Payrolling: proactieve partner belangrijk
“We zijn begonnen met payrolling in 2003. Onze hotelgroep had een sterke groei doorgemaakt en het was voor onze personeelsadministratie totaal niet meer haalbaar om, zoals we tot die tijd deden, alle mensen zelf aan te nemen. Op dit moment hebben we 15 hotels. Er werken ongeveer 800 mensen voor WestCord, waarvan 250 via payrolling.
Aanvankelijk zat achter de stap naar payrolling dus een praktische noodzaak. Door de jaren heen hebben we gemerkt dat er grote voordelen aan zitten. Vooral in de hotel-business, waar in het hoogseizoen ontzettend veel tijdelijke krachten in dienst komen, bespaar je je een enorme administratieve last. Wij hebben soms te maken met mensen die na een paar weken of een maand weer weg zijn. Als je dat kunt uitbesteden bespaart je dat ontzettend veel tijd. Bovendien koop je een stuk professionaliteit in met betrekking tot de relatie met je medewerkers. Wij gebruiken payrolling vooral voor horecapersoneel, housekeeping, medewerkers in de bediening, koks, dat soort functies. We werken veel met studenten en buitenlandse werknemers. Ook dan is payrolling handig, want onze partner Persoonality heeft contracten in verschillende andere talen.
Hoe we destijds op zoek zijn gegaan naar een goede partner? We hebben een aantal partijen uitgenodigd. We waren op zoek naar een solide partij die niet omvalt. En we zochten een organisatie met uitstekende kennis van contracten en verlonen. Bij Persoonality hadden we direct een goed gevoel. En de prijs was goed, dat is ook belangrijk.
Proactief
We payrollen ruim 100.000 uur per jaar. Natuurlijk gaat er wel eens iets fout, maar we hebben nooit echte problemen gehad. Onze partner denkt proactief mee, dat vind ik belangrijk. Een half uur geleden werd ik nog gebeld door een juridisch medewerker van onze partner. Ze informeerde me dat een mevrouw was uitgeroosterd, maar dat dat niet kon. Om problemen te voorkomen droeg ze direct een oplossing aan.
Bij dit soort zaken is het prettig dat je een stevige partner naast je hebt zitten met veel kennis van zaken. Het is fijn om daar af en toe tegenaan te leunen. Ze hebben juristen in dienst waar ik een vraag onder kan brengen. Er kunnen natuurlijk altijd conflicten ontstaan tussen opdrachtgever en werknemer; omdat onze partner niet op de werkvloer staat worden ze in zulke gevallen niet beïnvloed door persoonlijke meningen en kunnen ze daar strak in handelen.
Een belangrijke voorwaarde voor een goede samenwerking is dat er korte lijnen zijn. We hebben met elkaar afgesproken: als er ergens een probleem is moeten we dat direct afstemmen en oplossen. Ook als wij een afspraak niet nakomen willen we dat onze partner aan de bel trekt. Ook de lijnen tussen de beide directies zijn kort. We bellen elkaar regelmatig en gaan bij elkaar op de koffie. Daardoor worden de dingen op de vloer ook beter opgelost.
Een keer of vier per jaar hebben we overleg om te kijken naar zaken als wetswijzigingen en de gevolgen van nieuwe verplichtingen in de praktijk. Als je een paar honderd mensen hebt die payrollen moet je goed afspreken wie wat doet. Onze partner wil ook dat wij werken volgens de ISO-norm. Kwaliteit is belangrijk.
Communiceer met medewerkers
Bij payrolling is het ook van belang om duidelijk met je medewerkers te communiceren. Je moet ze uitleggen waarom ze vanaf een bepaalde datum via payrolling worden gecontracteerd. Je kunt toelichten dat het efficiënter is, maar ook de voordelen voor de werknemer laten zien. Ik ben ervan overtuigd dat mensen die terraswerk doen in een café beter af zijn met een sterke payroller dan wanneer de kroegbaas de salarissen betaalt. Payrollers zijn ook softwarematig beter uitgerust. Daardoor kan het personeel bijvoorbeeld online de eigen salarisstrook bekijken.
Onze medewerkers vinden het over het algemeen prima dat ze via payrolling worden gecontracteerd. Dat komt voor een deel natuurlijk omdat het om seizoenwerk en tijdelijke krachten gaat. Onze vaste mensen werken gewoon in loondienst. Ik merk overigens wel dat er een verschil is tussen gepayrollde mensen in de Randstad en in het noorden. In de Randstad vinden ze het al snel wat afstandelijker. In het noorden hebben ze daar geen last van. We hebben geprobeerd om een afdeling housekeeping in Amsterdam te payrollen, maar dat lukte toch minder goed. Het heeft dus ook een beetje met de cultuur te maken wat je wel en niet payrollt In ons geval doen we in het westen toch wat minder via payrolling dan in het noorden. Wat daarbij overigens ook een rol speelt is dat we in het noorden meer seizoensmatig werken.
Voor ons als concern zit er nog een groot voordeel aan payrolling: als iemand gepayrolld wordt kan hij probleemloos naar een ander hotel overgaan. Je hoeft geen nieuw contract te tekenen. De payroller heeft een overkoepelend contract met de groep en mensen kunnen overal ingezet worden. Dat geeft ons veel flexibiliteit.”
