Delta Lloyd zet volgende stap in HR outsourcing door HR-processen te digitaliseren

Aanleiding

Specialistisch vakgebied
Uitbesteding van de salarisadministratie is voor Delta Lloyd bekend terrein. De financieel dienstverlener is een zogenaamde ‘tweede generatie’ uitbesteder; in 2007 maakte Delta Lloyd al de strategische keuze voor uitbesteding van de salarisadministratie. Sinds 2013 maakt Delta Lloyd gebruik van de outsourcingsdienstverlening én HR-cloudoplossing Youforce van Raet.

Arie-Jan Cornelissen, verantwoordelijk voor het HR Service Center, blikt terug op het selectietraject waarbij gekozen werd voor Raet: “Acht jaar geleden maakte Delta Lloyd bewust de keuze om de uitvoering van de salarisadministratie naar de markt te brengen. De corebusiness van een salarisadministratie is zo specialistisch, dat je als organisatie continu moet blijven investeren in de know how van je medewerkers. We hadden in die tijd maar liefst acht salarisadministrateurs in dienst. Dat kon veel efficiënter en goedkoper. Daarom zijn we gaan kijken naar marktpartijen die ons meer continuïteit konden bieden en veel meer kennis en ervaring hebben met het uitvoeren van de salarisadministratie.”

ERP-systeem als ‘black-box’

Na vijf jaar de salarisadministratie te hebben uitbesteed aan een outsourcingsdienstverlener, 
besloot Delta Lloyd in 2012 opnieuw de markt op te gaan. Cornelissen: “We maakten bij onze 
vorige partner gebruik van een ERP-systeem met veel maatwerk en daardoor hoge kosten voor het onderhoud. Daarnaast gaf dit ERPsysteem onvoldoende inzicht in actuele managementinformatie en de status van bepaalde mutatieprocessen.”

“Daarom zijn we als ‘tweede generatie’ uitbesteder met name gaan kijken naar een leverancier die ook zelf HR software biedt, voor onder andere self service. We hebben na een intensief 
selectietraject gekozen voor Raet, omdat Raet zich bewezen heeft met HR outsourcing en een
standaard e-HRM systeem biedt dat makkelijk configureerbaar is.”

Aanpak

Volledig ontzorgd worden

Na het selectietraject startte Delta Lloyd met haar nieuwe outsourcingspartner de migratie. 
Cornelissen: “We hadden in de Service Level Agreement (SLA) heel goed vastgelegd dat Raet
verantwoordelijk is voor het volgen van wet- en regelgeving, de inrichting van het systeem en de uitvoering van de salarisadministratie. Raet ontzorgt ons volledig en neemt de changes voor haar rekening, bijvoorbeeld als er wijzigingen zijn op gebied van wet- en regelgeving. Ook hebben we afgesproken in de dienstverlening dat medewerkers, managers en HR-professionals van Delta Lloyd rechtstreeks muteren in HR Self Service van Raet. Hierdoor voorkomen we onnodige dubbele invoer van allerlei mutaties.”

Bij de implementatie lag de focus vooral op vergaande automatisering van HR-processen met behulp van self service. Cornelissen vertelt dat procesoptimalisatie een belangrijke rol speelde bij de tweede stap in HR outsourcing: “We hebben nagenoeg al onze processen geanalyseerd in workshops. Alle processen zijn tegen het licht gehouden en opnieuw beschreven. Hoe lopen processen nu, wat kunnen we verbeteren? En welke schakels in het proces zijn omslachtig en kunnen we eruit halen? Daarna zijn we samen met de consultants van Raet de workflows en de self service formulieren gaan inrichten.”

Het HR Service Center van Delta Lloyd is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en
leidinggevenden bij vragen. Cornelissen is tevreden over de rolverdeling en samenwerking
met Raet: “De eerstelijns helpdesk wordt bemand door de mensen van Delta Lloyd. Zij beoordelen
de vragen die binnenkomen en zetten deze door naar de experts van Raet als het gaat om de administratieve uitvoering en verwerking van regelingen. Gaat de vraag over ons HR-beleid, dan
pakken onze eigen experts hem op.” 

Resultaat

Besparingen
Sinds Delta Lloyd gebruik maakt van de software en services van Raet, is de doorlooptijd van HR- en salarisprocessen aanzienlijk verkort. Cornelissen: “De digitale formulieren in ons HR-portal zijn al gevuld met de actuele gegevens. Leidinggevenden hoeven alleen maar de mutaties door te geven en een workflow zorgt ervoor dat de mutaties automatisch in de HR en salarisadministratie terecht komen. Ons HR Service Center voert nog enkele controles uit, bijvoorbeeld een fraudecheck bij indiensttreding van een nieuwe medewerker. Maar voor de rest nemen de salarisprofessionals van Raet het werk van ons over. We hebben dus met de vergaande digitalisering een volgende stap in HR outsourcing gezet en het aantal FTE’s bij ons HR Service Center flink kunnen reduceren.”

Cornelissen vertelt dat er nog meer besparingen zijn: “Wij gebruiken nu veel minder HR-systemen. Dat scheelt ons onderhoud op allerlei applicaties en interfaces, Daarnaast staat de
software van Raet in de cloud, waardoor wij ook kosten besparen op het IT-beheer. En we
zijn af van al het maatwerk dat we hadden bij onze vorige dienstverlener. Al met al besparen
we enkele tonnen per jaar sinds Raet onze uitbestedingspartner is.”

Download de whitepaper: Antwoord op 7 veelgestelde vragen over HR outsourcing
Overweegt u uw HR-processen uit te besteden en wilt u weten wat dit voor uw organisatie betekent en waar u op moet letten? In deze whitepaper van Raet krijgt u antwoord op zeven veelgestelde vragen over HR outsourcing.