Gemeente Arnhem maakt medewerkers en managers verantwoordelijk voor eigen HR-zaken

Eigen verantwoordelijkheid van medewerkers en managers
Gemeente Arnhem bouwt aan een nieuwe organisatie: medewerkers maken steeds meer onderdeel uit van een netwerkorganisatie met zelfstandige professionals. De gemeente heeft de afgelopen jaren bovendien gesneden in het aantal managementlagen waardoor de verantwoordelijkheid voor HR steeds lager in de organisatie is komen te liggen.
Concerndirecteur Jan-Henk Janssen: “Het stimuleren van deze eigen verantwoordelijkheid vraagt om goede HR-instrumenten in de lijn. Voorwaarde voor succes is digitale procesondersteuning voor zowel managers als medewerkers. Onze lijnmanagers kunnen met behulp van e-HRM portal Youforce veel effectiever sturen op de kwaliteit en performance van hun teams.”

“Zelfredzaamheid van professionals en efficiency van HR-processen zijn voor ons de belangrijkste redenen om e-HRM in te zetten.”

Managers hebben bij gemeente Arnhem gemiddeld een grote ‘span of control’. Volgens Janssen was de reductie in het aantal managementlagen alleen maar mogelijk met de inzet van e-HRM. “Een van de redenen om met e-HRM aan de slag te gaan, is de ondersteuning van ons management bij het uitvoeren van hun HR-taken. Daarnaast hebben wij net als elk andere gemeente te maken met forse bezuinigingen en is e-HRM ook ingevoerd met het doel om efficiëntie in onze backoffice processen te realiseren.”

Betrokkenheid medewerkers en managers bij uitrol van e-HRM
Gemeente Arnhem heeft na een uitgebreid Europese aanbestedingstraject gekozen voor Raet. Het selectietraject had betrekking op een volledige e-HRM suite inclusief de salarisverwerking. De gemeente maakt o.a. gebruik van de e-HRM modules Flex Benefits, Verzuim Management, Self Service, Performance management en Personeelsdossier.

Janssen over de keuze voor Raet: “Gebruiksvriendelijkheid, ondersteuning van talentmanagementprocessen en met name het feit dat Raet tijdens de ‘proof of concept’ de gevraagde functionaliteit live kon laten zien, gaven de doorslag.” Gemeente Arnhem heeft voor de uitrol van e-HRM ruim de tijd genomen. Gedragsverandering bij management en medewerkers speelde hierin een belangrijk rol.

Janssen: “Focus je bij de implementatie niet alleen op techniek, maar juist op gedrag en bewustwording. Het digitaliseren van HR-processen is niet hetzelfde als kopiëren wat voorheen op papier door mensen werd gedaan. E-HRM moet ook echt voor een andere mindset zorgen bij de eindgebruiker. Zo hebben wij bij de uitrol van de module Verzuim Management onze managers niet alleen getraind in het systeem, maar we hebben ze ook opgeleid hoe je als manager met verzuim omgaat en hoe je de juiste verzuimgesprekken voert.”

“Focus je bij de implementatie van e-HRM niet alleen op techniek, maar ook op het gedrag van medewerkers en managers”

Gemeente Arnhem had bij de implementatie een veranderkundig team met een klankbord die bestond uit managers en medewerkers. Janssen: “We hebben deze klankbord nauw betrokken bij de vertaling van HR-processen naar de inrichting van het systeem. Ook hadden medewerkers en managers hun inbreng bij allerlei pilots en testsessies. Dat werkt enorm goed om draagvlak te krijgen.”

Ruim 2,5 FTE besparing bij de back-office
Voor de implementatie van Youforce heeft gemeente Arnhem een business case gemaakt. Janssen is tevreden over de realisatie van voorgenomen besparingen. “We hebben na de implementatie 2,5 fte kunnen schrappen uit de back-office administratie.
We hadden echter ook in de business case 1,5 fte besparing opgenomen voor de personeelsadviseurs. Deze besparing is niet helemaal gelukt omdat onze personeelsadviseurs zich met andere taken zijn gaan bezighouden; taken zoals mobiliteit en strategisch advies aan het management, die voorheen bleven liggen vanwege allerlei administratieve werkzaamheden. Je ziet dus in de praktijk dat e-HRM daadwerkelijk voor een rolverandering van HR zorgt. Onze adviseurs zijn steeds meer een business partner aan het worden.”

“We hebben na de implementatie van Youforce 2,5 fte kunnen schrappen uit de back-office.”

Janssen geeft aan dat de opbrengsten niet alleen kwantitatief zijn. “E-HRM verhoogt ook de kwaliteit en effectiviteit van HR. Met Youforce beschikken we nu over veel meer data waardoor managers betere gesprekken kunnen voeren over functionering, kwaliteit en verzuim.

Youforce signaleert als een medewerker vaak ziek is. Door vervolgens met de medewerker in gesprek te gaan, ontstaat er inzicht in de echte beweegredenen voor verzuim. Speelt de thuissituatie bijvoorbeeld een rol? Dan gaat het gesprek over weerbaarheid en hoe we je als werkgever kunnen helpen om weerbaarder te worden. Zo’n gesprek helpt medewerkers echt!”

Over Gemeente Arnhem
Gemeente Arnhem is een ‘100.000 plus’ gemeente met ruim 1.700 medewerkers. De gemeente biedt burgers en het bedrijfsleven tal van producten en diensten op het gebied van wonen en werken, publieke dienstverlening en sociale en ruimtelijke projecten.

Lees meer in de Raet HR Benchmark 2016

68% van de medewerkers vindt het belangrijk om zelf hun HR-zaken te kunnen regelen. Hoe gaan andere werkgevers daarmee om? Lees er meer over in het Raet HR Benchmark 2016 e-HRM onderzoeksrapport.
Download het onderzoeksrapport