Amfors Groep: ‘Uitbesteden salarisadministratie past bij onze organisatie’

De Amfors Groep is het mensontwikkelbedrijf van de gemeenten Amersfoort, Soest, Baarn, Leusden, Bunschoten-Spakenburg en Woudenberg. Tot  2015 werd alle salarisadministratie in huis gedaan, door een flinke afdeling. Maar de reorganisatie vanwege noodzakelijke bezuinigingen raakte ook de salarisverwerkers. De IT werd geoutsourced en ook voor de salarisverwerking ging Amfors op zoek naar een specialist. Die werd gevonden in Unit4. Nu werkt er nog één dame in deeltijd op de salarisadministratie. Zij doet het voorbereidende werk waarna Unit4 de salarisstroken maakt. Amfors controleert het resultaat en verzorgt de uitbetalingen. 

Zo heeft het bedrijf een werkwijze geadopteerd die op maat is gesneden voor de toekomst. Waar voorheen de diverse werkbedrijven van Amfors met eigen administraties werkten, is mede vanwege de krimp nu gekozen voor het meer centraliseren van deze administraties.

Als gevolg van de bezuinigingen op het Sociaal Domein wordt eveneens gekeken naar het optimaliseren van de bedrijfsprocessen. Omdat er geen nieuwe instroom meer plaatsvindt, slinkt ook het aantal loonstroken. Dat zijn er nu nog veertienhonderd, waarvan twaalfhonderd  voor mensen in de sociale werkvoorziening, vijftig voor ambtenaren en er zijn ook nog 150 reguliere werknemers in dienst. Naar verwachting krimpt het totale aantal medewerkers de komende jaren naar circa duizend in 2020.

Expertise in huis

Met de komst van de Participatiewet stopte de instroom in de sociale werkvoorziening via bedrijven als Amfors. De mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt melden zich nu bij het gemeentelijke loket.
Concern controller Gerard Willemsen van Amfors heeft zijn bedenkingen bij deze ontwikkeling. “Wij denken dat door de nieuwe werkwijze veel mensen onder de radar blijven. Het is jammer want bij Amfors hebben we een goede manier om die doelgroepen een plek te geven.”

Hij ziet de subsidiekraan verder dichtgedraaid worden. “Daardoor zijn we gedwongen nog kritischer naar de kosten te kijken. In deze grootte en samenstelling heeft het voordelen om de salarisverwerking te outsourcen. Dat past bij onze organisatie, daar zijn we op ingericht. Het heeft geen zin om alles zelf uit te voeren, en daar hebben we ook niet de expertise en het systeem voor. Dan zou je meer risico’s in de bedrijfsvoering naar je toe halen. Maar om goed te kunnen outsourcen, moet je wel voldoende expertise in huis hebben. Je moet wel weten wat je vraagt.”

Mensenwerk

Toen hij in dienst trad trof hij mensen met verstand van zaken aan, zowel bij Amfors als bij Unit4. Wel bestonden er aanvankelijk wat hobbels met de Service Level Agreement (SLA). Wat val er exact onder, wat doen wij en wat doen zij? “Ik rolde erin en kwam erachter dat de afspraken niet altijd even duidelijk waren. Inmiddels hebben we goede afspraken.”

De salarisadministratie valt onder de afdeling Finance. De gegevens komen voornamelijk van elders, van de personeelsadministratie. De recente koppeling tussen de speciaal voor bedrijven in de sociale werkvoorziening ontwikkelde software en de salarisadministratie in de cloud van Unit4 werkt goed. “Het staat in een omgeving waar we allebei bij kunnen, die flexibiliteit is prettig. Nu proberen we het verder te optimaliseren.”

Zo is er nog wel wat te verbeteren in de stroom van personeels- naar salarisadministratie. Vooral qua timing. “We hebben ingeregeld wanneer de gegevens aangeleverd moeten worden. Maar het blijft mensenwerk, dan werk je in de praktijk toch meestal tegen de deadline aan.”

Extra zekerheid

Maar het is wel uiterst belangrijk dat het allemaal lukt binnen de tijdslimiet. Want de aard van het bedrijf vraagt om extra zekerheid als het aankomt op het op tijd uitbetalen van het personeel. Daarom was er ook even lichte paniek voorafgaand aan de kerstdagen van 2016. Vanwege een technische fout leek het niet te gaan lukken om op tijd uit te betalen. “Maar dat kán eenvoudigweg niet bij deze doelgroep. Je wilt niet weten wat er gebeurt als twaalfhonderd medewerkers met de kerst hun salaris niet hebben. Dan wordt het heel druk bij de receptie.”

Willemsen trok als leidinggevende van de salarisadministratie aan de bel bij Unit4. “Zij waren zich bewust van de heikele situatie. Er is toen druk gezet op een programmeerafdeling om het voor elkaar te krijgen, en dat is gelukt.” Door het gezamenlijk oplossen van de korte crisissituatie zijn de banden versterkt tussen Amfors en Unit4, heeft hij gemerkt.

Grip houden

Op de schaal van uitbesteden werkt Amfors met optie drie van de vier beschikbare opties. Dat betekent ‘samen doen’ en geen volledige uitbesteding. “Volledig uitbesteden is iets voor bedrijven die helemaal geen salarisadministratie hebben. Dat hebben wij wel. Het afdragen van sociale lasten en van premies aan pensioeninstanties doen wij nog zelf. We zagen er geen voordeel in om dat ook uit te besteden. Het zou duurder worden en vooral geen tijdwinst opleveren. Bovendien is het fijn zelf grip te houden. We hebben er daarom bewust voor gekozen de beperkte salarisafdeling in stand te houden, voor de controlerende functie. Nu zien we dat het proces is afgerond. De accountant vraagt ons om de verbanden en analyses te tonen. En wij krijgen de telefoontjes van de medewerkers. Wij dragen nog zelf de verantwoordelijkheid.”

De salarisadministratie van Amfors heeft een vast aanspreekpunt bij Unit4. Met deze ervaren deskundige wordt informatie uitgewisseld en kennis overgedragen in de online omgeving. Maar nog waardevoller acht Willemsen de face-to-facecontacten, wanneer de expert van Unit4 op bezoek komt in Amersfoort. “Het helpt enorm in de onderlinge relatie wanneer mensen elkaar ontmoeten, en dat hoeft niet eens zo vaak te gebeuren.”