij zijn gewend om veel met onderaannemers te werken, maar dat betekent niet dat het bestand zzp´ers automatisch en volledig inzichtelijk is en op de meest effectieve wijze wordt ingezet. Een directeur: “Het werk is traditioneel heel decentraal georganiseerd. Veel mensen zoeken hun eigen partijen. We zijn daar onrustig over, omdat we niet exact weten hoeveel zelfstandigen er rondlopen. HR moet dat natuurlijk wel weten, omdat vast en flex steeds meer door elkaar gaan lopen. Vandaar dat we dat nu bij ons zijn gaan onderzoeken. Overigens gaat het daarbij niet om de mogelijkheid om te kunnen besparen. Door sommige strategische afwegingen tussen inhuur of niet kan het soms ook duurder worden.”
Ruts kan dat beamen. “Steeds meer bedrijven worden projectorganisaties, die van dat oude functiehuis af willen. Het gaat daarbij niet in eerste instantie om wat iemand kost. Het rendement van de opdracht staat altijd op één.” Dat geldt ook voor het advocatenkantoor. “Sinds kort zijn er aparte bestanden, waarin wordt bijgehouden welke inhuurkrachten weer vertrokken zijn en welke prestatie zij hebben geleverd. Bij het ontstaan van een nieuwe opdracht is het daardoor veel eenvoudiger om gekwalificeerde krachten tegen een duidelijke prijs te vinden.”

Whitepaper HR & Flex: 10 aandachtspunten

Download een gratis whitepaper met een lijst van 10 aandachtpunten en tips over HR & Flex n.a.v. de rondetafel.